Kotib: kasbning vazifalari va xususiyatlari

2024 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 10:44

Qog'ozbozlik ko'pchilik korxonalar, tashkilotlar va xususiy kompaniyalarning o'ziga xos faoliyati bo'lib, u barcha hujjatlarni yig'ish, rasmiylashtirish va saqlashni o'z ichiga oladi. Axborotni olish va qayta ishlash samaradorligi hujjatlarni tayyorlashning to'g'riligi va savodliligiga bog'liq bo'lib, bu samarali qarorlarning o'z vaqtida qabul qilinishiga olib keladi. Shunga ko'ra, har qanday xo'jalik yurituvchi sub'ektning xodimlarida vazifalari hujjat aylanishiga taalluqli kotib mavjud. Kotibning vazifalari qanday?

Kasbning xususiyatlari

Vazifalari hujjatlarni rasmiylashtirishdan tortib operativ qarorlar qabul qilishgacha bo'lgan turlicha bo'lishi mumkin bo'lgan xizmatchi har doim mehnat bozorida talabga ega. U hujjat aylanishi mavjud bo'lgan har qanday kompaniyada ishlashi mumkin. Bugungi kunda qonun hujjatlariga muvofiq mulkchilik hajmi va shaklidan qat’i nazar, har bir korxonada faoliyati va moliyasi bo‘yicha tegishli tarzda rasmiylashtirilgan tasdiqlovchi hujjatlar bo‘lishi talab qilinib, ularni yuritish ish yurituvchi zimmasiga yuklatilgan. Ular ushbu kasbga tegishli lavozimlardan kelishadi: dispetcher-operator, kotib-referent,ofis menejeri yoki yordam stoli xodimi. Yaxshi ofis xodimi ajralmas mutaxassis va menejerning ishonchli yordamchisidir. Vazifalari oddiy qog'ozbozlikdan uzoqroq bo'lgan kotib, boshning shaxsiy yordamchisiga aylanishi mumkin. Ushbu kasbdagi mutaxassis birinchi navbatda kompaniya yozuvlarini tashkil qilish va saqlash uchun mas'ul bo'lgan xodimdir. Ko'pincha u ofisda ishlaydi va soliq, fuqarolik, sud qonunchiligiga amal qiladi. Kichik firmalarda vazifalari faqat hujjatlarni to'ldirish bilan bog'liq bo'lgan kotib o'z vazifalarini yolg'iz bajaradi. Ehtimol, u va kotiba bir kishi bo'lishi mumkin. Shtatdagi yirik kompaniyalar va korporatsiyalarda ushbu yo'nalishning bir nechta xodimlari ma'lum bir qator masalalar bo'yicha hujjatlarni qayta ishlaydilar.

Kotibning funktsional vazifalari

Uning asosiy vazifasi kompaniyaning hujjat aylanishini ta'minlashdir, u:

• barcha ish hujjatlari va xatlarni qabul qiladi, moslashtiradi, saralaydi, yuboradi;
• biznes yozishmalarini olib boradi;
• ularni maxsus jurnallarda kuzatib boradi va ayniqsa muhim ma'lumotlarning oshkor etilmasligini nazorat qiladi, shuningdek hujjatlarning o'z vaqtida va to'g'ri bajarilishini nazorat qiladi;
• boshqaruv va ish uchrashuvlari uchun barcha kerakli materiallarni tayyorlaydi;
• arxiv ishini tashkil qiladi.

Talablar qo'yilmoqda

Ishchi oliy ma’lumotli (iqtisod, huquq) diplomiga ega bo’lishi kerak, o’rta ma’lumot yetarli bo’ladigan paytlar ham bo’ladi. Nomzod tilni yaxshi bilishi, ish hujjatlarini yuritishning asosiy qoidalarini bilishi kerak. Bu kasb mutaxassisdan nafaqat professionallik va intellektual qobiliyatlarni, balki aniqlik, tashkilotchilik, punktuallik, xayrixohlik kabi shaxsiy xususiyatlarni ham talab qiladi. Kotib sifatida ishlashni xohlaydigan odam uzoq muddatli konsentratsiya, ajoyib xotira, psixologik barqarorlik, muloqot qobiliyatlari va tanqidni konstruktiv idrok etish qobiliyati bilan ajralib turishi kerak. Ko'pincha, shaxsiy fazilatlar va ta'lim diplomidan tashqari, nomzodga boshqa talablar qo'yiladi, masalan, chet tillarini bilish. Bugungi kunda ko'plab kompaniyalar xorijiy korxonalar bilan hamkorlik qiladilar va tushunmovchiliklarga yo'l qo'ymaslik uchun kotib chet tilini bilishi kerak, ko'pincha bu ingliz tilidir.