Chiquvchi yozishmalar: roʻyxatga olish jurnallari, buxg alteriya hisobi, namunalar, toʻldirish qoidalari

2024 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 10:44

Xalq xo’jaligining istalgan sohasida ko’plab funktsiyalarni o’z ichiga olgan qog’ozbozlik mavjud. Ular orasida kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni hisobga olish asosiylaridan biridir. Boshqa tashkilotlardan ajratilgan holda faoliyat yurituvchi yagona korxona yo'q. Mijozlar, etkazib beruvchilar, moliyaviy va boshqa institutlar bilan aloqa va hamkorlik majburiydir. Shuning uchun ishlab chiqarish jarayoni yozishmalarsiz amalga oshirilmaydi. Kiruvchi va chiquvchi xatlarni ro'yxatga olish bilan kim shug'ullanadi? Qanday qilib ularni to'g'ri hisobga olish kerak? Kimga kerak va nima uchun? Ushbu masalalarni maqolada ko'rib chiqamiz.

Xat yozish toifalari. Chiquvchi hujjatlarning xususiyatlari

Hujjatlarning shakllari va turlari juda koʻp, lekin ularning barchasi faqat ikkita asosiy toifaga boʻlinadi:

• Yuborish (chiqish xati).
• Qabul qilindi (kiruvchi xat).

Har bir turkumning ma'nosini ko'rib chiqamiz.

Chiqish deb ataladigan yozishmalar quyidagi oluvchilarga yuborilishi mumkin:

• Oliy organlar.
• Bo'ysunuvchilartashkilotlar.
• Hamkor korxonalar.
• Korxonaning bo'limlari, ustaxonalari va boshqa tarkibiy bo'linmalari.

Yuqori organlarga qanday hujjatlar yuboriladi?

Amalda har bir korxona har qanday tashkilotga (tuman, idoraviy, viloyat, shuningdek vazirliklarga) bo'ysunadi. Ushbu muassasalarga yuboriladigan chiquvchi yozishmalar hisobotlar, hisobotlar, oy, chorak, yil uchun rejalar, so'rovlarga javoblar bo'lishi mumkin. Qoida tariqasida, u tasdiqlangan standart blankalarda yoki kompaniya logotipi tushirilgan oddiy varaqlarda chiqariladi.

Boshqaruvchi tashkilotlar uchun hujjatlar

Hammasi emas, lekin koʻpgina korxonalar oʻzlariga boʻysunuvchi tashkilotlar bilan hamkorlik qiladi. Bu ijro etuvchi organlar, filiallar, kichik firmalar va boshqalar bo'lishi mumkin. U tomonidan yuborilgan yozishmalar buyruqlar, buyruqlar, bildirishnomalar, nizomlar, ko'rsatmalar, o'quv materiallari bo'lishi mumkin. Shuningdek, u firma logotipi bilan blankalarda yoki oddiy varaqlarda chiqariladi. Bundan tashqari, yo'riqnomalar va o'quv materiallari risolalar va qo'llanmalar shaklida bo'lishi mumkin, ammo ular standart shakllar bo'yicha ko'rsatmalar yoki muhr va imzolar bilan qoplangan xatlar bilan birga bo'lishi kerak. Agar yo'q bo'lsa, qo'llanmalar va broshyuralarning o'zida jo'natuvchi korxona muhri va mas'ul shaxslarning imzolari bo'lishi kerak.

Hamkor firmalar uchun hujjatlar

Qoida tariqasida, bu holda biz etkazib beruvchilar, distribyutorlar va mijozlar haqida gapiramiz. U yuboradigan yozishmalar - bu buyruqlar, bildirishnomalartovarlarni qabul qilish, da'volar, reklama broshyuralari, shartnoma yoki shartnomaning har qanday shartlarini o'zgartirish to'g'risidagi bildirishnomalar, biznes takliflari.

Ta'kidlash joizki, reklama materiallari, prays-listlar, tabriklar, taklifnomalar, masalan, taqdimotga ro'yxatdan o'tish shart emas.

Bir tashkilot ichidagi hujjatlar

Bu turdagi chiquvchi yozishmalar 2 yoki undan ortiq boʻlim, ustaxona, boʻlim mavjud boʻlgan korxonalarda amalga oshiriladi. Bunday hollarda rahbariyat tomonidan buyruqlar, qarorlar, yo'riqnomalar, ko'rsatmalar va shunga o'xshash hujjatlar chiqariladi, ular bo'lim va ustaxonalarga yuboriladi. Keyin menejerlar va ma'muriyat uchun bunday yozishmalar chiquvchi, ustaxona yoki bo'lim uchun esa kiruvchi bo'ladi.

