Tashkilotning hujjat aylanishi to'g'risidagi nizom. Tashkilotdagi ish jarayoniga misol

2024 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 10:44

Hujjat - bu uning mazmuni va maqsadiga mos shaklda taqdim etilgan ma'lumotlar. Hujjat maqsadli, kimdir tomonidan kimdir uchun yaratilgan. Ammo har doim ham hujjatning manbai va / yoki uning manzili shaxs bo'lmaydi. Zamonaviy daraja - mashinalar va mexanizmlarni boshqarish tizimiga samarali va amaliy ravishda kiritish mumkin va zarur bo'lganda.

Hujjatning harakatlanish jarayoni, xususiyatlari va tezligi uning shakli, mazmuni va "harakat muhiti"ning ishlashiga bog'liq. Muvaffaqiyat, iqtisodiy ko'rsatkichlar va ijtimoiy samaradorlik tashkilotdagi hujjat aylanishi qanchalik to'g'ri yo'lga qo'yilganiga bog'liq va bu: kompaniyaning sifati va hayoti.

Hujjatlar va ish jarayoni haqida

Tashkilot misolida boshqaruv, ish jarayonining shakli va tartibi qonun bilan tartibga solinmaydi. GOSTlar, qonun hujjatlari va majburiy tavsiyalar mavjud. Buxg alteriya hujjatlarining bir qismi sifatida, kredit olish uchun hujjatlar yokitibbiy hisobotlar qonun normalari hisoblanadi.

Hujjat har doim ham qattiq yozma shakl emas. Bu shunday bo'lishi mumkin:

• aniq maydonlar ma'lum bir tarzda to'ldirilgan, aniq semantik va sintaktik tarkibga ega bo'lgan shakl;
• muayyan ariza uchun ma'lum bir shaklga muvofiq tuzilgan sahifa (xat, buyruq, texnik topshiriq, shtat, …);
• erkin shakl (xodimning tushuntirish xati, mehnat yutuqlari uchun minnatdorchilik, ariza bo'yicha qaror, …).

Hujjatlarning uchta versiyasi ham qog'ozda yoki elektron shaklda taqdim etilishi mumkin va texnik va huquqiy vositalar mavjudligi sababli ular mutlaqo ekvivalentdir, garchi faqat qog'oz shaklda bo'lishi mumkin bo'lgan holatlar hali ham mavjud.

Hujjat va ish jarayonining shakli va mazmuni qonun hujjatlarida tartibga solinmaganligiga qaramay, hujjatlarni yaratish, ko'chirish, saqlash yoki yo'q qilish bo'yicha qat'iy, umumiy qabul qilingan va muhokama qilinmagan amaliyot mavjud bo'lib, har bir tashkilot o'zgartirishi mumkin. har qanday tarzda o'ziga.

Tashkilotdagi hujjat aylanishining ajoyib namunasi

Idealga erishish umuman mumkin emas:

• hayot va faoliyatning istalgan sohasida,
• istalgan vaqtda,
• kosmosning istalgan joyida,

chunki har bir yangi yondashuv yangi ufqlarni koʻrish imkonini beradi. Ularga ergashish istagi va ehtiyoji bor. Hujjatlar bundan mustasno emas. Aksincha, bu axborot harakati jarayonini dinamik aniqlashning yorqin va yorqin namunasidir.

Ma'lumot qanday yozilganligi muhim emas: qog'ozda yoki elektron shaklda. Hozirda ikkala shakl ham bir xil huquqiy qiymatga ega, ammo qog‘oz nusxasi ayrim hollarda afzalliklarga ega.

ularning paydo bo'lgan (yaratilgan) paytdan boshlab saqlash yoki yo'q qilish paytigacha bo'lgan harakat aylanishi.

Hamma ham manbalar (mualliflar) faqat odamlar boʻlmasligi kerakligi kabi, koʻpgina hujjatlar inson aralashuvisiz toʻgʻridan-toʻgʻri mashina va mexanizmlar tomonidan bajarilishi mumkinligini hamma tashkilotlar ham tushunavermaydi.

Koʻpchilik hollarda ish jarayonini avtomatlashtirish haqidagi odatiy tushuncha oddiy “signal gʻoyasi” darajasida boʻladi, bunda dasturga faqat voqealar sodir boʻlganligi haqida xabar berish topshiriladi.

