Buxg alteriya hisobida birlamchi hujjatlarni saqlash shartlari va muddati

2024 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 10:44

Amaliyot shuni ko'rsatadiki, deyarli har qanday zamonaviy mahalliy korxonada hujjatlarning eng ko'p miqdori buxg alteriya hisobi orqali shakllanadi. Albatta, bu tushunarli: aynan shu bo'limda ular pul bilan ishlaydilar va har bir bunday operatsiya rasman qog'ozda belgilanishi kerak. Bundan tashqari, tashkilotda birlamchi hujjatlarni saqlash muddati qonuniy ravishda belgilangan, ya'ni "qog'oz varaqlaridan" qutulish unchalik ishlamaydi, siz ularni kamida bir necha yil saqlashingiz kerak bo'ladi va shundan keyingina. ularni yo'q qiling. Aytgancha, chiqindi qog'ozdan qutulish jarayoni ham oson emas, u bir qator o'ziga xos xususiyatlarga ega. Bularning barchasi haqida - yana.

Hujjatlar, hujjatlar…

Agar siz ishlab chiqarilgan hujjatlar miqdori bo'yicha statistik ma'lumotlarni keltirsangiz, deyarli barcha zamonaviy mahalliy korxonalarda buxg alteriya hisobi qog'oz hujjatlarning 80-90% manbai hisoblanadi. Ular shunchaki saqlanishi shart emas. Cheklovlar birlamchi buxg alteriya hujjatlari uchun to'g'ri minimal saqlash muddatini belgilabgina qolmay, (odatda farq qiladibesh yildan o'n yilgacha), shuningdek, ushbu ob'ektlar bo'lishi kerak bo'lgan shartlar. Shu bilan birga, vaqtinchalik saqlash va doimiy saqlash uchun hujjatlarga bo'linish mavjudligini yodda tutish kerak.

Ammo, amaliyot shuni ko'rsatadiki, har bir kompaniya menejerlari birlamchi hujjatlarni saqlash shartlarining nozik tomonlarini tushunishdan manfaatdor emas. O'zingizni bosh og'rig'idan qutqarish uchun siz ixtisoslashgan arxiv kompaniyalari xizmatlaridan foydalanishingiz mumkin. Bunday kompaniyada ular qanday turdagi hujjatlarni qancha muddatga, qanday sharoitlarda, qanday qoidalarda saqlash kerakligini aniq bilishadi. Bundan tashqari, bunday tashkilot saqlash muddati tugashi bilan ishonib topshirilgan hujjatlarni yo'q qilish uchun texnik imkoniyatlarga ega. Bu haqiqatan ham qulay, lekin pul talab qiladi. Agar siz pulni tejashni istasangiz, arxiv uchun maxsus xona ajratishingiz va tashkilotda birlamchi buxg alteriya hujjatlarini saqlashning qonuniy muddati qancha ekanligini tushunishingiz kerak bo'ladi.

Xohlayman - xohlamayman

Aytgancha, muammo noldan kelib chiqmaydi. Amaldagi qonunlar birlamchi buxg alteriya hujjatlarini saqlash muddatlarini belgilaydi va har qanday korxonada ularga rioya qilish kerak. Qonunchilikdan kelib chiqadiki, har qanday faoliyat yurituvchi yuridik shaxsga hujjatlarni saqlash majburiyati yuklangan. Bu shuni anglatadiki, faoliyat shakli muhim emas - u yolg'iz tadbirkorlik bilan shug'ullanadimi yoki katta tashvish bo'ladimi, siz hali ham moliyaviy hisobotlar va boshqa hujjatlarni saqlash bilan shug'ullanishingiz kerak. Buning uchun qonunni o'rganish muhimdirpudratchi bilan ziddiyat yuzaga kelganda yoki nazorat qiluvchi organ tomonidan tekshirish paytida siz noqulay vaziyatga tushib qolmasligingiz uchun elektron birlamchi hujjatlarni, qog'ozni saqlash uchun belgilangan muddatlar. Bundan tashqari, qonun bilan belgilangan vaqt oralig'iga rioya qilmaslik tekshiruv vaqtida katta jarimaga olib kelishi mumkin. Amaldagi qonunchilikda birlamchi buxg alteriya hujjatlarini saqlashning minimal muddatini tartibga soluvchi qoidalar mavjud. Muhimi, biznes xavfsiz, mamlakatimizda biznes yuritish qonuniylik va belgilangan qoidalarga rioya qilish bilan ajralib turadi.

