Uchrashuvlar turlari: protokoli, tuzilishi va mazmuni

2024 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 10:44

Har qanday tashkilot ishini biznes aloqalarisiz tasavvur qilib bo'lmaydi. Xodimlar o'rtasida to'g'ri qurilgan aloqa sizga vazifalarni muammosiz va tez hal qilish imkonini beradi.

Tashkilotlarda yigʻilishlarning koʻp turlari mavjud boʻlib, ularning har biri oʻziga xos xususiyat va vazifalarga ega. Bunday nuanslarni bilish biznes masalalarini muhokama qilishni osonlashtirishga yordam beradi. Ushbu maqola sizga yig'ilish turlari haqida ma'lumot beradi, ular nima uchun o'tkazilishi va ular ofis ishida qanday qayd etilishini tushunishga yordam beradi.

Ish uchrashuvlarining maqsadlari

Har qanday turdagi uchrashuv va uchrashuvlarni oʻtkazishdan asosiy maqsad dolzarb muammolarga aniq konstruktiv yechimlarni ishlab chiqish va dolzarb biznes masalalarini koʻrib chiqishdan iborat. Shuningdek, jamoaviy yig‘ilish davomida xodimlar yuqori rahbarlar bilan o‘z fikr-mulohazalarini, g‘oyalarini baham ko‘rish yoki muammolarni eng yaxshi yechim bo‘yicha taklif bilan chiqish imkoniyatiga ega.

Har qanday turdagi biznes uchrashuvlari tashkilotdagi vaziyatni har tomonlama ko'rish, uning kuchli va zaif tomonlarini aniqlash imkonini beradi. Shuni ta'kidlash kerakki, ushbu formatda ishtirok etishdabiznes aloqalari - bu kompaniya yoki korxonaning yangi xodimlarining tez moslashuvi.

Vazifalar

Barcha turdagi uchrashuvlarning quyidagi vazifalarini ajratish mumkin:

• joriy muammolar va muammolarni hal qilish;
• kompaniyaning strategik maqsadiga muvofiq bo'limlar faoliyatini integratsiyalash;
• kompaniya va uning alohida tarkibiy bo'linmalarini baholash;
• kompaniya siyosatini yuritish va rivojlantirish.

Bunday biznes tadbirni qanday formatda oʻtkazishni tushunish uchun yuqoridagi vazifalardan qaysi biri unga mos kelishini hal qilishingiz kerak va shundan soʻng u qaysi tasnifga tegishli boʻlishini tushunishingiz mumkin.

Turlari va tasnifi

Uchrashuv ishbilarmonlik muloqotining bir turi sifatida oʻtkazishning boshqa shakliga ega boʻlishi mumkin, bu uning mavzusi va hozir boʻlgan mansabdor shaxslar roʻyxatini belgilaydi.

Uchrashuvlarning asosiy tasnifini ajratib ko'rsatish kerak:

1. Egalik hududi. Bu erda ma'muriy (muammoli masalalarni muhokama qilishni ta'minlaydigan), ilmiy (maqsadi dolzarb ilmiy masalalarni muhokama qilishdan iborat bo'lgan seminarlar va konferentsiyalar), siyosiy (har qanday siyosiy partiya a'zolarining uchrashuvini ta'minlash) kabi yig'ilishlarni ajratib ko'rsatish mumkin. partiyalar va harakatlar) va aralash turlar.
2. Oʻlchov. Bu erda boshqa davlatlar yoki xorijiy hamkorlar milliy, mintaqaviy, shuningdek, shahar mutaxassislari jalb qilingan xalqarolar ajralib turadi.
3. Muntazamlik. Har qanday uchrashuv formatida bo'lishi mumkindoimiy yoki davriy.
4. Joylashuvga qarab - mahalliy yoki sayohat.

Shuningdek, barcha turdagi uchrashuvlarni quyidagicha ajratish mumkin:

1. Ko'rsatma beruvchi, yo'riqnoma shaklini ta'minlaydi, bunda yuqori rahbar ma'lumotni to'g'ridan-to'g'ri o'z qo'l ostidagilarga etkazadi, so'ngra ular ajralib chiqadi va hokimiyat vertikali bo'ylab uzatiladi. Ko'pincha, bunday ishbilarmonlik muloqoti jarayonida bosh direktorning buyruqlari eshitiladi, ular korxonaning borishiga sezilarli ta'sir ko'rsatishi mumkin va bu xatti-harakatlar normalari yoki muhim yangiliklar bo'lishi mumkin.
2. Operatsion (nazorat xonalari). Ushbu turdagi yig'ilishning maqsadi tashkilot yoki korxonadagi ishlarning holati to'g'risida ma'lumot olishdir. Bu holda ma'lumotlar oqimi bo'ysunuvchi bo'limlardan bo'lim boshliqlariga yoki bosh direktorga yo'n altiriladi. Asosan, tezkor yig‘ilishlarda yo‘l xaritalari, rejalashtirilgan tadbirlar, strategik va operativ rejalar ijrosi yuzasidan masalalar ko‘rib chiqiladi. Operatsion (dispetcherlik) yig'ilishining barcha boshqalardan muhim farqi shundaki, ular muntazam ravishda o'tkaziladi va ishtirokchilarning qat'iy ro'yxatiga ega. Shuni ham ta'kidlash joizki, uchrashuv davomida kun tartibi bo'lmasligi mumkin.
3. Muammoli. Bunday yig'ilish qisqa vaqt ichida topshiriqlarni bajarish yoki korxona uchun global muammoni hal qilish bo'yicha qaror qabul qilish zarurati tug'ilganda chaqiriladi.