Jurnalni loyihalash qoidalari

Hujjat qayerga yuborilganidan qat'i nazar, u hisobga olinishi kerak. Buning uchun chiquvchi yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazish uchun jurnallar mavjud. Kompyuter va internet mavjud bo'lmagan davrda bunday jurnallar qo'lda yuritilar edi. Ular o'zboshimchalik bilan bo'lishi mumkin. Umumiy daftar, buxg alteriya kitobi, bloknotdan foydalanish mumkin. Eng muhimi, jurnalni yirtib tashlamaslik uchun tikuvli choyshablar bo'lishi kerak edi. Bundan tashqari, ularni raqamlash kerak edi. Jurnalning sarlavha sahifasida uning boshlangan sanasi ko'rsatilgan. Ilgari varaqlarni iplar bilan tikish, ularning uchlarini qog'oz varag'i bilan yopishtirish kerak edi, unga mas'ul shaxsning muhri va imzosi qo'yilishi kerak edi. Shuningdek, ushbu varaqda raqamlangan sahifalarning umumiy soni ko'rsatilgan. Tuzatishlarga ruxsat berilmagan.

Endi jurnalni iplar bilan tikish qachon saqlanadimoliyaviy yoki yuridik ahamiyatga ega bo'lgan muhim hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish.

Jurnaldagi sahifalar aksariyat korxonalarda raqamlangan.

Jurnalning oxirgi qatori toʻldirilganda uning tugash sanasi qoʻyiladi. U 3 yildan 5 yilgacha saqlanadi. Bu unda ro'yxatdan o'tgan yozishmalarning turiga bog'liq. Sud qarorlari, moliyaviy hisoblar, uzoq muddatli shartnomalar va shunga o'xshashlar ayniqsa muhim hisoblanadi. Jurnalni faqat unda qayd etilgan hujjatlarning har biri qonuniy kuchini yo'qotgan taqdirdagina tasarruf etishingiz mumkin.

Kompyuter yordami

Kompyuter texnologiyalari rivojlangan hozirgi davrda kiruvchi va chiquvchi yozishmalar jurnalini qo'lda kuzatib boruvchi xodimni topish qiyin. Endi kompyuterda shakllarni chop etish yoki yozuvlarni saqlash imkonini beruvchi ma'lum bir dastur mavjud. Uni ishlatish uchun sizda quyidagilar bo'lishi kerak:

• MS Office, MS Excel dasturlari bilan kompyuter.
• Printer.
• Skaner.
• Kompyuter elektron pochtasi.
• Shunday muhr: “Kirish. № _, "_" _20_" Uni qo'lda yozish yoki tayyor holda sotib olish mumkin.

Keyin, dasturga kirishingiz, kerakli shaklni yuklab olishingiz va u bilan ishlashni boshlashingiz kerak. Shaklni chop etishingiz, ko'p nusxa ko'chirishingiz, ularni tikishingiz mumkin. Siz qo'lda eslatma qilishingiz kerak bo'lgan jurnalni olasiz. Siz chop eta olmaysiz, to'g'ridan-to'g'ri kompyuteringizda ro'yxatdan o'ting. Qoidaga ko'ra, imzo qo'yishingiz shart bo'lmagan hujjatlar shunday saqlanadi.

Sizga nechta jurnal kerak?

Koʻproqjami korxonalarda bitta chiquvchi yozishmalar jurnali yuritiladi. Biroq, ko'p hamkorlari va boshqa oluvchilari bo'lgan ba'zi tashkilotlarda ushbu jurnallardan bir nechtasi bo'lishi mumkin, masalan:

• Uchinchi shaxslarga yuborilgan yozishmalarni rasmiylashtirish va korxona ichidagi hujjatlar uchun.
• Mahalliy va xorijiy kompaniyalarga yuborilgan xatlar uchun.
• Alohida tashkilotlar (masalan, markaziy idora, vazirlik va boshqalar) va boshqalar uchun moʻljallangan hujjatlar uchun. Bu hujjat aylanishining qulayligi uchun amalga oshiriladi, ammo har qanday jurnal yagona standart bo'yicha tuziladi.

Bundan tashqari, ayrim tashkilotlarda har bir hujjat turi uchun alohida jurnallar mavjud. Masalan, chiquvchi buyurtmalarni, buxg alteriya buyurtmalarini, bildirishnomalarni, qo'llanmalarni, mijozlarning shikoyatlarini, bayonnomalarini va hokazolarni ro'yxatga olish. Bunday hujjatlarni hisobga olish uchun boshqa ustunli shakllardan foydalanish mumkin.

Jurnal yozuvlarini qanday saqlash kerak

Aytish kerakki, barcha turdagi chiquvchi yozishmalarni hisobga olish uchun shakllar shakllari taxminan bir xil. Dizayn qanday bo'lishi kerakligi haqidagi namuna bizning maqolamizda keltirilgan.