2004 yil oktyabr oyida qabul qilingan 125-sonli federal qonun elektron birlamchi hujjatlar, qog'oz hujjatlarni saqlash muddati haqida gapiradi. Nomiga asoslanib, u arxivlarga va biznesni to'g'ri yuritishga bag'ishlangan. Aynan ushbu rasmiy hujjatda buxg alteriya bo'limi tomonidan ishlab chiqarilgan rasmiy hujjatlarni saqlash xususiyatlari ko'rib chiqiladi. Bu yerda siz vaqtinchalik va doimiy saqlash hujjatlarini, shuningdek, maʼlum bir qogʻoz turiga xos atamalarni farqlash imkonini beruvchi ikkala funksiyani topishingiz mumkin.

Kimga tegishli?

Birlamchi hujjatlar uchun minimal saqlash muddatlariga rioya qilish majburiyatlari quyidagilarga yuklangan:

• mahalliy hukumatlar;
• davlat idoralari;
• tadbirkorlar;
• korxonalar;
• biznes bilan shugʻullanuvchi shaxslar.

Arxiv hujjatlariga, shu jumladan xodimlarga tegishli hujjatlarga nisbatan qonunga rioya qilish kerak. Butunqonun hujjatlarida belgilangan muddat xavfsiz joyda bo'lishi kerak. Federal qonunlarga qo'shimcha ravishda, birlamchi hujjatlar va buxg alteriya registrlarini saqlash muddatlarining o'ziga xos xususiyatlari butun mamlakat hududida ham, har bir alohida mintaqada ham amal qiladigan bir qator me'yoriy hujjatlarga ta'sir qiladi. Biroq, eng muhim hujjat yuqorida aytib o'tilgan 125-qonun bo'lib, buxg alteriya hujjatlarini saqlash muddatini tartibga soluvchi hujjatlarning to'liq ro'yxatini taqdim etadi.

Qonun raqami 129

1996 yilda buxg alteriya hisobining xususiyatlari to'g'risida federal qonun chiqdi. Unda aytilishicha, buxg alteriya hisobi o'z hujjatlarini qog'ozda, shuningdek, turli xil dastgohlar yordamida yaratishi mumkin. Shu bilan birga, kompaniya operatsiyalarning barcha ishtirokchilari ular to'g'risidagi ma'lumotlarga ega bo'lishlari uchun hujjatlarning nusxalarini qog'ozda mustaqil ravishda amalga oshirishi kerak. Nazorat qiluvchi organ hujjatlarga kirishni talab qilsa, kompaniya vakillari uni taqdim etishlari shart. Bunga prokuror ham, sud vakillari ham haqli.

Birlamchi buxg alteriya hujjatlarini yaratish, saqlash muddatlariga muvofiq saqlash, soʻrov boʻyicha taqdim etish normativ-huquqiy hujjatlarda belgilangan shakllarga muvofiq boʻlishi kerak. Hujjatlar so'ragan shaxsga qog'oz shaklida yuborilishi kerak. Agar bunga ishda ishlatiladigan mashinalarning imkoniyatlari ruxsat etilsa, barcha ishtirokchilar rozi bo'lsa, hisobot elektron shaklda yuborilishi mumkin. Bunga bizning amaldagi qonunlarimiz ham ruxsat beradimamlakatlar.

Qoidaga rioya qiling

129-sonli federal qonunda birlamchi buxg alteriya hujjatlarini saqlash shartlariga rioya qilish majburiyati eslatib o'tilgan. Xususan, 17-moddada har qanday yuridik shaxs bunday hujjatlarni, shu jumladan, reestr va hisobotlarni albatta yuritishi shartligi qayd etilgan. Vaqt oralig'ining davomiyligi davlat darajasida arxivlashni tartibga soluvchi qoidalar bilan belgilanadi. Bu muddat 5 yildan kam boʻlmasligi kerak.

Buxg alteriya siyosatini tartibga soluvchi hujjatlar va boshqa ba'zi toifalar (axborotni qayta ishlaydigan mashinalarda qo'llaniladigan dasturlar, buxg alteriya hisoblarining ishchi sxemasi) uchun birlamchi hujjatlarni saqlashning maxsus muddati belgilanadi. Albatta, bu erda ishlash muddati ham besh yil (ba'zi hollarda bu muddat uzoqroq belgilanishi mumkin), ammo muddat ushbu hujjat korxonada oxirgi marta ishlatilgan paytdan boshlab hisoblana boshlaydi. Yuridik shaxsning rahbari qonun bo'yicha barcha kerakli hujjatlarni vaqt oralig'ida saqlash uchun javobgar bo'lgan shaxsdir. Bu shuni anglatadiki, har qanday bilimli va mas'uliyatli boshliq kompaniyadagi vaziyatni o'z nazorati ostida ushlab turishni istasa, buxg alteriya bo'limida birlamchi hujjatlarni saqlash muddatini bilishi kerak.