Yuqoridagilarning barchasiga qo'shimcha ravishda, eng mashhur ishlab chiqarish turlaridan birini alohida ajratib ko'rsatish mumkin.uchrashuvlar - rejalashtirish. Qoidaga ko'ra, bunday tadbir har kuni yoki haftada bir marta o'tkaziladi, unda bo'lim boshlig'i va bevosita ijrochilar ishtirok etadilar, ular kun bo'yicha topshiriqlarni oladilar va ularning bajarilishini muhokama qiladilar.

Korxona xodimlari yig'ilishining mavzusi yig'ilishda korxona faoliyatida yuzaga keladigan har qanday masalalar bo'lishi mumkin va muhokama jarayonini tashqi muhitdagi o'zgarishlarga bag'ishlash mumkin. qaysi tashkilot ishlaydi.

Uchrashuv tashkil qilish

Har qanday uchrashuv, formatidan qat'i nazar, unga puxta tayyorgarlik ko'rishni talab qiladi, chunki uning samaradorligi shu daqiqaga bog'liq. Dastlab, siz quyidagi fikrlarni aniqlashingiz kerak:

• maqsad;
• muhokama qilingan masalalar;
• xodimlar uchun vazifalarni belgilash (funktsionallik va bo'ysunish asosida);
• topshiriqlarni bajarish uchun qadamlar.

Bugungi kunda koʻpchilik yigʻilishlar oʻta oʻrtamiyona tarzda oʻtkazilmoqda, shu sababli ularning maʼnosi yoʻqolib, berilgan topshiriqlar sust bajarilishi mumkin. Shu sababli, bunday biznes uchrashuvlarining butun jarayonini o'ylab ko'rish va ishchi munozarani shunday tashkil qilish juda muhimki, u shunchaki vaqt talab qilmaydi, balki jamoaning fikr-mulohazalarini bildiradi.

Uchrashuvlar

Shuni ta'kidlash joizki, bozorda ma'lum ulushga ega bo'lishni va katta daromad olishni maqsad qilgan o'z kompaniyasini rivojlantirishga intilayotgan yirik firma va tashkilotlar katta pul tikadilar.muhim masalalarni uchrashuvlar orqali aniq muhokama qilish. Muvaffaqiyatli menejerlar amaliyotidan yig'ilishga qanday tayyorgarlik ko'rish bo'yicha quyidagi qoidalar to'plamini shakllantirishingiz mumkin:

Avval ishtirokchilar roʻyxati aniqlanadi. Uchrashuvga kimni taklif qilish va unda qanday rol o'ynashi aniq bo'lishi kerak. Ko'pincha taklif qilinganlar masalani tushunmasliklari va "har qanday holatda" taklif qilinishi mumkin, ammo o'sha paytda ular o'z vazifalarini bajarishlari va vaqtni behuda sarf qilmasliklari mumkin.

Kun tartibini tayyorlash muhim. Agar yig'ilish rejalashtirilgan bo'lsa, kun tartibi oldindan ishlab chiqiladi, unda muhokama qilinadigan masalalar ko'rsatiladi, shuningdek, asosiy ma'ruzachilar aniqlanadi. Shuni esda tutish kerakki, ushbu hujjat barcha ishtirokchilar hisobotlar, takliflar va qo'shimcha savollar tayyorlashlari uchun ma'lumotni tayyorlash uchun mas'ul shaxslarga va hozir bo'ladiganlarga yuborilishi kerak. Agar kerak bo'lsa, kun tartibi o'zgartirilishi mumkin.

Yig'ilishda asosiy va strategik masalalar birinchi o'ringa qo'yilishi kerak. Bunday masalalarni so'zlovchilar, albatta, kompaniyaning har qanday strategik faoliyatini amalga oshirish uchun shaxsan javobgar bo'lgan shaxslar (bo'limlar, bo'limlar, seminarlar boshliqlari) bo'lishi kerak.

