Telefon orqali biznes aloqasi: umumiy qoidalar va misollar

2024 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 10:44

Biznes sohasi odamlar o'rtasidagi faol muloqotni o'z ichiga oladi: xodimlar, hamkasblar, hamkorlar, mijozlar va potentsial mijozlar. Muhim masalalarni shaxsan muhokama qilishning iloji bo'lmasa yoki zarurat bo'lmasa, ular odatda ilmiy-texnikaviy taraqqiyot mahsulotlaridan foydalanishga murojaat qilishadi: elektron pochta, ijtimoiy tarmoqlar, korporativ chatlar, telefon.

Bugun biz telefon orqali biznes aloqalari haqida batafsil toʻxtalamiz.

Telefonning zamonaviy inson hayotidagi ahamiyati

Odamlar hayotida telefonning paydo boʻlishi bilan muloqot butunlay yangi bosqichga koʻtarildi. Agar ilgari suhbatlashish uchun uchrashish kerak bo'lsa, telefon apparati har qanday muhim masalalarni hal qilish yoki shunchaki suhbatlashish, ma'lum yoki hatto juda katta masofada bo'lish imkonini berdi. Albatta, bu birinchi foydalanuvchilar uchun qiziqish edi va O'rta asrlarning ko'plab aholisi, ehtimol, yonib ketgan bo'lar edi. Bunday narsa bo'lishi mumkinligini aytadigan odamning olovi.

Ammo vaqt toʻxtamaydi - telefonlar oʻzgara boshladi, telefon aloqalari yaxshilandi. Endi bizda smartfonlar va hatto aqlli soatlar ham bor, ular yordamida istalgan odam bilan bog'lanishingiz mumkin.

Afsuski, texnologik taraqqiyot taraqqiyot insoniy munosabatlarda sodir boʻlishini kafolatlamaydi. Biror kishi juda qimmat so'nggi smartfondan foydalangan holda kimdir bilan gaplashayotgani uning avtomatik ravishda yoqimli suhbatdoshga aylanishini anglatmaydi. Hamma narsa nutq madaniyati va suhbat davomida ishlatiladigan lug'at bilan hal qilinadi. Ayniqsa, biznes aloqalari haqida gap ketganda.

"Ishbilarmonlik aloqasi" nimani anglatadi?

Boshlash uchun u umuman biznes sohasi nima ekanligini ko'rsatadi. Bu, birinchi navbatda, biznes, tadbirkorlik sohasi.

Bundan tashqari, xizmatlar ko'rsatish, tovarlarni sotish, har qanday masala bo'yicha shartnoma tuzish (og'zaki yoki yozma - farqi yo'q) bilan bog'liq har qanday faoliyat biznes sohasi ta'rifiga kiradi.

Ishbilarmonlik muloqoti, telefonda gaplashish va pochta jo'natmalari endi alohida aloqaga ega, chunki odamlar maslahatchilar bilan shaxsan suhbatlashish uchun yo'lda vaqt o'tkazishdan ko'ra o'z savolini berish uchun qo'ng'iroq qilish yoki yozish osonroq.

Hozirgi biznes telefon holati

Internetning rivojlanishi, aloqa uchun koʻplab ilovalar va messenjerlarning paydo boʻlishi bilan telefon davri biznesda asta-sekin yoʻqola boshladi. Endi aloqa afzalroq.elektron pochta, korporativ chat (masalan, Bitrix tizimida - hozirda biznes uchun eng mashhurlaridan biri), ijtimoiy tarmoqlar orqali.

Mijozlar qoʻngʻiroq qilishlari uchun telefon hali ham tashkilotdagi eng keng tarqalgan kontakt boʻlib qolmoqda. Xodimlar o‘zaro ish masalalarini o‘zlariga mos tarzda hal qilishlari mumkin.

Kompaniya rahbariyati muloqotga oid oʻz qoidalarini oʻrnatishi mumkin. Albatta, siz "muloqot Bitrix tizimi orqali amalga oshiriladi", "vazifalar Google Docs yordamida topshiriladi", "agar intervyu muvaffaqiyatli bo'lsa, biz sizni umumiy chatga qo'shamiz" va hokazo kabi iboralarni ko'rgansiz. Balki bu qoidalar bir necha oylar yoki yillar davomida "hozirgina sodir bo'ldi" tamoyili bo'yicha o'rnatilgandir - birinchi xodimlar shu tarzda muloqot qilishni shunchaki qulay deb bilishgan, keyinchalik bu an'anaga aylangan.

