RACI matritsasi mas'uliyatni boshqarish vositasi sifatida. RACI: transkript

2024 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 10:44

Muvaffaqiyatsiz loyihalarning eng keng tarqalgan sabablaridan biri bu jamoa a'zolari o'rtasida funktsiyalarning noto'g'ri taqsimlanishi. Shubhasiz, siz bunga duch kelgansiz: eng kichik qiyinchilikda ishtirokchilar muammoni hal qilish o'rniga aybdorlarni qidira boshlaydilar va javobgarlikni bir-birlariga yuklaydilar. Bunday holatlarning oldini olish uchun RACI matritsasi ixtiro qilindi - inson resurslarini rejalashtirish uchun oddiy va samarali vosita.

"Mikroskop ostida": har bir loyihada 4 ta asosiy rol

Vazifalarni taqsimlash menejerning asosiy vazifalaridan biridir. Ammo amalda, odatda, hamma narsa boshqacha ko'rinadi: menejer shunchaki jamoa a'zolarini tayinlaydi va mutaxassislarning o'zi kim nima qilish kerakligini hal qiladi. Ammo belgilangan muddatlar o'tkazib yuborilgan yoki past sifatli mahsulot chiqarilgan bo'lsa nima bo'ladi? "Men buni qilmayman", "Menga aytilmagan"… Va hech qanday foydali harakat yo'q.

Yaxshi ishlab chiqilgan RACI mas'uliyat matritsasi ko'p muammolarni hal qiladi. Ushbu metodologiyaga ko'ra, ishning murakkabligi va hajmidan qat'i nazar, har qanday loyihaning guruh a'zosi to'rtta roldan birini bajaradi.

R - Mas'ul

Mas'ul tomonidan tarjima qilingan“ijrochi” degan ma’noni anglatadi. Bu ma'lum bir ish sohasini amalga oshirish uchun bevosita javobgar bo'lgan xodim. Shu bilan birga, aksariyat hollarda u yechimlarni tanlamaydi va loyiha menejeriga hisobot beradi.

Bu vazifaga malakali ishchilar va mutaxassislar tayinlangan - qanday qilishni biladigan odamlar. RACIda ijrochilar quyidagi funktsiyalarni bajaradilar:

• loyihani amalga oshirish uchun aniq nima qilish kerakligini va unga qancha vaqt ketishini belgilang ("yuqoridan" belgilangan shartlar doirasida);
• kerakli resurslar roʻyxatini tuzing;
• texnik hujjatlarni muvofiqlashtirish va tasdiqlashda ishtirok etish;
• loyiha taraqqiyoti va oraliq natijalarni tahlil qilish;
• menejerga taraqqiyot hisobotini taqdim eting.

Jamoada bunday odamlar bir nechta bo'lishi mumkin. Bundan tashqari, bu rol boshqalar bilan birlashtirilishi mumkin. Eng keng tarqalgan kombinatsiya - Hisobga olinadigan + Mas'uliyatli ("mas'uliyatli + ijrochi" deb tarjima qilingan).

A - javobgar

"Hisobdor" yoki "mas'ul" loyihaning asosiy menejeri. Aynan u topshiriqlarning o'z vaqtida, talab darajasida va ajratilgan byudjet doirasida bajarilishini ta'minlash uchun javobgardir. Shuningdek, A:

• ijrochilar va loyiha boshqaruvi jamoasini tanlaydi;
• barcha ishtirokchilarga topshiriqlar beradi;
• ishning borishini nazorat qiladi;
• resurslarni ijrochilar oʻrtasida taqsimlaydi;
• resurslardan foydalanish yozuvlarini yuritadi vakuratorga qo'shimcha mablag' ajratish zarurligini ham oqlaydi;
• boshqa jamoa aʼzolarining gʻoyalari va takliflarini koʻrib chiqadi va ularni maʼqullashi yoki rad etishi mumkin.

Odatda loyiha menejeri mijoz yoki yuqori rahbariyat va jamoa oʻrtasidagi “bogʻlovchi” vazifasini bajaradi.

C - Maslahatlangan

RACI matritsasidagi uchinchi rol bu "maslahatchi" (ba'zan "yordamchi" deb ham ataladi). Menejer bilan birga u loyihalarni boshqarishda ishtirok etadi, lekin birinchi navbatda strategik masalalar bilan shug'ullanadi:

• ish koʻlami va vaqtidagi har qanday oʻzgarishlarni tasdiqlaydi;
• loyihani amalga oshirish uchun zarur resurslarni ajratadi;
• kerak boʻlsa, mijoz bilan byudjetni oshirish zarurati toʻgʻrisida kelishib oling;
• menejerdan taraqqiyot hisobotlarini oladi;
• kutilmagan vaziyatlarda, loyihani amalga oshirish vaqti va narxiga taʼsir qilishi mumkin boʻlgan jiddiy oʻzgarishlar yuz berganda qaror qabul qiladi.

Maslahatchilar roli odatda yuqori darajali menejerlarga yuklanadi. Aynan ular global maqsadlarni belgilaydilar, keyin esa jamoa a'zolari o'rtasida vazifalarni taqsimlovchi loyiha menejerini tayinlaydilar.

