Elektron hujjat aylanishi: afzalliklari va kamchiliklari, tizimning mohiyati, amalga oshirish usullari

2024 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 10:44

Koʻproq kompaniyalar elektron hujjat aylanishiga oʻtmoqda, bu hujjatlarni yaratish va saqlash uchun turli dasturlardan foydalanishni oʻz ichiga oladi. Shu bilan birga, tashkilotda hujjatlarning qog'oz nusxalarini o'z ichiga olgan arxiv mavjud emas. Elektron hujjat aylanishining ko'plab afzalliklari mavjud, buning natijasida tadbirkorlar qog'oz hujjatlardan foydalanishni rad etishdan mamnun. Ammo unga o'tish uchun siz ishlaydigan kompyuterlarga maxsus dasturlarni o'rnatishingiz, shuningdek, ushbu ish jarayoni bilan shug'ullanadigan mas'ul xodimni tayinlashingiz kerak.

Elektron hujjat aylanishi tushunchasi

U turli hujjatlar bilan ishlashning zamonaviy usuli bilan ifodalanadi. Har qanday tashkilot faoliyati davomida doimiy ravishda chop etilishi va alohida xonada uzoq vaqt saqlanishi kerak bo'lgan juda ko'p turli xil qog'ozlar paydo bo'ladi.

Tadbirkor yoki kompaniya tegishli tarzda rasmiylashtirilgan bo'lsaelektron imzo, qaysi hujjatlar elektron shaklda tasdiqlangan bo'lsa, ushbu hujjatni qog'ozda chop etish talab qilinmaydi.

Elektron hujjat aylanishining afzalliklari

EDS tomonidan tasdiqlangan elektron hujjatlarga oʻtishning koʻpgina afzalliklari bor. Ko'plab ijobiy parametrlarning mavjudligi tufayli ko'proq tadbirkorlar hujjatlashtirishning ushbu usuliga o'tmoqda. Lekin birinchi navbatda siz elektron hujjat aylanishining afzalliklari va kamchiliklarini baholashingiz kerak. Asosiy afzalliklari quyidagilardan iborat:

• toʻgʻri tuzilganligi va saqlash ishonchliligi tufayli kerakli hujjatlarni tezda qidiradi;
• ish jarayonining tuzilishi markazlashtirilgan;
• barcha hujjatlar turli xil axborot vositalarida va hatto uzoq serverlarda ham elektron tarzda saqlanishi mumkin, shuning uchun ofisda yongʻin sodir boʻlsa ham, muhim hujjatlar yoʻq boʻlib ketishidan xavotirlanishingiz shart emas;
• barcha hujjatlar osongina roʻyxatga olinadi va tasdiqlanadi;
• barcha qog'ozlar elektron aloqa kanallari orqali yuborilishi asosida imzolanadi, bu esa har qanday korxona xodimlarining vaqt va kuchini sezilarli darajada tejaydi;
• kerak boʻlsa, bir necha soniya ichida kerakli hujjatning nusxasini yaratishingiz mumkin;
• audit juda soddalashtirilgan, chunki u elektron shaklda amalga oshiriladi va siz ushbu maqsadlar uchun hujjatlarni elektron kanallar orqali oladigan yollangan mutaxassislarni ham taklif qilishingiz mumkin.

FoydalarElektron hujjat aylanish tizimlari muhim va inkor etilmaydi, lekin ularga oʻtishdan oldin har bir tizimning salbiy tomonlarini baholash kerak.

Tizimdagi kamchiliklar

Elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etishning afzalliklarini inkor etib bo'lmaydi, ammo bu jarayonning kamchiliklari ham bor. Bunga quyidagilar kiradi:

• elektron raqamli imzoni roʻyxatdan oʻtkazish zarur, uni yaratish uchun katta miqdorda mablagʻ toʻlanadi;
• agar hamkorlar elektron hujjat aylanishiga oʻtmagan boʻlsa, elektron hujjatlardan foydalanish imkoniyati yoʻq;
• koʻp pul va vaqt qoʻshimcha dasturlarni oʻrnatish va barcha elektron yozuvlarni yurituvchi ishonchli xodimni yollash uchun sarflanadi;
• bunday ish jarayonining qat'iy birlashtirilgan formatlari hali aniqlanmagan;
• koʻp pudratchilar va xaridorlar ERI bilan imzolangan elektron hujjatlardan foydalanishga shubha bilan qarashadi.