Amaliyot shuni ko'rsatadiki, ko'pgina tashkilotlar muntazam ravishda rasmiy hujjatlarni inventarizatsiya qiladilar va mahalliy normativ hujjatlar hujjatlarni saqlash uchun mas'ul shaxslarni belgilaydilar, ular bilan tekshirish organlari amalda bajarilishini nazorat qilishda o'zaro hamkorlik qiladilar.arxivlash qoidalari.

Yaratish va saqlash: hammasi qoidalarga muvofiq

Amaldagi qonunchilik asosida buxg alterlar birlamchi hujjatlarni ham, yig’ma hujjatlarni ham nafaqat qog’ozda, balki elektron shaklda ham yaratishi mumkin; bir vaqtning o'zida qog'oz nusxalarini yaratish majburiyatlari yuridik shaxs zimmasiga yuklanadi va manfaatdor shaxsning, tekshirish organining so'roviga ko'ra, jamiyat qog'oz hujjatlarni imkon qadar tezroq manzilga yuborishi shart. Kompilyatsiya va saqlash amaldagi me'yoriy hujjatlarda belgilangan shaklda amalga oshirilishi kerak.

Buxg alteriya bo'limida birlamchi hujjatlarni saqlash muddati haqida, bu jarayonning tartibi, har qanday korxonaning ishi jarayonida shakllanadigan tipik boshqaruv hujjatlarini hisobga oladigan hujjatlar ro'yxatini aytadi. Ular 2010 yilda Moliya vazirligi va Federal arxivlar tomonidan tasdiqlangan hujjatda tashkil etilgan. Bundan tashqari, mamlakatimizning har bir fuqarosi to‘rt yil davomida buxg alteriya hisobini yuritishga mas’ul ekanligini tartibga soluvchi Soliq kodeksi talablarini ham hisobga olish zarur. Bu xarajatlar, daromadlar hisobi, shuningdek soliqlar toʻlanganligini tasdiqlovchi hujjatlarga taalluqlidir.

Har narsada aqlli bo'ling

Birlamchi buxg alteriya hujjatlarini saqlash shartlariga muvofiq jarayonni to'g'ri tashkil etish professional yondashuvni, buxg alteriya hujjatlari uchun mas'ul xodimlarni jalb qilishni, ish jarayonining o'zini tashkil etish to'g'risidagi arxiv ma'lumotlarini qayta ishlashni o'z ichiga oladi. Hozirda joylar deyarli yo'qarxivlash bo'yicha maxsus ta'lim, shuning uchun haqiqatan ham yuqori sifatli mutaxassisni topish juda qiyin. Boshqa tomondan, progressiv qonunchilik birlamchi buxg alteriya hujjatlarini saqlash muddatlariga rioya qilishni talab qiladi, aks holda siz mutlaqo yoqimsiz jarimalarga duch kelishingiz mumkin. Etarlicha hajmli hujjat aylanishining eng yaxshi varianti kompaniya xodimlarida arxiv saqlanishi uchun mas'ul bo'limni yaratish va hujjatlarni rasmiylashtirish uchun mas'ul xodimlarni ichki resurslar bilan muntazam ravishda o'qitishni ta'minlashdir. Bu qonunlarda belgilangan innovatsiyalarni nazorat ostida ushlab turadi va barcha talablarga javob beradi.

Birlamchi hujjatlarni saqlash muddatini hisobga olish va ish faoliyatida unga rioya qilish imkonini beruvchi muqobil variant - bu mijozning hujjatlarini saqlash majburiyatini olgan vositachi bilan hamkorlik qilishdir. Biroq, o'zingiz uchun arxiv firmasini tanlash ham oson ish emas. Ishonchli kompaniyaga ustunlik berish va u yopilishi va bino yonib ketishidan xavotirlanmaslik uchun barcha mavjud variantlarni sinchiklab tahlil qilish kerak.

Ayrim turdagi hujjatlarni saqlash xususiyatlari

Amaldagi qonunchilikdan kelib chiqqan holda, birlamchi hujjatlar, shuningdek registrlar, hisobotlar va balanslar arxivga topshirilishi kerak. Ushbu barcha toifadagi rasmiy hujjatlar arxivga yuborilgunga qadar buxg alteriya binolarida saqlanishi kerak, yuridik shaxs esaqog'ozlarning xavfsizligi uchun barcha shart-sharoitlarni ta'minlashga majburdir: shkaflar yopiq bo'lishi kerak, yong'in va boshqa xavfsizlikka rioya qilish kerak. Korxona ichida hujjatlarning saqlanishi uchun mas'ul shaxs maxsus hujjat bilan tayinlanadi.

