Tashkilot ishlari nomenklaturasi: namunani to'ldirish. Tashkilot ishlari nomenklaturasi qanday tuziladi?

2024 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 10:44

Har bir tashkilot ish jarayonida katta hujjat aylanishiga duch keladi. Shartnomalar, nizom, buxg alteriya hisobi, ichki hujjatlar… Ulardan ba'zilari korxonada mavjud bo'lgan butun muddat davomida saqlanishi kerak, ammo sertifikatlarning ko'pchiligi amal qilish muddati tugagandan so'ng yo'q qilinishi mumkin. Yig'ilgan hujjatlarni tez tushuna olish uchun tashkilot ishlarining nomenklaturasi tuziladi. Ushbu hujjatning namunalari va uni tuzish algoritmi quyida muhokama qilinadi.

Maqsad

Har bir tashkilotda yuzlab hujjatlar yaratiladi. Har kuni ular to'planadi, ishchilar asta-sekin bir-birini almashtiradilar. Bir nuqtada, ikki yil oldingi buyurtmani topish qiyin bo'ladi. Bunday holatlarning oldini olish uchun ishlarning nomenklaturasi tuziladi.

Tanrif

Ish bu biriga tegishli hujjatdirmasala, faoliyat sohasi. Ishlar nomenklaturasi - ochilgan ishlar ro'yxati, ularni saqlash muddatlari ko'rsatilgan ro'yxat. Uning yordami bilan siz ish jarayonini to'g'ri tashkil qilishingiz mumkin. Quyida namunasi ko'rib chiqiladigan tijorat tashkilotining ish nomenklaturasi quyidagi maqsadlarda tuzilgan:

• hujjatlarni guruhlashni tizimlashtirish, bu ularning tezkor izlanishi va xavfsizligini ta'minlaydi;
• ishlar tasnifiga koʻra roʻyxatga olish raqamini belgilash;
• doimiy, uzoq muddatli va shaxsiy saqlash uchun hujjatlar ro'yxatini tuzish (shu jumladan yo'q qilish aktlari).

Arxivlash va yoʻq qilish uchun hujjatlarni tanlashda ishlar nomenklaturasidan foydalaniladi. Ushbu ko'p funktsiyali ma'lumotnoma ofis ishlarini soddalashtirish uchun har bir tashkilotga kerak. Bunday holda, tashkilotning mulk shakli muhim emas. Agar tibbiy tashkilot ishlarining namunaviy nomenklaturasini nizom va qarorlarda topish mumkin bo'lsa, u holda xususiy tashkilotning ochilgan ishlarining tahlili mustaqil ravishda tuzilishi kerak.

Majburiymi yoki majburiymi?

Ushbu roʻyxatni tuzish “Arxiv ishi qoidalari”da nazarda tutilgan. Arxivni alohida xizmat sifatida yaratadigan tashkilotlar uchun majburiydir. Bu roʻyxatga davlat va munitsipal muassasalardan tashqari notarial idoralar kabi baʼzi tijorat tuzilmalari ham kiradi.

Boshqa barcha muassasalar hujjatlar bilan ishlashni tizimlashtirish uchun ishlar nomenklaturasini yaratishlari kerak, chunki barcha shakldagi korxonalarmulk arxiv ma'lumotlarining saqlanishini ta'minlashi shart. Bu 125-sonli Federal qonun bilan nazarda tutilgan. Batafsil qilinadigan ishlar roʻyxati kalendar yilining toʻrtinchi choragida boshlanishi yoki yangilanishi kerak.

Tuzilishi

Ishlar nomenklaturasida bosma nashrlar bundan mustasno, barcha qoʻyilgan ishlar boʻlishi kerak: xodimlarning bayonotlari, mehnat guvohnomalari, jurnallar, buxg alteriya daftarlari, tarkibiy boʻlinmalarning barcha hujjatlari, tarkibiy boʻlinmalarning yozishmalari va boshqalar. Cheklangan kirish hujjatlari. "Majburiy" sarlavhasini o'z ichiga olishi kerak. Ma'lumotnomada vaqtinchalik komissiyalar, bo'linmalar fayllari bo'lishi kerak. Lekin, masalan, kasaba uyushmasi mustaqil tashkilotdir. Uning xodimlari ma'lumotnomani shakllantirish bilan mustaqil shug'ullanadilar. Arxivda, shuningdek, huquqiy vorisi mavjud tashkilot bo'lgan tugatilayotgan korxonalarning ko'rib chiqilayotgan ishlarining nomlari ham bo'lishi kerak.