Boshqacha aytganda, hech kim telefon aloqasidan bosh tortmaydi - boshqa aloqa vositalari paydo boʻlganiga qaramay, u bugungi kunda ham dolzarbdir. Shuning uchun telefon orqali ishbilarmonlik odob-axloq qoidalarini bilish juda muhim.

Telefon va jonli muloqot oʻrtasidagi farqlar

Shaxsiy uchrashuvda biz suhbatdoshning imo-ishoralari va mimikalarini ko'ramiz: bu u haqida va suhbatdagi taassurotni yaxshiroq, osonroq va tezroq shakllantirishga yordam beradi. Yig'ilishda muloqot, ayniqsa, agar odamlar biror narsa bo'yicha (tovar yetkazib berish, xizmatlar ko'rsatish, ishga olish yoki ishdan bo'shatish to'g'risida va hokazo) kelishib olsalar, vazifani osonlashtiradi.

Bundan tashqari, agar biror narsa kerak bo'lsatushuntiring yoki tasdiqlang, yuzma-yuz suhbatda biz telefonda gaplashganda ma'nosiz bo'lgan imo-ishoralardan foydalanishimiz mumkin. Yo'q, siz, albatta, mumkin, lekin suhbatdosh ko'rmaydi. Garchi bu shubhasiz afzalliklarga ega: siz xo'jayiningizga xohlagancha jazosiz yuzlanishingiz mumkin, asosiysi bu odat bo'lib qolmasligi uchun o'z vaqtida to'xtash.

Rasmiy aloqa tasnifi

Telefon orqali biznes aloqasi turlari:

• Mijozlar bilan gaplashmoqda.
• Hamkorlar bilan muzokaralar.
• Bo'ysunuvchilar bilan suhbat.
• Xodimlar bilan suhbat.
• Potentsial mijozlar bilan gaplashish.
• Shikoyatlarga javob berish, muammolarni hal qilish.

Telefon orqali ishbilarmonlik odob-axloqining xususiyatlari

Ma'lum bo'lishicha, agar siz telefonda tabassum bilan gaplashsangiz, suhbatdoshga ijobiy munosabat uzatiladi va his qilinadi. Qanday bo'lmasin, ish telefoni odobi o'zaro hurmatni talab qiladi. Agar tomonlardan biri biron sababga ko'ra o'zini juda to'g'ri tutmasa ham, odobli odam o'zini qo'pollik va oddiy qo'pollik darajasiga tushishiga yo'l qo'ymaydi.

Ko'pgina kompaniyalarda telefon orqali ishbilarmonlik aloqasi texnologiyasi mavjud: "skriptlar" deb ataladigan, turli vaziyatlarda mijozlar bilan qanday gaplashish haqida misollar. Agar hamkorlar yoki yetkazib beruvchilar bilan suhbat kutilsa, odatda bunday "skriptlar" mavjud emas.

Ish telefoni suhbati va norasmiy suhbat oʻrtasidagi farqlar

Norasmiy muloqot fikrlarni ifodalashning mutlaqo erkin shaklini nazarda tutadi. Ha,qoidalar bor (masalan, kech qo'ng'iroq qilmang va bandligi aniq bo'lgan odamni ko'p qo'ng'iroq qilib bezovta qilmang), odobli odamlar ularga amal qilishadi.

Telefon orqali ishbilarmonlik aloqasi xususiyatlarida qat'iyroq qoidalar mavjud. Biroq, amaliyot shuni ko'rsatadiki, ularga rioya qilish ish jarayoniga sezilarli ta'sir qiladi.

Qoidalar

Telefon biznesi etikasi umumiy qoidalarga rioya qilishni nazarda tutadi.