Hujjatlarning ichki va tashqi aylanmasi

Ikkala sxema ham muvaffaqiyatli tashkilot uchun muhim. Tashqi aylanma statik qiymatga ega, ichki aylanma esa dinamik qiymatga ega.

Kompaniya rahbariyati ushbu holatni qanchalik yaxshi tushunsa, u shunchalik istiqbolli elektron hujjat aylanish tizimini tanlaydi. Tashkilotdagi ish qog'ozlari harakatining ideal namunasini ko'rsatmoqchi bo'lganlar o'zlarining axborot tizimini yozadilar.

Hujjatlar asosiy va boʻlishi mumkinikkinchi darajali. Ikkinchisi har doim tashkilot ichida harakatlanish tarixiga ega.

Hujjat va undan foydalanish bo'yicha bilimlarni qo'llashni tahlil qilish orqali kompaniyaning funktsional xususiyatlarini, ijtimoiy-iqtisodiy ko'rsatkichlarini va vaqt parametrlarini baholash mumkin. Bu hamkorlar va iste'molchilar uchun muhim.

Qogʻoz, lekin samarali yoki elektron, lekin sotib olingan

Betakrorlik nafaqat insonga, balki tashkilotga ham xosdir. Bundan tashqari, har bir inson o'zining individualligini qadrlaydi va uni kiyim-kechak, xulq-atvor, ta'lim va hokazolar bilan har tomonlama ta'kidlashga intiladi.

Tayyor axborot tizimini sotib olgan kompaniya tashkilotni oʻz yuzidan mahrum qiladigan va xodimlarni “birovning kiyimida” kiyinishga majbur qiladigan tashkilot ish jarayonining mukammal namunasidir.

O'z xodimlaringizga hujjatlar va ulardan foydalanish bo'yicha uchinchi tomon, ammo zamonaviy fikrni yuklagandan ko'ra, eski uslubda qog'oz tashuvchilar bilan ishlashni ishonib topshirgan ma'qul. Har bir xodim tashkilot faoliyatining muhim elementi bo'lib, boshqalarning g'oyalari va uchinchi tomon ish jarayonining tuzilmalari samaradorligini tadqiqotchisi emas.

Ustuvorliklar, dinamika va funksionallik

Ish oqimining tashqi konturi har doim cheklangan, oddiy va statik jihatdan barqaror. Umuman olganda, bunga loyiq bo'lganidan ortiq ahamiyat berilmasligi kerak. Masalan, soliq, nazorat qiluvchi organlar yoki sheriklar bilan munosabatlarda "joningizni sarmoya qilish" ning nima keragi bor? Siz ma'lumot almashish jarayonini qandaydir tarzda diversifikatsiya qilishingiz mumkinreklama agentliklari, lekin bu ham oxir-oqibat statik, oddiy ko'rinishga ega bo'ladi.

Axborotni qayta ishlash tizimimizning ustuvorligi, uning muhim qismi har doim elektron hujjat aylanishi ekanligi shubhasizdir. Lekin har doim va har kim o'z tizimini yaratish uchun vaqt va pul uchun afsusda.

Xel va bir nechta uchinchi tomon mahalliy iqtisodiy yoki buxg alteriya dasturlarisiz hech qachon bajarilmaydigan klassik "bir es" yoki "galaxy" opsiyalarining kombinatsiyasi, shuningdek, fikr-mulohaza va hujjatlar (buyurtmalar, buyurtmalar) olish uchun o'z veb-sayti bilan birga. shikoyatlar, takliflar, …) mijozlar va hamkorlar - odatiy holat, xodimlar doimiy ishlar bilan band va hech qanday xarajatlar yo'q.

Ishlab chiqarish jarayonining dinamikasini faqat o'z funksionalligini samarali amalga oshirish orqali ta'minlash mumkin. Faqat bu holatda tashkilotda elektron hujjat aylanishi taqlid qilishga arziydigan namuna bo'lib, o'z biznes g'oyasini amalga oshirish kontekstida ishlab chiqarish, iqtisodiy va ijtimoiy ko'rsatkichlarning ajoyib dinamikasi hisoblanadi.