Agar kompaniya qat'iy hisobot shakllaridan foydalansa, qonun bo'yicha bu hujjatlar seyfda yoki maxsus shkafda, yopiq xonada saqlanishi va hujjatlarning xavfsizligini kafolatlashi kerak. Joriy vaqt davrining qo‘lda ishlangan birlamchi hujjatlari xronologik tartibda registrlarga to‘planishi va keyinchalik doimiy saqlash uchun arxivga yuborilishi kerak.

Yana nimaga e'tibor berish kerak?

Bank ko'chirmalari, kassa topshiriqlari va avans hisobotlarini saqlashda barcha hujjatlar xronologik tartibda saqlanishi va birgalikda tizimli saqlash uchun biriktirilishi kerak. Hujjatlarning ayrim maxsus toifalari (smena hisobotlari, ish buyurtmalari) majburiy holda saqlanishi mumkin, lekin hech narsa yo'qolmasligi yoki nohaq maqsadlarda foydalanilmasligi uchun jildlarga joylashtirilishi mumkin.

Hujjatlarning saqlanishi, shuningdek, arxivga o'z vaqtida yuborilishi birinchi navbatda bosh buxg alter zimmasiga yuklanadi, garchi kerak bo'lsa, mahalliy normativ hujjatlarda vakolatlarni boshqa shaxsga topshirish ham bo'lishi mumkin. Birlamchi hujjatlarni, hisobotlarni, buxg alteriya balanslarini berish faqat ba'zi hollarda bosh buxg alterning rasmiy buyrug'i mavjud bo'lganda mumkin. Umuman olganda, tarkibiy bo'linmalarda buxg alteriya hujjatlaridan foydalanish imkoniyati yo'q. Hujjatlarni olib qo'yish mumkinsurishtiruv organlari, sud yoki qonun hujjatlariga muvofiq tegishli vakolatlarga ega bo‘lgan boshqa organlarning ixtisoslashtirilgan so‘rovi bo‘lgan taqdirdagina. Bunday holda, qonun hujjatlariga muvofiq tuzilgan rasmiy qarorni taqdim etish kerak. Olib tashlashda bayonnoma tuzish kerak, uning nusxalaridan biri imzo qarshisida tashkilot vakiliga topshiriladi.

Birlamchi hujjatlarni saqlash muddati quyidagi jadvalda koʻrsatilgan.

Ish jarayonining xususiyatlari

"Hujjatlar aylanishi" atamasi qog'oz yaratilgan paytdan to arxiv ishiga topshirilgunga qadar hujjatlar harakati bilan bog'liq bo'lgan omillar majmuasiga nisbatan qo'llaniladi. Jadvalni ishlab chiqish bosh buxg alterning zimmasida, garchi ba'zi korxonalarda u hujjat aylanishi bo'yicha mutaxassisga topshirilgan bo'lsa ham. Biroq, amaliyot shuni ko'rsatadiki, bunday jadvalni tashkilotning buxg alteriya siyosatiga kiritish eng to'g'ri bo'lib, u keyinchalik kompaniyaning bosh mansabdor shaxsi tomonidan imzolangan maxsus chiqarilgan buyruq bilan tasdiqlanadi.

Jadval yordamida siz tashkiliy jarayonlarni uyg'unlashtirishingiz va korxonada rejalashtirish vazifasini soddalashtirishingiz mumkin. Birlamchi hujjatlar uchun ish jarayoni jadvali - bu ijrochilarning ro'yxati, hujjatlar buxg alteriya bo'limiga yuborilishi kerak bo'lgan vaqt oralig'i va buxg alterlar ularni qayta ishlash muddati. Hisobot davrlarini, shu jumladan balanslarni tavsiflashni unutmang. Ko'pincha, buxg alteriya siyosati birlamchi hujjatlarni saqlash muddatlarini tartibga solishni o'z ichiga oladi va bu muddat yokiqonun hujjatlarida belgilanganiga tenglashtiriladi yoki jamiyat faoliyatining o'ziga xos xususiyatlari talab qilgan taqdirda, yuqoriroq belgilanadi. Yillik hisobot taqdim etilganda hujjatlar belgilangan tartibda tuziladi va arxiv saqlashiga topshiriladi. Shu bilan birga, kelajakda saqlash uchun o'tkazilgan hajmdan foydali ma'lumotlarni ajratib olish kerak bo'lishi mumkinligi hisobga olinadi. Buning uchun ishlarni papkalarga bo'lish odatiy holdir, guruhlash esa tarkib bilan izohlanadi. Har bir jildga tegishli nom belgilashni unutmang.

