Elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS): bu nima, xususiyatlar va tavsiyalar

2024 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 10:44

Bir necha yil oldin elektron hujjat aylanish tizimlari yorqin kelajak haqida gapirilgan edi. Bugungi kunda ular xususiy va davlat korxonalarida faol foydalanilmoqda. Ammo eng muhimi, EDMSga bo'lgan talab doimiy ravishda o'sib bormoqda. Elektron hujjat aylanish tizimi nima va u qanday ishlaydi, keling, Rossiya Federatsiyasida ishlaydigan tizimlar misolini ko'rib chiqaylik.

Fon

EDMS dasturi qanday ishlashini yaxshiroq tushunish uchun asosiy tushunchalar va vazifalarni ko'rib chiqish kerak. Muayyan tizimni tanlashni belgilaydigan asosiy omillar.

Agar tashkilot norasmiy boshqaruv sharoitida ishlay olsa, unda hujjat aylanishiga ehtiyoj qolmaydi. Biznes jarayonlarining paydo bo'lishi bilan mexanizmni tartibli hujjatlar yordamida boshqarish zarurati paydo bo'ldi. Agar qog'ozlar bilan o'z vaqtida shug'ullanmasangiz, ular to'plana boshlaydi va yo'qoladi.

Maxsus fayllarni saqlash sxemasi qog'oz muhitga muqobil sifatida ishlatiladiserverda. Lekin u ham uzoq vaqt ishlamaydi. Kompaniya hajmi oshgani sayin ma'lumotlarni saqlash va sinxronlashtirishga bo'lgan ehtiyoj ortib bormoqda.

Dilemma bor: ma'lumotni saqlash uchun eski qog'oz yoki EDMS dan foydalanish kerakmi? Elektron tizim tufayli nima muhim ahamiyatga ega? Tashkilot samaradorligini oshiring.

Iqtisodiy samara

Mehnat samaradorligini ikki yo'l bilan oshirish mumkin: xarajatlarni kamaytirish yoki natijalarni oshirish. Hujjatlar EDMS bir vaqtning o'zida ikkita maqsadga erishishga imkon beradi. Ya'ni, tizimning joriy etilishi tashkilotga kamroq mablag' sarflash, lekin ko'proq daromad olish imkonini beradi.

Qogʻoz narxini kamaytirish, vaqtni behuda sarflash, aloqani tezlashtirish, kompaniya madaniyatini oʻzgartirish orqali xarajatlarni kamaytirish.

EDMS dasturining samaradorligini baholash uchun siz hujjatlarni rasmiylashtirishga sarflangan vaqtni hisoblashingiz kerak. Kons alting kompaniyalari hisob-kitoblariga ko'ra, bunday operatsiyalar ish vaqtining 20% ni tashkil qiladi. Rossiya byurokratiyasi tizimida bu ko'proq vaqtni oladi - vaqtning 60%. EDMS joriy etilishi bu xarajatlarni kamida 10 barobarga kamaytiradi.

Ofis ishi va hujjat aylanishi

Ikki atama oʻzaro bogʻliq. Ish yuritish - bu hujjatlar bilan ishlash uchun rasmiy qoidalar to'plamini bildiruvchi atama. Ba'zi EDMS tizimlari ofis ishi qoidalariga muvofiq sozlanishi mumkin, ammo ular asosida ofis ishi allaqachon shakllangan tizimlar ham mavjud.

Hujjat EDMSda axborotni saqlash birligidir. Hujjatlar aylanishi dan shakllanaditurli manbalar: boshqa tizimlar, ilovalar, elektron pochta, lekin birinchi navbatda - skanerlangan qog'oz muhitidan. Shuning uchun skanerlar va boshqa jihozlar EDMSning ajralmas qismi hisoblanadi. Tizim barcha hujjatlarni saqlaydi, ularning tarixini saqlaydi, tashkilot boʻylab harakatlanishini taʼminlaydi va ular bilan biznes jarayonlarini amalga oshiradi.

Bunday ma'lumotlar bazasida SEDning qarori, ko'rsatmasi va buyrug'i mavjud. Ular orqali tashkilot boshqariladi. Har qanday hujjat "yordam" bilan ta'minlanadi. Shakldagi maydonlar to'plami hujjat turiga bog'liq. Ma'lumotlar tizimda bunday kartaning har bir maydonining ma'lumotlar bazasi ko'rinishida saqlanadi.

EDMS funksiyalari va vazifalari

Hujjatlarni boshqarish dasturi quyidagi vazifalarni hal qilish uchun moʻljallangan:

• hujjatlar bilan ishlashni tizimlashtirish.
• hujjatlarni shablonlarga muvofiq yaratish, ularni roʻyxatga olish;
• buxg alteriya hisobini avtomatlashtirish;
• hujjat tasnifi.