Har bir sahifaning yuqori qismida ustunlar bilan "sarlavha" mavjud:

• Yozuvning seriya raqami, u ham hujjatga yopishtirilgan.
• Ketish sanasi.
• Hujjat sarlavhasi (masalan, “Rivojlanish hisoboti”).
• Xulosa (so'zma-so'z bir necha jumla, siz hujjat raqamini ham qo'yishingiz mumkin).
• Xat yuboriladigan muassasa nomi.
• Masul roʻyxatdan oʻtkazuvchining imzosi.
• Ketish usuli (muntazam yoki elektron pochta, faks). Ushbu element yangi texnologiyalar paydo bo'lishi bilan qo'shilgan. Ilgari u yozishmalar jurnallarida yoʻq edi.
• Agar so'rovga javob yoki ijro hisoboti yuborilsa, jurnalda yuborilgan xat yaratilgan hujjatning raqami ko'rsatilishi kerak. Shuningdek, ijrochi haqidagi ma'lumotlarni ko'rsatish kerak (ismi, lavozimi).
• Nusxalar soni. Ba'zan ustun alohida ajratiladi, unda nusxadagi sahifalar soni ko'rsatiladi.
• Eslatma. Oldingi ustunlarga kiritilmagan maʼlumotlar bu yerda koʻrsatilgan.

Agar chiquvchi hujjat soʻrov yoki hisobotga javob boʻlmasa, ijro va masʼul shaxs ustunlariga chiziqchalar qoʻyiladi.

Bizning davrimizda chiquvchi yozishmalar jurnalining mazmuni va toʻldirilishi oʻzgarmagan. Namuna yuqorida ko'rsatilgan.

Kiruvchi xat

Xat va hujjatlarni korxona quyidagi manbalardan olishi mumkin:

1. Oliy organlar.
2. Bo'ysunuvchilar.
3. Hamkor firmalar.
4. Yuqorida sanab oʻtilmagan boshqa muassasalar (politsiya, banklar, sudlar, xususiy fuqarolar va h.k.).
5. Korxona ichida kiruvchi korrespondensiya ma'muriyatdan yoki boshqa tarkibiy bo'linmadan, masalan, buxg alteriya bo'limidan kelishi mumkin.

Ustimizdabirinchi uchta bandda ko'rsatilgan tashkilotlarning yozishmalari qanday hujjatlarni tashkil qilishi mumkinligi ko'rib chiqildi.

Boshqa muassasalardan olingan hujjatlar xodimga chaqiruv qogʻozi, ijro varaqasi, sud qarori, daʼvo arizasi, shikoyat yoki xususiy shaxsning arizasi va hokazo boʻlishi mumkin.

Korxona ichidagi ish jarayonini ifodalovchi hujjatlar juda xilma-xil boʻlishi mumkin: boshqaruv buyruqlari, buyruqlar, koʻrsatmalar, qoidalar, standartlar, xavfsizlik qoidalari, bildirishnomalar va hokazo.

Kirish hujjatlari bilan ishlash

Nafaqat chiquvchi, balki kiruvchi yozishmalarni ham hisobga olish kerak. Korxona tomonidan qabul qilingan xatlar ro'yxatga olinadigan jurnal yuborilgan hujjatlar bilan bir xil qoidalarga muvofiq tuziladi.

Farqi shakllardagi "qopqoq"da. Unda quyidagi ustunlar boʻlishi kerak:

• Tartib raqami. U hujjatga ham biriktirilgan.
• Qabul qilingan sana.
• Hujjatni yuborgan tashkilot.
• U qanday qabul qilindi (faks, elektron pochta yoki oddiy pochta orqali).
• Hujjat nomi.
• Nusxalar soni.
• Hujjat yuborilgan joy (seminar, boʻlim yoki papka nomi).

Kiruvchi yozishmalar jurnali shakllaridan birining namunasi quyida keltirilgan.

Agar kirish hujjati ustaxona (boʻlim) tomonidan bajarish uchun olingan rahbariyatning buyrugʻi yoki uslubiy koʻrsatmasi boʻlsa, roʻyxatga olish jurnalida masʼul shaxs kim ekanligi koʻrsatilishi, shuningdek qoʻshimcha tasdiqlanishi kerak.ijro qaydi, sana va rassom imzosi.

Yozuvlarni kim yuritadi?

Rahbar tomonidan tayinlangan har qanday mas'ul shaxs kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazishi mumkin. Bunday holda, ushbu turdagi mehnat faoliyati uning ish tavsifiga kiritilishi yoki korxona rahbarining buyrug'i bilan tasdiqlanishi kerak. Qoidaga ko'ra, tashkilotlarda ish yuritish kotib tomonidan amalga oshiriladi. Bundan tashqari, ofis xodimi yoki ma'mur (kichik kompaniyalarda) yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazishni amalga oshirishi mumkin. Ba'zi tashkilotlarda yozishmalarni ikki xodim - kompilyator va kotib olib boradi.