Tashkilotning axborot tizimi toʻgʻrisidagi nizom

Har qanday tashkilot oʻxshash muhitda paydo boʻladigan va mavjud boʻlgan axborot tizimidir. Hujjatlar tashkilotga tashqaridan kiradi, uning ichida hujjatlarni yaratish ham talab qilinadi, ularning ba'zilari tartibga solinadigan va majburiydir.

Oddiy tashkilotning ish jarayoni jadvali hamma odatda qiladigan ishlarning namunasidir. to'g'risidagi nizommehnat qoidalari, kundalik tartib, xodimlarning vazifalari - odatiy me'yor, ammo "Tashkilotning axborot tizimi to'g'risidagi Nizom" ni ishlab chiqishda juda kam odam ishtirok etadi.

Obyektiv nuqtai nazardan, tashkilot rahbarlari har qanday narsaga rahbarlik qilishi, har qanday me'yoriy hujjatlar va lavozim tavsiflarini yozishi mumkin. Ammo bu qoida yaratishning samaradorligi va amaliyligi faqat ichki tartibga solish arsenalining voqelik talablariga qanchalik javob berishiga bog'liq.

Hujjatlar va ularning harakati qoidalari

Korxonaning hujjat aylanishi tizimi kompaniya axborot sohasining ajralmas qismi boʻlib, buning natijasida “Hujjat aylanmasi toʻgʻrisidagi nizom” “Tashkilotning axborot tizimi toʻgʻrisidagi nizom”ga ilova hisoblanadi, lekin juda muhim va uning barcha tarkibiy elementlarini yagona axborot organizmiga bog'laydi.

Agar rahbariyat tashkilotning ish jarayonining mukammal namunasini yaratishga ahd qilgan boʻlsa, demak, ular haqiqatan ham daromad olish va xodimlarning farovonligini oshirish maqsadida muvaffaqiyatli biznesni rivojlantirish bilan shugʻullanadilar.

Dasturiy ta'minotni ishlab chiqishning hozirgi holatining o'ziga xos xususiyati, xususan, tarqatilgan ma'lumotlarni qayta ishlashda (internetda dasturlash misollari) mobil o'zini o'zi moslashtirgan ilovani yaratish deyarli mumkin emas.

Tashkilotda elektron hujjat aylanishining vazifasi oddiy, ammo ko'rgazmali misoldir. Bu erda dinamika o'ziga xos:

• kiruvchi va chiquvchi hujjatlar;
• ichki va tashqi ish hujjatlarini qayta ishlash algoritmlari.

Ma'lumotlar va algoritmlar o'zgarishi bilan farq qilishi mumkin bo'lgan kod yozish juda qiyin. Vaqt va resurslar narxi har bir tashkilotda mavjud emas.

Dinamikada elektron hujjat boshqaruvi

Elektron versiya topshirig'i misolida korxonada ish jarayonini tashkil etish dolzarb, sodda, indikativ va amaliydir. Murakkablik dinamik ravishda o'zgarishi mumkin bo'lgan kodni loyihalash jarayonidan kelib chiqadi. Ishlab chiqish vaqti ham muammo.

umumiy ishlov berish mantiqidan foydalaning.

Keyin tashkilotdagi ish jarayoni=oʻz biznes gʻoyangizning namunasi + xususiyatlari. Birinchi yaqinlashishda natija amaliy bo'lmaydi, lekin vazifalarning birinchi amalga oshirilishi ishga tushirilishi bilanoq ularni hal qilish sikli qaytarilmas holga keladi va kerakli e'tibor bilan natijaga erishiladi.

Dinamik ravishda oʻzgaruvchan axborotni qayta ishlashga qodir axborot tizimini yaratish, avvalambor, yaratish jarayonining oʻzi dinamikasidir.

Kiruvchi, chiquvchi va kiruvchi xabarlarni mos ravishda oʻzgartirish mexanizmi yaratilgunga qadarichki hujjatlar va kod dasturchi ishtirokisiz mustaqil ravishda o'zgartirilmaydi, elektron hujjat aylanish tizimini yaratish fakti haqida gapirish mumkin bo'lmaydi.

Biroq, tashkilotning axborot jarayonlarini toʻliq qoʻllab-quvvatlash uchun oʻz tizimingizni ixtiro qilish va joriy etish uning muvaffaqiyatini yorqin va mukammal qilish bilan barobardir.