Keling, SED funksiyalarini batafsil koʻrib chiqamiz. Ish jarayoni dasturi quyidagilar uchun ishlatiladi:

• kartalar yaratilmoqda.
• hujjat matnini shakllantirish;
• ma'lumotlarni pdf yoki ms word sifatida saqlash;
• foydalanuvchiga kirish huquqlarini boshqarish;
• marshrutlar yaratish;
• hujjat oqimini boshqarish;
• bildirishnomalar, eslatmalar yuborish;
• jurnallar, kataloglar, tasniflagichlar;
• buyurtma yaratish;
• hujjatlarni qidirish va imzolash;
• hisobot yaratish.

Umumiy tizim funksiyalariga quyidagilar kiradi:

• pulthujjatlar bilan ishlash;
• ma'lumotlarni saqlash uchun ma'lumotlar bazasidan foydalanish;
• EDMS bilan bir vaqtda ishlash;
• sertifikatlar, shtrix-kodlar va shaxsiylashtirish orqali xavfsiz.

Afzalliklar va kamchiliklar

SED ga oʻtish kamchiliklardan koʻra koʻproq afzalliklarga ega. Biroq, noto'g'ri tashkil etilgan loyiha avtomatlashtirishning barcha afzalliklarini yo'q qilishi mumkin. EDMSni amalga oshirish maqsadlariga erishish mumkin bo'lishi kerak. Imtiyozlarga quyidagilar kiradi:

• axborotni markazlashtirilgan tuzilgan saqlash;
• hujjatlarni shakllantirish va qayta ishlashga bir xil yondashuv;
• shablonlardan foydalanish;
• qidirish;
• auditga kirish.

Kamchiliklarga yuqori ishga tushirish xarajatlari va foydalanuvchilarni qattiq oʻrgatish kiradi.

Hujjat jarayonlari

EDMSda elektron hujjat aylanishi bir qator bosqichlardan o'tadi, bunda hujjatga ma'lum xususiyatlar beriladi. Qayta ishlash qo'lda va avtomatik ravishda amalga oshiriladi. Ikkinchi holda, o'rnating:

• bosqichlar orasidagi oʻtish shartlari;
• marshrutni ajratish;
• ishlov berish sikllari;
• pastki jarayonlarni boshlash, taymerlar, ishlov berish tartiblari;
• foydalanuvchi rollari oʻrnatildi.

Davolash turlari:

• Hujjat yaratilmoqda.
• Tahrirlash.
• Nomi oʻzgartirilmoqda.
• Koʻchirish.
• Saqlash.
• Indekslash.
• Oʻchirish.

SED xarajatlari

Hujjatlarni boshqarish litsenziyasiz, serverlarsiz, toʻliq sozlashsiz va barcha foydalanuvchilarni oʻqitishsiz toʻliq ishlay olmaydi. Ushbu elementlarning har biri katta naqd xarajatlarni talab qiladi. Bundan tashqari, biz EDMSni boshqa tizimlar bilan integratsiyalashuvi, ma'lumotlar bazalari va dasturiy ta'minotni yangilash, texnik yordam bo'yicha maslahatlar va boshqa texnik xizmat ko'rsatish xarajatlarini unutmasligimiz kerak.

EDMSni joriy etish

Loyihani amalga oshirish bir necha oy vaqt olishi mumkin. Jarayon hujjatlashtirish jarayonlari soniga ham, moliyaviy, tashkiliy va resurs imkoniyatlariga ham bog'liq. Amalga oshirish quyidagi algoritmga muvofiq amalga oshiriladi:

• ishchi guruh tuzish, yetakchini aniqlash;
• maqsad va vazifalarni belgilang;
• mavjud hujjatlar jarayonlarini tekshirish;
• texnik topshiriqni ishlab chiqish;
• SED tanlovi;
• ESHni amalga oshirish boʻyicha shartnoma tuzish;
• mehnat qoidalarini ishlab chiqish va tasdiqlash;
• Kataloglarning dastlabki mazmunini tekshirish;
• EDS oldingi sinovi;
• xodimlarni ish joyida oʻrgatish;
• EDMSni sinovdan oʻtkazish;
• test natijalari tahlili;
• xato tuzatish;
• EDMS toʻliq amalga oshirildi.