Siz quyida tashkilot ishlari nomenklaturasini toʻldirish namunasini koʻrishingiz mumkin.

Bugungi kunda koʻpgina korxonalar hujjatlarni elektron shaklda yuritmoqda. Ba'zi hisobotlar qog'oz shaklida ham chop etilmaydi. Har bir bo'limning oxirida elektron shaklda qanday yozuvlar saqlanganligini sanab o'ting, fayllar sonini va kerakli qidiruv kalit so'zlarini ko'rsating. Ba'zi muassasalar tijorat tashkiloti uchun ishlarning alohida elektron nomenklaturasini yaratadilar. Namuna va uni toʻldirish algoritmi qabul qilingan standartlarga toʻliq mos kelishi kerak.

Qaerdan boshlash kerak?

Yirik muassasalarda ma'lumotnomani tuzish uchun javobgarlik hujjatlar xizmatiga yuklanadi(kotibiyat, idora), kichiklarida esa - kotib, boshqa tayinlangan shaxs. Tijorat tashkilotlarida bu funktsiyani hujjatlarning aksariyati yaratilgan kadrlar bo'limi amalga oshiradi. Ma'lumotlar barcha tarkibiy bo'linmalardan kelishi kerakligi sababli, tashkilotdagi ishlar nomenklaturasi bo'yicha buyruqni ishlab chiqishdan boshlash maqsadga muvofiqdir. Quyida eʼtiboringizga shunday buyurtma namunasi taqdim etiladi.

ABC MChJ

20.11.2017 Moskva

Hujjatlarni tizimlashtirish, saqlash va hisobga olish maqsadida

Buyurtma:

• 2018-01-01 dan Kompaniya ish hujjatlari nomenklaturasi tasdiqlansin va muomalaga kiritilsin.
• Tuzilmaviy boʻlinmalar rahbarlari tomonidan tasdiqlangan shaklda ishlarning shakllanishini taʼminlash.
• Kotibni ish uchun ma'lumotnomadan ko'chirmaning tarkibiy bo'linmalariga yuboring.

Bosh direktor Ivanov N. A.

Faoliyatning ayrim yoʻnalishlari boʻyicha muassasalar uchun vazirlik tomonidan tashkilotlar ishlari nomenklaturasi namunalari ishlab chiqilgan. Ushbu nuance katalogni shakllantirishdan oldin aniqlanishi kerak. Namunaviy nomenklaturalar tashkilot ishlarining berilgan namunaviy nomenklaturasiga qat'iy muvofiq ravishda to'ldirilishi kerak. Boshqa muassasalar ushbu qoʻllanmalardan individual hujjat tuzish uchun foydalanishi mumkin.

Tasdiqlovchi hujjatlar

Ma'lumotnoma shaklini ishlab chiqishda tijorat tashkilotlari quyidagilarga e'tibor qaratishlari kerak:

• "Arxiv qoidalari" (Federal arxivning 06.02.02 yildagi qarori);
• “Ish yuritish qoidalarini tasdiqlash toʻgʻrisida” 2009-yil 15-06-sonli 477-son Farmonining 5-boʻlimi.
• Ofis ishi boʻyicha koʻrsatmalar.
• Arxiv hujjatlari roʻyxati.

Shuningdek, siz shtat jadvalini, nizomni, mahalliy aktlarni, bo'linmalar to'g'risidagi nizomlarni, qoidalarni, standartlarni, ko'rsatmalarni, ishlarning inventarlarini o'rganishingiz kerak. Ular tegishli hujjatlarga havolalarni o'z ichiga oladi. Dastlab, umumiy ma'lumotnomani shakllantirish uchun bo'linmalar bo'yicha tashkilot ishlari nomenklaturasining namunalari tuziladi. Ba'zan tizimli emas, balki funktsional printsip qo'llaniladi. Ya'ni, taqsimlash bo'limlar bo'yicha emas, balki funktsiyalar bo'yicha amalga oshiriladi.