Doʻkonlar va boʻlimlar ham kiruvchi va chiquvchi hujjatlarning hisobini yuritadi. Buni rahbariyat buyrug‘i bilan ushbu faoliyat turiga yuklangan xodim bajaradi.

Kiruvchi hujjatlarni qanday qilib toʻgʻri yozib olishim kerak?

Kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni rasmiylashtirish qiyin ish emas, balki mas'uliyatli ish. Korxona tomonidan qabul qilingan barcha hujjatlar buxg alteriya hisobiga olinadi. Agar ular tashkilotlardan kelgan bo'lsa, ular rahbarning muhri va imzosi bo'lishi kerak. Ba'zida mas'ul shaxslarning imzosi ham talab qilinadi, masalan, bosh buxg alter, agar bu korxonaga berilgan hisob-faktura bo'lsa. Tushuntirish yoki daʼvo kabi jismoniy shaxslarning xatlarida faqat ushbu hujjatni tuzgan shaxsning imzosi boʻlishi mumkin.

Ko'pgina korxonalarda ishlab chiqarish jarayonlaridan xabardor bo'lish uchun barcha kiruvchi yozishmalar menejer tomonidan ko'rib chiqilishi kerak. O'ziolingan hujjatlar bilan nima qilish kerakligini hal qiladi - ijroga qabul qilish, ma'lumotlar bilan aloqador shaxslarni tanishtirish yoki oddiygina qog'ozni papkaga joylashtirish. Shuning uchun kotib kiruvchi yozishmalarni jurnalda ro'yxatdan o'tkazib, uni rahbarga taqdim etadi. U har bir hujjatga qaysi boʻlimga joʻnatish kerakligini belgilab qoʻyadi.

Ushbu "hukm" asosida kotib kiruvchi yozishmalar reestrida har bir harfning keyingi "taqdiri"ni tegishli ustunga yozib qo'yadi. Masalan, mukofotni hisoblash bo'yicha yangi nizom buxg alteriya bo'limiga, xavfsizlik bo'yicha ko'rsatmalar texnik bo'limga va fuqaro Ivanovning mahsulot sifatini nazorat qilish bo'limiga da'vo arizasi yuborilishi mumkin. Bu kotibning kirish hujjatlari bilan ishini yakunlaydi.

Chiquvchi xatlarni qanday kuzatib boraman?

Yuqorida biz ushbu turdagi hujjatlarga qanday hujjatlar tegishli boʻlishi mumkinligini koʻrib chiqdik. Ba'zi tashkilotlarda individual so'rovlarga kotib yordamchisi yoki kompilyator javob berishi kerak. GOST R 6.30-2003.12 ga binoan, bunday hujjat maxsus shaklda yoki kompaniya logotipi bilan bo'sh varaqda tuziladi. Tashkilot yoki jismoniy shaxsga yuborilgan har qanday ish xati menejerning muhri va imzosi bilan tasdiqlanishi kerak. Qoidaga ko'ra, kotib hujjatning fotonusxasini olishi kerak, u to'g'ri jildga joylashtirilishi kerak.

Chiquvchi yozishmalar tegishli jurnalda qayd etilgan. Kotib barcha kerakli muhrlar va imzolar, uning kompaniyasining tafsilotlari va mavjudligini tekshirishi kerakhujjat tuzilgan tashkilot, unga jurnalga kiritilgan raqamga mos keladigan raqamni, ketish sanasini, nusxasi berilgan papkaning nomini qo'ying. Agar yuborilayotgan yozishmalar kiruvchi xatga javob bo'lsa, u ro'yxatdan o'tgan raqamni ham qo'yish kerak. Hujjatlar ro'yxatga olish jurnalida ko'rsatilgan kunda yuborilishi kerak.

Bizga yozishmalar hisobi nima uchun kerak?

Ishlab chiqarishdan uzoqda bo'lgan ba'zi odamlar kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni sinchkovlik bilan ro'yxatdan o'tkazishni qo'shimcha ish, ya'ni qog'ozbozlik deb bilishadi. Aslida, yozishmalar hisobi quyidagi funktsiyalarni bajaradi:

• Ish jarayonini tashkil qiladi.
• Kirish signallariga oʻz vaqtida javob berishni taʼminlaydi.
• Ishlab chiqarishda axborot almashinuvini osonlashtiradi.
• Kompaniyaning tashqi iqtisodiy hayotda samarali ishtirok etishini kafolatlaydi.
• Kerakli hujjatni tezda topishga yordam beradi.

Bu ishning ahamiyati ravshan, shuning uchun uni amalga oshirishga mas'uliyat bilan yondashish kerak.