Amalga kiritishda xatoliklar

Qog'oz hujjat talab qiladigan jarayonlarga alohida e'tibor qaratish lozim. Asosiy xato - qog'oz hujjatning elektron hujjat bilan takrorlanishi. Bu ishni murakkablashtiradi va avtomatlashtirishga salbiy munosabatni keltirib chiqaradi. Ikkilamchi ish uchun hech kim qo'shimcha pul to'lamaydi. Busiz avtomatlashtirish jarayonlarini qurish keraktakrorlash. Ikkinchi xato - bu xodimlarning tayyor emasligi. Ko'pincha yangi jarayonlar dushmanlik bilan qabul qilinadi. Shuning uchun xodimlarga EDMS nima uchun umuman joriy qilinayotganini tushuntirish kerak, shunda ular o'quv jarayoniga ongli ravishda yondashadilar.

Hujjatlarni saqlash texnologiyalari

EHMda elektron hujjat aylanishi atributlardan iborat boʻlib, ular asosida qidirish, tasniflash, guruhlash va hisobot berish amalga oshiriladi. Ba'zan hujjat shablon bo'yicha, ba'zan esa ma'lumotlar bazasidan ma'lumotlarni uzatish orqali yaratiladi. Atributlar jadvallarda saqlanadi. Faylning o'zi saqlash papkasiga, undan olingan ma'lumotlar DBMS katalogiga joylashtiriladi. Maʼlumotlarga faqat EDMS foydalanuvchilari kirishi mumkin.

Inline skanerlash nima?

Hujjatlarni toʻliq qayta ishlash, keyinchalik ularning namunalarini arxivga joylashtirish skanerlar yordamida amalga oshiriladi. Skanerlash jarayonida hujjatda avtomatik ravishda shtrix-kod yaratish va uni belgilangan yoʻnalish boʻyicha keyingi yoʻnalish bilan maʼlumotlar bazasida roʻyxatdan oʻtkazish mumkin.

Matnni optik aniqlash

Ushbu elektron hujjat aylanishi tizimi EDMS hujjatning foto yoki jpeg formatidagi elektron tasvirini matn formatiga aylantiradi. Bunday holda, alohida dastur yoki ESCOM. BPM EDMSga integratsiyalashgan holda maxsus dasturiy ta'minot qo'llaniladi. ESCOM. BPM nima? Bu turli shriftlarda yozilgan hujjatlarni tanib olish dasturi. Ammo shuni taʼkidlash joizki, mustaqil ilovalar koʻproq funksiyalarga ega va hatto qoʻlda yozilgan matnni ham taniydi.

Shtrix kodlash

Ushbu texnologiya hujjatga grafik shtrix-kod yaratish va qoʻllash boʻyicha protseduralar toʻplamini taqdim etadi. Tizim serveri orqali noyob shtrix-kod yaratiladi. Shuningdek, u hujjatlarni identifikatsiyalash, uni ma'lumotlar bazasida tezkor qidirish va saqlash joylarida tarqatish imkonini beradi. Hujjatni ro'yxatdan o'tkazishda yorliqda elektron karta identifikatoriga mos keladigan shtrix-kod bosiladi. U hujjatning qog'oz versiyasiga yopishtirilgan.

EDS

Raqamli imzo hujjatning toʻgʻriligini va maʼlumotlarning oʻzgarmasligini tekshirish imkonini beradi. Imzolash kriptografik provayder va dasturiy kalit - sertifikat yordamida amalga oshiriladi. Ikkinchisi litsenziyani berish markazida qayta tiklanadigan maxsus formatdagi fayldir. Ma'lumotlar xavfsizligini ta'minlash uchun siz sertifikatni smart-karta yoki I-Token kalitlarida saqlashingiz kerak. Ular PIN-kod bilan himoyalangan. Agar PIN kod bir necha marta noto'g'ri kiritilsa, sertifikat avtomatik ravishda bloklanadi.

Toʻliq matn va atributlarni qidirish

Atributlarni qidirish karta maydonlaridan bir nechta qiymatlar yordamida maxsus shakl orqali amalga oshiriladi. Masalan, "Hisob qaydnomasi" mezoni "Qabul qiluvchi" yoki "Yuboruvchi" maydonida ma'lumotlarni qidiradi. Shu bilan birga, tizim kiritilgan mezonlarni kartalardagi ma'lumotlar bilan taqqoslaydi va natijaga mos keladigan kartalarni kiritadi. Qidiruv aniq yoki qisman moslikka asoslangan.

Toʻliq matnli qidiruv fayldagi maʼlumotlarga muvofiq amalga oshiriladiMS SQL SERVER, ORACLE kabi o'rnatilgan DBMS vositalari orqali so'z shakllarini o'z ichiga olgan hujjat. To'liq qidiruv uchun fayllar ma'lumotlar bazasiga hujjat (doc), jadval (xls), taqdimotlar, xabarlar formatida kiritilishi kerak.