• Qo'pol bo'lmang. Bu umuman biznes sohasida qabul qilinishi mumkin emas: na shaxsan suhbatda, na yozishmalarda. O'zini noto'g'ri tutayotgan odam bilan gaplashayotgan bo'lsangiz ham, sizning vazifangiz imkon qadar xotirjam va xushmuomala bo'lishdir.
• Diksiya va nutq tezligini kuzatib boring. Siz o'zingiz va vakillik qilayotgan tashkilot haqida taassurot qoldirasiz. Agar siz yakka tartibdagi tadbirkor bo'lsangiz, sizning vazifangiz o'zgarishsiz qoladi - o'zingiz haqingizda ijobiy taassurot qoldirish. Telefonda gaplashganda, odamni hayratda qoldirishning faqat ikkita usuli bor: suhbat va siz taqdim etgan ma'lumot. Agar nutqingiz juda tez yoki sekin bo'lsa, diksiya tushunarsiz bo'lsa, parazit so'zlar ko'p bo'lsa, u holda chiziqning narigi tomonidagi odam sizni aniq nima haqida gapirayotganingizga qiziqmasligi ham mumkin, chunki ular sizni tushunmaydi. makkajo'xori.
• Qisqa va ixcham gapiring. Agar kerak bo'lsa, mijozni elektron pochtasiga batafsil yozma ma'lumot yuborishni taklif qiling.
• Suhbatni rasmiy saqlang. Telefonda ishbilarmonlik muloqot uslubi og'zaki iboralar, behayo so'zlardan foydalanishga ruxsat bermaydi.
• Suhbatdoshingiz tushunadigan tilda gapiring. Suhbatning ishbilarmonlik uslubi klerikalizm va o'ziga xos lug'atdan keng foydalanishni talab qilmaydi. Suhbatdoshingiz sizning faoliyatingiz terminologiyasida qobiliyatsizligini bilib, bunday iboralarni qo'llash, ochiqchasiga hurmatsizlik bilan tenglashtiriladi. Istisno: agar siz professional atamalarning o'ziga xos xususiyatlarini tushunishi kerak bo'lgan xodimni yollayotgan bo'lsangiz.
• Oʻzingizni tanishtirishga ishonch hosil qiling. Kompaniyani va ixtiyoriy ravishda ismingiz va lavozimingizni nomlang. Bu o'zingizga ham, qo'ng'iroq qilayotgan odamga ham vaqtni tejashga yordam beradi, chunki "u yetib keldimi" yoki siz bilan qanday bog'lanishni bilishingiz shart emas. Bundan tashqari, u birinchi soniyalardanoq sizga va kompaniyaga hurmatni shakllantiradi. Amaliyot shuni ko'rsatadiki, muloyim salomlashishdan keyin qo'ng'iroq qiluvchilar ham xushmuomala bo'lib, madaniy muloqotga moyil bo'lishadi.
• Telefonga birinchi soniyada javob berishga shoshilmang. Bir yoki ikki soniya muammo tug'dirmaydi va shu vaqt ichida qo'ng'iroqqa xotirjam javob berish uchun qilayotgan ishlaringizni bir chetga surib qo'yishingiz mumkin.
• Telefonni koʻtarguncha koʻp kutmang. Agar to'rt yoki undan ortiq telefon jiringlashiga to'g'ri keladigan vaqt o'tsa, bu axloqiy emas. Javob berish uchun optimal vaqt uchinchi jiringlash atrofida.
• Agar siz biznes maqsadida qoʻngʻiroq qilayotgan boʻlsangiz, “Mariya sizni bezovta qilmoqda” kabi iboralardan saqlaning. Birinchi soniyalardan boshlab, bu sizni bezovta qiluvchi, ishonchsiz odam sifatida ongsiz (va ba'zan ongli) taassurotni shakllantiradi. O'zingizni tanishtirsangiz yaxshi bo'ladi: "Salom, mening ismim Mariya, qo'ng'iroq qilyapmansavol…".
• Qoʻngʻiroq qilayotganda suhbatdoshingiz gaplashishga vaqtlari bor-yoʻqligini tekshiring.
• Agar siz hamkasbingiz bilan suhbatdoshingiz, biror joyni tark etish masalasida biror narsani aniqlashtirishingiz kerak boʻlsa, “Ushlab turish” funksiyasidan foydalanish tavsiya etiladi. Shu tariqa odam o‘zining navbatda turganini bilib oladi va hamkasbingiz bilan suhbatingizni yoki printer ovozini tinglamaydi.

Toʻgʻri telefon suhbatlariga misollar

Telefonda ishbilarmonlik muloqoti: suhbatni toʻgʻri va notoʻgʻri qurish misollari.

Noshirga qoʻngʻiroq qiling.

Menejer:

- Salom, "Biz sizni nashr qilamiz" nashriyoti, menejer Olga. Sizga qanday yordam bera olaman?

Mijoz:

- Xayrli kun, xizmatlaringiz haqida soʻramoqchiman.