Shuning uchun har bir tadbirkor toʻgʻri va tegishli qaror qabul qilishi uchun avvalo elektron hujjat aylanishining afzalliklari va kamchiliklarini oʻrganishi kerak.

Rivojlanish sababi

Elektron hujjat aylanishining afzalliklari juda ko'p va ahamiyatlidir. Bu uning doimiy ravishda rivojlanib borishiga va nafaqat turli korxonalarning ishiga joriy etilishiga olib keladi.tijorat, balki ommaviy. Uning samarali va uzluksiz rivojlanishi uchun asosiy shartlar quyidagilardan iborat:

• Uni soliq qonunchiligida qoʻllash imkoniyati koʻzda tutilgan. Ayrim turdagi soliq deklaratsiyasi faqat elektron shaklda topshirilishi mumkin. Bu xodimlar uchun PFda ko'rsatilgan sug'urta mukofotlari bo'yicha hisobotlarga, shuningdek, korxonaning har bir xodimi uchun Federal Soliq Xizmatiga taqdim etilgan 3-NDFL deklaratsiyasiga tegishli. Hatto kompaniyaning barcha xodimlari uchun SZV-M hisoboti, agar tashkilotda 25 dan ortiq kishi ishlayotgan bo'lsa, elektron shaklda taqdim etiladi. Shu sababli, ba'zi kompaniyalar elektron hujjatlashtirishga o'tishga majbur bo'lishadi, chunki ular baribir ERI berishlari kerak.
• Elektron hujjat aylanishining asosiy afzalliklari uni buxg alteriya hisobida tuzatish imkoniyatini o'z ichiga oladi. 402-sonli Federal qonunga asosan, birlamchi buxg alteriya hujjatlari nafaqat qog'oz shaklida, balki elektron imzo bilan tasdiqlanishi mumkin bo'lsa, elektron shaklda ham yaratilishi mumkin.
• 2017 yildan boshlab sud jarayonlarida ushbu hujjat aylanishini samarali ishlab chiqish boshlandi. Endi har bir sud qarori ochiq manbalarda e'lon qilinishi kerak. Bundan tashqari, barcha firmalar va jismoniy shaxslar da'vo yoki shikoyatni elektron shaklda topshirish imkoniyatiga ega, buning uchun ERI kerak. Shuning uchun elektron imzo nafaqat yirik kompaniyalar, balki jismoniy shaxslar tomonidan ham beriladi.
• Elektron texnologiyalarning rivojlanishi tez sur'atlar bilan amalga oshirilmoqda, shuning uchun endi deyarli hamma Internetga kirish imkoniga ega, bu esa boshqalar bilan muloqot qilish jarayonini sezilarli darajada osonlashtiradi.odamlar va hukumat amaldorlari.

Shuning uchun, bunday ish oqimidan foydalanish talab tobora ortib borayotganini ta'kidlash mumkin.

Yana bir muhim foyda

Bundan tashqari, koʻpgina kompaniyalar boshqa mintaqalar yoki mamlakatlarda joylashgan korxonalar bilan hamkorlik qiladi, shuning uchun elektron hujjat aylanishini amalga oshirishda turli hujjatlarni almashish ancha osonlashadi. Bu sizga savdo bozorlarini sezilarli darajada oshirish va bevosita ishlab chiqaruvchilar bilan aloqa o'rnatish imkonini beradi.

Bu elektron hujjat aylanishining qoʻshimcha muhim afzalligi. Tegishli tizim joriy etilgan birinchi kundan boshlab menejment sifatining yaxshilanishi kuzatilmoqda.

Qanday kiritish kerak?