Kitob saqlash funksiyalari

Korxona faoliyati jarayonida hosil boʻlgan barcha hujjatlar, yuqorida aytib oʻtilganidek, vaqtincha saqlash va doimiy saqlash uchun moʻljallangan hujjatlarga boʻlinadi. Hujjatlarni arxivga o'tkazishda rasmiy qog'ozlarni bir xil papkalarga aralashtirmasdan, ushbu toifalarning har birini alohida topshirish kerak. Bunday holda, nusxalar asl nusxadan alohida saqlanishi kerak. Shuningdek, alohida papkalarda siz hisobot, yil va chorak, oylar uchun rejalarni ko'rsatadigan hujjatlarni saralashingiz kerak bo'ladi. Bitta faylda bitta hujjat boʻlishi kerak.

Bir ishni guruhlash uchun siz bir davrda (chorak, yil, oy) yaratilgan hujjatlardan foydalanishingiz mumkin. Istisno - bu vaqtinchalik toifalar - masalan, shaxsiy fayllar, ularning yopilishi kalendar yiliga to'g'ri kelmaydi. Agar faylda bir necha oy davomida tuzilgan hujjatlar mavjud bo'lsa, har oyni boshqalaridan alohida varaq bilan ajratib, unga qaysi davrdan keyingi blokni hujjatlashtirish kerak. Bunday holda, bitta holatda 250 tagacha varaqlarni guruhlashga ruxsat beriladi. Jild qalinligi 4 sm yoki undan kam boʻlishi mumkin.

Yana nimaga e'tibor berish kerak?

Arxivlash qoidalaridan koʻrinib turibdiki, agar hujjatlarda ilovalar boʻlsa, ular (ular qachon aniq tuzilganidan qatʼi nazar) ular bilan birga kelgan hujjatlarga ilova qilinishi kerak. Umuman olganda, buxg alteriya hujjatlari arxivi uchun ketma-ketlik juda muhim, shuning uchun unga qat'iy rioya qilish kerak. Qoidaga ko'ra, birinchi navbatda bayonotlar, so'ngra tushuntirish yozuvlari joylashtiriladi, shundan so'ng buxg alteriya balansi ilova qilingan hujjatlar bilan to'ldiriladi.

Kompaniya xodimlarining shaxsiy hisoblarini saqlashni tashkil qilishda buning uchun alohida ishni ajratish kerak, unda hujjatlar qat'iy xronologiya bilan yil bo'yicha tuzilgan. Yillik korrespondensiya kalendar yili ko'rsatilgan papkalarga tuziladi va sanalarga muvofiq tizimlashtiriladi. Har bir soʻrovdan keyin javob boʻlishi kerak.

Ba'zi funksiyalar

Soliq kodeksida belgilangan saqlash muddatlari buxg alteriya hisobi faoliyatini tartibga soluvchi qonun hujjatlarida belgilangan muddatlardan farq qilishi mumkin. Bunday nomuvofiqlikni kuzatishda, birinchi navbatda, uzoqroq muddatga rioya qilish tavsiya etiladi - bu, agar kerak bo'lsa, hujjatlarga murojaat qilish, undan foydalanishga imkon beradi, hatto amaldagi qoidalardan biriga ko'ra, muddat tugasa ham. muddati allaqachon tugagan. Bundan tashqari, inspektorlarning shikoyat qiladigan hech narsasi bo'lmaydi. Shuningdek, saqlash muddatini ko'rsatadigan 2000 yilda nashr etilgan maxsus ro'yxatni esga olish kerakba'zi maxsus hujjatlar guruhlari. Ushbu ro'yxat muntazam ravishda yangilanadi va to'ldiriladi, shuning uchun korxonaning bosh buxg alteri va hujjat aylanishi uchun mas'ul bo'lim dolzarb ma'lumotlarni kuzatishi kerak.

Agar saqlash shartlari buzilgan bo'lsa, xavfsizlik masalasi birinchi navbatda bosh buxg alter zimmasiga yuklanganligiga qaramay, buning uchun javobgarlik kompaniya rahbariga yuklanadi. Agar buyurtma, saqlash muddati buzilgan bo'lsa, kompaniya jarimaga tortiladi. Amaldor uchun jazo odatda ikki mingdan uch ming rublgacha. Ammo agar asosiy hujjatlar umuman saqlanmasa, ular besh ming rubl yoki undan ortiq miqdorda jarimaga tortilishi mumkin.