Menejer:

- Sizni qaysi xizmatlar qiziqtirayotganini ko'rsating? Biz kitob nashr etish va targ‘ibot qilish, qo‘lyozmalarni tuzatish va tahrirlash, maket, muqova dizayni, tiraj va reklama nashrlarini taklif etamiz.

Mijoz:

- Men kitoblar va flayerlarni chop qilmoqchiman.

Menejer:

- Biz 10 donadan kitob nusxalarini va 100 donadan varaqalar to'plamini chop etamiz. Agar kitob bizning mutaxassislarimiz tomonidan tayyorlangan bo'lsa, chop etish uchun chegirma taqdim etiladi.

Huquqiy idoraga qoʻngʻiroq qiling.

Kotiba:

- Xayrli kun advokatlar kompaniya.

Mijoz:

- Sizning xodimingiz men uchun yomon shartnoma tuzdi! Unda menga kerak bo'lgan barcha narsalar yo'q! IAgar pulimni qaytarmasangiz, shikoyat qilaman!

Kotiba:

- Xafagarligingizni tushunaman. Iltimos, tinchlanaylik va buni tushunishga harakat qilaylik. Shartnoma nusxasi bilan ofisga bora olasizmi?

Kotiba:

- Xayrli kun, Aurora kompaniyasi, mening ismim Igor.

Yetkazib beruvchi:

- Salom, menga sizning xo'jayiningiz Viktor Sergeevich kerak.

Kotiba:

- Iltimos, kim bilan gaplashayotganimni ayting? Sizni qanday tanishtirish kerak?

Yetkazib beruvchi:

- Men Maksman, ofisingizga sovutgich yetkazib beraman.

Kotiba:

- Tushundim. Afsuski, Viktor Sergeyevich hozir ofisda emas, u ikki soatdan keyin qaytadi. Iltimos, soat 17:00 atrofida qayta qo'ng'iroq qiling.

Yetkazib beruvchi:

- Yaxshi, rahmat.

Noto'g'ri ish telefon suhbatlariga misollar

Noshirga qoʻngʻiroq qiling.

Menejer:

- Ha?

Mijoz:

- Salom, men kitoblar va flayerlarni chop qilmoqchiman.

Menejer:

- Biz chop qilamizmi?

Mijoz:

- Balki. Shartlaringiz va narxlaringiz haqida bizga xabar bera olasizmi?

Menejer:

- Hammasi veb-saytda yozilgan.

Mijoz:

- Narxlar va minimal miqdor yoʻq.

Menejer:

- Ha? Xo'sh, bizning ofisimizga keling.

Mijoz: Nega?

Menejer:

- Xo'sh, varaqalar chop etiladi! Uni chop eting va qancha turadiganini bilib oling.

Mijozda bundan qanday taassurot qoladi deb oʻylaysizsuhbat?

Huquqiy idoraga qoʻngʻiroq qiling.

Kotiba:

- Salom.

Mijoz:

- Shikoyat qilaman, siz menga yomon shartnoma tuzdingiz!

Kotiba:

- Men siz uchun shartnoma tuzdimmi?

Mijoz:

- Sizning xo'jayiningiz qayerda?

Kotiba:

- band! (go'ngni qo'yadi)

Kotiba:

- Ha?

Yetkazib beruvchi:

- Salom, menga sizning xo'jayiningiz Viktor Sergeevich kerak.

Kotiba:

- U ketdi.

Yetkazib beruvchi:

- Qachon boʻladi?

Kotiba:

- Ikki soat.

Yetkazib beruvchi:

- Demak, 14:00 allaqachon bir soat oldin edi.

Kotiba:

- Ikki soatdan keyin keladi!

Telefondagi ish suhbati va Skype, Viber va messenjerlardagi suhbat oʻrtasidagi farqlar

Telefonda muloqot faqat ovoz yordamida amalga oshiriladi.

Ba'zi ilovalar suhbatdoshlar bir-birlarini faol va ulangan kamera bilan ko'rishlari mumkin bo'lganda video qo'ng'iroqlarni amalga oshirish imkonini beradi.

Messengerlar faqat yozishmalarni oʻz ichiga oladi.

Xulosa

Telefonda ishbilarmonlik muloqoti madaniyatini tushunish bir qarashda ko'rinadigan darajada qiyin emas. Siz kompaniyaning yuzi ekanligingizni tushunish kifoya va suhbatdoshda qanday taassurot qolishi sizga bog'liq.