Dastavval korxona rahbari elektron hujjat aylanishi tizimining afzalliklari va kamchiliklarini baholaydi. Agar kompaniyada uni joriy etish to'g'risida qaror qabul qilinsa, buning uchun quyidagi qadamlar qo'llaniladi:

• Aksiyadorlar yigʻilishi boʻlib oʻtadi, unda ushbu tizimni joriy etish uchun ovoz berish oʻtkaziladi.
• Agar qaror ijobiy boʻlsa, unda tegishli buyruq kompaniya direktori tomonidan chiqariladi.
• Elektron hujjatlardan foydalanish qoidalarini tartibga soluvchi ichki tartibga solishni ishlab chiqish tavsiya etiladi.
• Turli hujjatlarni imzolash jarayonida foydalaniladigan imzoni tanlang.
• Agar oddiy imzo tanlansa, u kodlar va parollar, shuningdek, boshqa vositalar va unga kirish asosida biriktiriladi.cheklangan, shuning uchun elektron hujjatlarni tasdiqlash bilan shug'ullanadigan aniq shaxs tayinlanadi.
• Tasdiqlovchi organ tanlangan. U elektron hujjat aylanishi bilan shug'ullanadigan ixtisoslashgan tashkilot tomonidan taqdim etiladi. Hamkorlik qilish foydali va qulay bo'ladigan kompaniyani tanlash muhimdir. Siz taklif etilayotgan xizmatlarning narxini, shuningdek, hamkorlik paytida ishlatilishi mumkin bo'lgan turli funktsiyalarni oldindan baholashingiz kerak. Elektron hujjat aylanishini yuritish jarayonida yuzaga kelishi mumkin bo'lgan turli xatolar uchun tanlangan markaz qanday javobgarlikni o'z zimmasiga olishi aniqlanadi.
• Hujjatlar tayyorlanmoqda, ular asosida tanlangan markaz bilan shartnoma tuziladi.
• Tanlangan tashkilot bilan tuzilgan shartnoma tushuntirilmoqda. Shundan so‘ng markaz o‘z mijoziga ERI kaliti sertifikatini yaratadi va beradi.
• Tashkilot faoliyatiga bevosita elektron hujjat aylanishi joriy qilingan. Buning uchun barcha qog‘oz hujjatlar elektron shaklga o‘tkazilib, elektron hujjat almashinuvi tartibi belgilanmoqda.

Hisob-fakturalar elektron shaklda tuzilishi mumkin, lekin birinchi navbatda bunday hujjatlardan foydalanish kontragent uchun qulay bo'lishiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Buning sababi shundaki, kompaniya ushbu hujjatlarni qayta ishlash uchun texnik vositalarga ega bo'lishi kerak.

EDS tanlovi

Elektron hujjat aylanishining afzalliklari qatoriga hattoki, tayyorlash xarajatlari ham kamayadiko'plab qog'oz hujjatlar. Biroq, har qanday holatda, siz ma'lum xarajatlarga duch kelishingiz kerak bo'ladi. Ular elektron hujjatlarni tasdiqlash jarayonida foydalaniladigan elektron imzoning bajarilishi bilan bog'liq.

ETS shartsiz yoki malakali shaklda taqdim etilishi mumkin.

Malakasiz

U kriptografik ma'lumotlarni o'zgartirish yordamida chiqariladi, buning uchun ERI egasiga ega bo'lgan maxsus kalit ishlatiladi. Kompaniyada kim elektron hujjatlarga imzo chekishini oldindan hal qilish muhim.

Bunday imzo yordamida siz hujjatlar imzolangandan keyin unga kiritilgan turli oʻzgarishlarni aniqlashingiz mumkin.

Malakali

Buni amalga oshirish uchun kompaniya EDS tasdiqlash kalitini o'z ichiga olgan maxsus sertifikat oladi. Bunday imzoni yaratish uchun 63-sonli Federal qonunida keltirilgan talablar hisobga olinadi.

Odatda bunday ERI tijorat sirini saqlashga intiladigan yirik kompaniyalarda qoʻllaniladi, shuning uchun malakali ERI yaxshilanganligi sababli elektron hujjatlar xavfsizligi taʼminlanadi.

Elektron imzoning muayyan turini tanlagandan soʻng tanlangan sertifikatlashtirish markazi bilan shartnoma tuziladi.