Men - Axborotlandim

Ro'yxatdagi rollarga qo'shimcha ravishda RACI matritsasida "xabardor" ("kuzatuvchi") ko'rsatilgan. U administrator funktsiyalarini bajaradi va asosan hujjat aylanishini tashkil etish bilan shug'ullanadi. Kuzatuvchi loyiha menejeriga hisobot beradi, ammo farqli o'laroqboshqa ishtirokchilar uning natijalari uchun javobgar emaslar. Buning o'rniga u:

• loyiha, resurslar va rejalar boʻyicha barcha maʼlumotlarni toʻplaydi va tartibga soladi;
• majlislar daqiqalarini oladi;
• loyiha ishtirokchilaridan hujjatlarni qabul qiladi va keyin ularni tegishli tuzilmalarga oʻtkazadi;
• hisobotlarni topshirish muddatlari va toʻgʻri toʻldirilganligini nazorat qiladi.

Kuzatuvchi bilan muloqot asosan bir tomonlama ekanligini unutmang. Uning asosiy vazifasi menejerni byurokratik tartib-qoidalarga vaqt sarflash zaruratidan xalos qilish va unga “yukni tushirish”dir.

Misol yordamida RACI matritsasi qurishni oʻrganish

Keling, masalaning amaliy tomoni haqida gapiraylik. Vakolat va majburiyatlarni taqsimlash diagrammasi qanday tuziladi?

1. Roʻyxat tuzilmoqda

Avvalo, bajarilishi kerak boʻlgan hamma narsani yozib olishingiz kerak. Tafsilotlar darajasi aniq loyihaga bog'liq. Ba'zan boshqarish va boshqarish qulayligi uchun bir nechta matritsalar ishlab chiqiladi. Birinchidan, ishning asosiy bloklarini sanab o'ting va keyin har birini alohida funktsiyalar va vazifalarga ajrating. Ishlar ro'yxati jadvalda vertikal ravishda ko'rsatilgan.

Qadamlar
Maslahat shartlari
Prototip
Dizayn
Dastur kodi
Sinov hisoboti
Veb-sayt taqdimoti

2. Jamoa aʼzolarini tanlash

Bu erda siz savolga javob berishingiz kerak: "Ushbu loyihada kim ishtirok etadi?". Gorizontal ravishda, rejalashtirishdan tortib natijalarni taqdim etish va hisobot taqdim etishgacha bo'lgan barcha bosqichlarda amalga oshirishda ishtirok etadigan barcha xodimlar va / yoki bo'limlarni ro'yxatga olish kerak.

Qadamlar	tahlilchi	Dizayner	Sys. arxitektor	Dasturchi	Tester	Sys. admin	Loyiha menejeri
Maslahat shartlari
Prototip
Dizayn
Dastur kodi
Sinov hisoboti
Veb-sayt taqdimoti

3. Jadvalni toʻldirish

Keyinkeyin siz funksiyalarni tarqatishni boshlashingiz mumkin. Buning uchun ishning har bir bosqichi va jamoalarda ishlash qanday ishlashi haqida aniq tushunchaga ega bo‘lishingiz kerak.

Bizning misolimizni asos qilib olaylik va "Dizayn" bosqichida to'xtalib o'tamiz. Bunday holda, R - ijrochi - faqat bitta. Ish jarayonida u saytning oldindan tayyorlangan prototipiga e'tibor qaratadi. Shuning uchun, uni ishlab chiqqan tizim me'mori, bu bosqichda, maslahatchi C. Shuningdek, tahlilchi va ishlab chiquvchi o'z istaklarini bildirishi mumkin. Tayyor dizayn loyiha menejeri (A) bilan tasdiqlanadi. Ammo testerlar va tizim ma'muri bu bosqichda hech qanday qaror qabul qilmaydi, faqat ish qanday ketayotgani haqida ma'lumot oladi va shuning uchun ularga xabardor roli beriladi - I.

Qadamlar	tahlilchi	Dizayner	Sys. arxitektor	Dasturchi	Tester	Sys. admin	Loyiha menejeri
Maslahat shartlari	R	men	C	C	men	C	A
Prototip	C	men	R	C	men	men	A
Dizayn	C	R	C	C	men	men	A
Dastur kodi	C	men	C	AR	men	men	men
Sinov hisoboti	C	C	C	C	AR	men	men
Veb-sayt taqdimoti	C	men	C	C	men	AR	men

Model variantlari

Koʻp hollarda siz standart matritsa bilan oʻtishingiz mumkin. Biroq, murakkabroq loyihalar ustida ishlayotganda, ba'zida qo'shimcha rollarga ehtiyoj bor. Shu sababli, so'nggi yillarda mas'uliyat diagrammasining 2 ta kengaytirilgan versiyasi paydo bo'ldi.