Muhim fikrlar

Har qanday uchrashuvning ikkita asosiy bosqichi borligini esdan chiqarmaslik kerak - unga tayyorgarlik va haqiqiy o'tkazish. Birinchi bosqich biznes yuritishning dolzarbligini aniqlashni o'z ichiga oladito'plam, vazifalar, asosiy va ikkinchi darajali maqsadlar ko'rsatiladi, ishtirokchilar va ma'ruzachilar ro'yxati shakllantiriladi, mavzu yoki oldindan belgilangan kun tartibiga muvofiq ma'ruzalar, taqdimotlar va ma'ruza tayyorlanadi. Ikkinchi bosqich yig'ilishning avvaldan rejalashtirilgan kursini amalga oshirish, hisobotlarni tinglash va dolzarb va strategik masalalarni muhokama qilishni o'z ichiga oladi.

Agar bunday ishbilarmonlik muloqoti davomida xodimlardan nima va kimga murojaat qilishni hal qilish zarur boʻlsa, unda uchinchi bosqich - qaror qabul qilishni ajratib koʻrsatishimiz mumkin. Qoidaga ko'ra, qarorlar yig'ilishga raislik qiluvchi raislik qiluvchi tomonidan o'z xohishiga ko'ra yoki muhokama yoki jamoaviy ovoz berish yo'li bilan qabul qilinadi.

Uchrashuv rejasi namunasi

Oldinda aniq reja boʻlsa, har qanday menejer yigʻilishni samarali va samarali oʻtkazishi mumkin, bu esa xodimlardan fikr-mulohazalarni olish va ularga toʻgʻri vazifalar qoʻyish imkonini beradi. Bu rejaga quyidagilar kirishi mumkin:

• salomlash nutqi;
• hisobotlarni tinglash va ma'lum vaqt davri (chorak, hafta, yarim yil, oy) uchun xulosalar chiqarish;
• firmaga tegishli dolzarb masalalarni yoritish;
• muammolarni bartaraf etish boʻyicha takliflarni eshitish (aqliy hujum);
• taklif etilgan variantlarni baholash va ularni amalga oshirishni muhokama qilish;
• opsiyalarning toʻplanishi;
• u yoki bu variantni qabul qilish uchun ovoz berish;
• muammolarni hal qilishda chegaralarni aniqlash (kim mas'ul ekanligini, vaqt, usullar va usullarni aniqlash).

Yozilmoqda

Kattayig'ilishlarning ayrim turlarini qog'ozga (hujjatga) yozib qo'yish kerak, bu esa protokol deb ataladi. Bunday hujjatlarni saqlash qabul qilingan qarorlarni qonuniylashtirish imkonini beradi. Shuningdek, protokol tufayli siz har doim tadbirlarni amalga oshirish jarayonini kuzatib borishingiz mumkin va agar topshiriqlar bajarilmasa, buning uchun kim javobgar ekanligini aniqlashingiz mumkin.

Punksiyon, qoida tariqasida, yig'ilishga raislik qiluvchi rahbarning kotibi tomonidan amalga oshiriladi. Biroq, bu funktsiyani ko'pincha boshqa ishchilar ham bajarishi mumkin.

Kotibning funktsiyalari va vazifalari

Ish uchrashuvlari boshlanishidan oldin kotib taklif qilinganlar ro'yxati va muhokama qilinadigan masalalar ro'yxati bilan tanishishi kerak. Ammo shuni ta'kidlash joizki, agar yig'ilish muntazam ravishda o'tkazilsa, unda barcha hujjatlarni (ro'yxatlar, rejalar, kun tartibi va h.k.) to'playdigan va rahbarga yig'ilishga tayyorgarlik ko'rishga yordam beradigan ushbu mansabdor shaxs.

Avvaliga va agar kerak bo'lsa, kotib ro'yxatga olish varaqasini to'ldirishni so'rashi mumkin, bu erda ularning to'liq ismlari ko'rsatiladi. va pozitsiyasi. Bu protokolni tuzishda kerak bo'ladi. Keyinchalik, kotib kun tartibini e'lon qiladi, bu yig'ilishning boshlanishini belgilaydi. Bundan tashqari, hozir bo'lganlar muammolarni muhokama qilishni boshlaganlarida, kotib ushbu tadbirning borishini qayd etadi. Yig‘ilish yakunida ushbu mansabdor shaxs bayonnomaning tayyor variantini tayyorlaydi, so‘ng uni rais bilan imzolaydi va hamma narsani tegishli shaxslarga yuboradi.

Kotib uchun kompilyatsiya qilishda to'lash juda muhimyig'ilish bayonnomasining ko'rinishiga e'tibor. Unda sarlavha, joy, ishtirokchilar roʻyxati, muhokama qilingan masalalar va qabul qilingan qarorlar boʻlishi kerak.

Xulosa

Yuqoridagi ma'lumotlardan ma'lum bo'ladiki, korxonalarda yig'ilishlar o'tkazish nihoyatda muhim. Ammo shuni yodda tutish kerakki, bunday tadbirlarga yuqori sifatli tayyorgarlik ko'rish axborotni yoritish, maqsadlarni belgilash va ularni sifatli amalga oshirishda muvaffaqiyat kalitining 50% dan ortig'ini o'z ichiga oladi.