Tizimni kompaniya ishiga joriy etish qoidalari

Elektron hujjat aylanishining qog'ozga nisbatan afzalliklari shubhasiz hisoblanadi, lekin ko'pincha uni tashkilot ishiga joriy etish jarayonida ma'lum qiyinchiliklar yuzaga keladi. Shuning uchun bu jarayon qoidalariga quyidagilar kiradi:

• dastlab rahbarning buyrug'i bilan qog'oz hujjatlarni elektron shaklga o'tkazish bilan shug'ullanadigan mutaxassis tayinlanadi;
• har bir ishlaydigan kompyuterda hujjatlarni avval chiqarilgan ERI bilan imzolash imkonini beruvchi maxsus dastur oʻrnatilgan;
• turli xil hujjatlarni tuzish, qayta ishlash va kelishishda ish yuritishning asosiy qoidalari hisobga olinadi, ular qog'oz hujjatlarga ham tegishli;
• elektron hujjatlarda barcha kerakli ma'lumotlar, muhrlar va ERI bo'lishi kerak;
• Ushbu hujjatlar bilan harakatlarni tasdiqlashning qanday usullari qoʻllanilishi toʻgʻrisidagi maʼlumotlar kompaniya qoidalariga kiritilishi mumkin.

Agar jarayon yaxshi tushunilsa, unchalik qiyin emas.

Boshqa kompaniyalar bilan hamkorlik qoidalari

Bunday tizimni oʻz ishiga tatbiq etuvchi har bir kompaniya oʻzining asosiy kontragentlari bilan hamkorlikda elektron hujjatlardan foydalanishni xohlaydi. Buning uchun boshqa kompaniya bilan shartnoma tuzayotganda hujjat matniga barcha qog‘ozlar elektron aloqa kanallari orqali uzatilishi to‘g‘risidagi band kiritilishi kerak. Shundan so'ng, zarur hujjatlar tuziladi va avval chiqarilgan ERI tomonidan imzolanadi. Barcha EDS vositalari sertifikatlangan boʻlishi kerak, aks holda ularni kompaniya faoliyati davomida ishlatib boʻlmaydi.

Turli davlat idoralari, masalan, Federal Soliq xizmati yoki Pensiya jamg'armasi bilan bunday ish jarayonini o'rnatish ancha oson. Buning sababi, bunday tashkilotlarda allaqachon zarur dasturiy ta'minot mavjudelektron hujjatlar bilan ishlash.

Hujjatlar qanday saqlanadi?

Elektron hujjat aylanishining asosiy afzalligi shundaki, tashkilotda arxiv yaratish uchun alohida xona ajratish talab etilmaydi, chunki barcha hujjatlar kompyuterlarda, serverlarda yoki turli elektron tashuvchilarda saqlanadi. Shunga qaramay, har bir kompaniya hujjatlarga ruxsatsiz shaxslar yoki tashkilotlar kirishiga yo‘l qo‘ymaslik uchun ularni to‘g‘ri saqlash uchun to‘lashi kerak.

Elektron hujjatlarni saqlashda quyidagi qoidalar hisobga olinadi:

• ishlarning nomenklaturasi butun kompaniya uchun majburiy ravishda tuziladi va uning ko'rinishi va mazmuni kompaniya faoliyat yuritadigan faoliyat sohasiga bog'liq;
• hujjatlarning qiymatini tekshirish oʻtkazilmoqda;
• har bir hujjat elektron hujjat aylanishidan foydalangan holda belgilangan;
• barcha hujjatlar arxivlanishi kerak.

Bu qoidalar hisobga olinsa, hujjatlarni elektron shaklda toʻgʻri saqlash qiyin boʻlmaydi.

Xulosa

Elektron hujjat aylanishining koʻpgina afzalliklari bor. Korxona ishining sifatini oshirish uni amalga oshirish natijasidir. Buning uchun korxona rahbariyati uchun tegishli qaror qabul qilish, sertifikatlashtirish markazini tanlash va ERI berish muhimdir. Kompyuterlarga maxsus dasturiy ta'minot o'rnatilgan va kompaniyaning mahalliy normativ-huquqiy hujjatlariga zarur o'zgartirishlar kiritilgan.

Elektron hujjatlar yordamida u ancha soddalashtirilgankompaniya faoliyati, shuningdek, boshqa firmalar va davlat tashkilotlari bilan hamkorlik qilish qulayligi.