RACI-VS

Bu yerda standart rollarga yana ikkita rol qoʻshildi:

• Tasdiqlaydi (V) - muayyan vazifani bajarish natijasi tasdiqlangan mezonlarga mos kelishini tekshiradigan xodim yoki maxsus guruh.
• Signs off (S) mijoz bilan loyihani yetkazib berishni muvofiqlashtiradi, taqdimot oʻtkazadi va hisobotlarni taqdim etadi. Odatda bu vazifani Hisobdor bajaradi, lekin RACI-VS buning uchun alohida mutaxassisni yollaydi.

Boshqaruv nazorati va mijoz bilan yaqinroq aloqaga ega boʻlgan ushbu model oʻnlab (hatto yuzlab) odamlar ishtirokidagi texnik jihatdan murakkab yoki yirik loyihalar uchun ideal.

RASCI

Ushbu variantda matritsada bitta yangi rol paydo boʻladi - Qoʻllab-quvvatlovchi (S). Uning asosiy vazifalari loyihani qoʻshimcha resurslar bilan taʼminlash, yaʼni menejer va ijrochilarni qoʻllab-quvvatlashdir.

Rollarning mukammal muvozanati

RACI matritsasi nafaqat muammo yuzaga kelganda kimni "bostirish" kerakligini bilish uchun tuzilgan. Hatto rejalashtirish bosqichida ham ushbu jadvaldan foydalanib, siz ko'rishingiz mumkinish jarayonini tashkil etishdagi zaifliklar.

Vertikal tahlil loyiha ishtirokchilarining har birining mas'uliyati va vakolatlarini ko'rish, ish yuki darajasini ob'ektiv baholash imkonini beradi:

• ko'p R - katta ehtimol bilan odam bir nechta vazifalar o'rtasida yirtilgan bo'lishi kerak, bu ish tezligi va natijalariga salbiy ta'sir qiladi;
• ko'p A - xodim hamma uchun "bo'yniga tushadi"; mas'uliyatni tengroq taqsimlash tavsiya etiladi;
• R va A katakchalari yo'q - bu pozitsiyaning maqsadga muvofiqligi haqida o'ylash uchun sabab (aslida siz hech narsa qilmaydigan mutaxassisga pul to'laysiz);
• bo'sh katakchalar yo'q - yana ortiqcha yuklanish muammosi, hamma ham bir vaqtning o'zida juda ko'p vazifalarni bajara olmaydi.

Gorizontal tahlil, o'z navbatida, har bir bosqichda ishni tashkil etish sifatini ko'rsatadi. Bu erda ham ko'pincha muammolar paydo bo'ladi:

• koʻp R - ehtimol funksiyalarning takrorlanishi bor va jamoa aʼzolaridan biri keraksiz ishlarni qilyapti;
• ko'p A - loyihalarni yetkazib berishda mas'uliyatning "xiralashishi" va chalkashlik mavjud;
• koʻp C - munozaralar ish jarayonini sezilarli darajada sekinlashtiradi (har kim oʻz tahrir va izohlarini kiritguncha kutishingiz, murosaga kelishingiz va h.k.);
• yoʻq men – bir vazifa ustida juda koʻp ijrochilar ishlayotgani haqida signal boʻlishi mumkin, bu ham loyihani sekinlashtiradi.

RACI yordamida menejer ortiqcha yoki kam band boʻlgan ishchilarni, foydasiz ishlarni va hech kim javobgar boʻlmagan ish sohalarini tezda aniqlay oladi. Yaxshi ishlab chiqilgan matritsa loyihalarni amalga oshirishni tashkil etish va nazorat qilish sifatini sezilarli darajada yaxshilaydi, shuningdek, ijrochilar o'rtasidagi nizolar sonini kamaytiradi ("Men buni umuman qilmayman …", "U qilish kerak edi" bu …" va hokazo).

Foydali maslahatlar

RACI matritsasi oʻz vazifalarini bajarishi va kompaniyada samarali biznes uzluksizligini taʼminlashi uchun bir nechta muhim narsalarni yodda tutish kerak.

1. Jadvalni toʻldirishda xodimlarning malakasini hisobga oling. Demak, buxg alter hech bo'lmaganda bu sohani tushunmagani uchun saytni joylashtirish bosqichida maslahatchi (C) etib tayinlanmasligi kerak.
2. Har bir lotda faqat bitta Hisobdor (A) boʻlishi kerak. Agar bir nechta bo'lsa, shartlarni ko'rsating. Masalan, A1 saytning ish stoli versiyasini, A2 esa mobil versiyasini sinovdan o‘tkazish uchun javobgardir.
3. Har qanday vazifada Mas'uliyatli va Mas'uliyatli bo'lishi kerak (tarjimada - "Ma'suliyatli" va "Ijrochi").
4. Har bir vazifani iloji boricha aniq shakllantirishga harakat qiling. Fe'llardan foydalaning - "nashr qilish", "tayyorlash", "yozish", "tekshirish", "yangilash". saytni yuklash tezligi 0,8 soniyadan oshmaydi".
5. Harakatlar muayyan xodimga emas, balki umuman lavozimga taalluqli boʻlishi kerak.
6. Tahlil asosida RACI matritsasini jamoada tuzish yaxshidirhaqiqiy ish sharoitlari. Har bir ishtirokchi o'z roli va oldida turgan vazifalarni bilishi muhim.