Tashkilot ishlarining namunaviy nomenklaturasi qanday tuziladi?

Ma'lumotnomalar shakli "Arxiv ishi qoidalari"ga 8-ilovada ko'rsatilgan. Ma'lumotnomalar tashkilot blankida tuziladi. Hisobotning asosiy qismi jadval shaklida taqdim etilgan va 5 ta ustundan iborat:

• xolat indeksi;
• sarlavha (jildlar, qismlar);
• raqam (jildlar, qismlar);
• yaroqlilik muddati, roʻyxatdagi maqola raqami;
• eslatma.

Indeks

Indeks - bu korxona ichidagi tarkibiy bo'linmaning raqamli belgisi. Masalan: 04-06, bu erda 04 - kadrlar bo'limining tartib raqami, 06 - ishning tartib raqami. Indeks uchta juft raqamlardan iborat bo'lishi mumkin, masalan: 04-03-08, bu erda 04 - moliyaviy-iqtisodiy bo'limning kodi, 03 - buxg alteriya bo'limining belgisi, 08 - ish raqami. Indeks raqamli, alifbo yoki aralash bo'lishi mumkin.

Sarlavhalar

Sarlavhalar hujjatlarning ahamiyatiga qarab taqsimlanadi. Birinchidan, tashkiliyma'muriy hujjatlar (yuqori bo'linmalardan boshlab va tarkibiy bo'linmalarga o'tish). Keyin tashkilotning o'zi tomonidan ishlab chiqilgan qoidalar va qoidalar ro'yxatga olinadi. Keyinchalik, rejalar va hisobotlar (yillik, choraklik, oylik) hisobga olinadi. Ma'muriy hujjatlar loyihalari asosiy hujjatlardan keyin joylashtiriladi. Bir xil turdagi holatlar (masalan, xodimlarning shaxsiy kartalari) alifbo tartibida to'ldiriladi.

Sarlavha hujjat mazmunini umumlashtirishi kerak. “Turli xil”, “xat yozishmalar”, “kirish/chiqish hujjatlari” kabi umumiy iboralardan foydalanishga yo‘l qo‘yilmaydi. Ish sarlavhasida quyidagi elementlar mavjud:

• hujjatning nomi yoki agar hujjat katta hajmli boʻlsa, topshirilayotgan ish turi;
• hujjat muallifi (tashkilot yoki boʻlim nomi);
• adresat (xujjatlar kimdan olinadi yoki hujjatlar kimga yuboriladi);
• xulosa/mohiyat (masalan, "Sertifikatlash savollari");
• hudud nomi;
• sana/davr;
• faylda asl nusxalari emas, boshqa hujjatlarning nusxalari boʻlsa, belgilang.

Har bir ishning hajmi 250 varaqdan oshmasligi kerak. Agar ish hajmli bo'ladi deb taxmin qilinsa, u qismlarga va hajmlarga bo'linadi. Kalendar yili oxiridagi uchinchi ustunda haqiqatda ochilgan ishlar soni ko'rsatilgan.

Toʻrtinchi ustunda Qoidalarga muvofiq hujjatlarni saqlash muddatlari koʻrsatilgan. Ular ham davlat, ham tijorat tashkilotlari tomonidan kuzatilishi kerak. Agar hujjat Qoidalarda bo'lmasa, unda uning muddatisaqlash ro'yxati asosida belgilanishi kerak. Saqlash muddatini ortga hisoblash u tashkil etilganidan keyin keyingi yilning 1 yanvaridan boshlanadi. Agar sertifikat 2016-yilda berilgan boʻlsa, ortga hisoblash 01.01.2017 dan boshlanishi kerak.

Roʻyxat yangilanmoqda

Har yili fayllar arxivga oʻtkazilganda batafsil roʻyxat taqdim etiladi. Xavfsizlik tashkilotlari bo'limi uchun ishlarning yangilangan namunaviy nomenklaturasi quyidagicha ko'rinadi:

Yil davomida barcha hujjatlar tasdiqlangan shakl bo'yicha guruhlangan. Agar siz ilgari foydalanilmagan hisobotni qo'shishingiz kerak bo'lsa, yangi sarlavha yaratiladi. Va jarayon yuqorida tavsiflangan algoritmga muvofiq takrorlanadi.