Tashkilotlar oʻrtasida elektron hujjat aylanishi: u qanday ishlaydi?

2024 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 10:44

Elektron hujjat aylanishi (EDM) - virtual imzolar bilan elektron hujjatlardan foydalanishga asoslangan axborot almashishning tezkor usuli. U uzoq vaqtdan beri dunyoning rivojlangan mamlakatlarida operativ biznes uchun samarali vosita sifatida e'tirof etilgan.

Essensiya

Tashkilotlar oʻrtasida elektron hujjat aylanishi - bu hujjatlarni yaratish, qayta ishlash, joʻnatish, uzatish, qabul qilish, saqlash, foydalanish va yoʻq qilish jarayonlari yigʻindisidir. Bu jarayonlarning barchasi hujjatlarning yaxlitligi tekshirilgandan va qabul qilinganligi tasdiqlangandan keyin amalga oshiriladi.

Yuridik shaxslar oʻrtasida hujjat aylanishini amalga oshirish qoidalari tomonlarning kelishuvi bilan amalga oshiriladi. Axborot almashinuvi telekommunikatsiya vositalaridan foydalangan holda amalga oshiriladi, hujjatlar esa elektron tashuvchilarda saqlanadi. Buxg alteriya ma'lumotlarini saqlash muddati qonun hujjatlarida belgilangan muddatdan oshmasligi kerak.

Tashkilotlaro'zaro rasmiy va norasmiy hujjatlarni ishtirokchilar imzolari bilan almashishlari mumkin. Tadbirkorlik faoliyati sohasida bular: schyot-fakturalar, bitimlar, schyot-fakturalar, shartnomalar, bitimlar, buyruqlar, bildirishnomalar, ishonchnomalar va boshqalar bo'lishi mumkin. Ma'lumot matn, jadval va grafik fayllar ko'rinishida uzatilishi mumkin.

EDIni joriy etishdan maqsad

EDI joriy etish uchun zarur shartlar quyidagilar boʻlishi mumkin:

• muntazam ishlarni qisqartirish;
• hujjat yoʻqotilishini kamaytirish;
• hujjatlar bilan "shaffof" ishlash;
• ishlash intizomini yaxshilash - hujjatlarni o'z vaqtida taqdim etish va hokazo.

Miqdoriy maqsadlar qatoriga quyidagilar kiradi:

• Hujjatlarni qayta ishlash vaqtini 10 barobarga qisqartiring.
• Ofis xarajatlarini yarmiga qisqartiring.

Tashkilotlar oʻrtasida elektron hujjat aylanishi: u qanday ishlaydi

Mahalliy qonunchilikka muvofiq, tashkilotlar oʻrtasida elektron hujjat aylanishi ikki tomon kelishuvi bilan amalga oshiriladi. Ma'lumot almashish uchun barcha ishtirokchilar bitta operator uskunasiga ulangan bo'lishi kerak. Keyinchalik, foydalanuvchi kontragentlar ro'yxatiga qo'shilish uchun so'rov yuborishi kerak. Soʻrov tasdiqlangach, tizim ishtirokchilari maʼlumotlarni almashishlari mumkin.

EDI moduli quyidagi funktsiyalarni bajarishi kerak:

• Ma'lumot almashish uchun kontragentlarni taklif qiling.
• Manzil kitobini yarating.
• Buxg alteriya dasturlari bilan integratsiyalash,masalan, 1S.
• Hujjatlarni imzolang va shifrlang.
• Xat yozishni tuzing.
• E-pochta holatini kuzatish.

Tashkilotlar oʻrtasida elektron hujjat aylanishi sertifikatlar yordamida amalga oshiriladi. Serverga ulanish va autentifikatsiya shaxsiy raqamli sertifikat orqali amalga oshiriladi. ERI tizimning har bir foydalanuvchisiga beriladi, elektron Token tashuvchisida saqlanadi va PIN-kod bilan himoyalanadi. Foydalanuvchi shaxsiy hisobiga o'z logini, parolini kiritishi kerak. Shundan keyingina u hujjatlariga kirish huquqiga ega boʻladi.

Tizimga ulangan tashkilotning istalgan xodimi almashinuv jarayonini boshlashi mumkin. Hujjatni kontragentga yuborishdan oldin u elektron raqamli imzo bilan imzolanishi kerak. Ushbu operatsiya Cryptopro dasturi yordamida amalga oshiriladi. Hujjat EDI orqali yuboriladi. Kontragentning xodimi yangi hujjat olinganligi to'g'risida bildirishnoma oladi. Agar u buni qabul qilsa, u EDSni ham qo'yadi. Agar siz hujjatga o'zgartirishlar kiritishingiz kerak bo'lsa, unda yangi elektron versiya yaratiladi. Tahrirlash tugallangandan so'ng, siz EDS yordamida barcha o'zgarishlarni saqlashingiz kerak. Keyin o'zgarish bilan hujjat kontragentga yuboriladi. Agar kerak bo'lsa, axborotni elektron muvofiqlashtirish amalga oshiriladi.

Agar siz yana oʻzgartirishlar kiritishingiz kerak boʻlsa, butun protsedura yana takrorlanadi. Agar yangi versiya haqida hech qanday shikoyat bo'lmasa, hujjat hurmat qilinadi. Yakuniy namuna ikkita raqamli imzo bilan imzolangan deb hisoblanadi. Hujjatning barcha versiyalari serverda saqlanadi va ko'rish uchun mavjud. Namuna haqiqiy maqomi berilishi bilanoq, o'zgartirish kiritinghujjat ishlamaydi. Buzilgan shartnomalarga "Bekor qilingan" maqomi beriladi. Tashkilotlar o'rtasida elektron hujjat aylanishi shunday amalga oshiriladi.

Uskunalar

Tashkilotlar oʻrtasida elektron hujjat aylanishi uchun nima kerak? Birinchidan, siz aloqa operatorini tanlashingiz va ma'lumot almashish uchun maxsus dasturiy ta'minotni o'rnatishingiz kerak. Ikkinchidan, tashkilot elektron yozishmalarni amalga oshirmoqchi bo'lgan har bir kontragent bilan "Elektron hujjatlar almashinuvi to'g'risida shartnoma" tuzish kerak.

Barcha hujjatlar saqlanadigan EDI serverini ham oʻrnatish kerak. Bu mijoz uskunasi va "bulutli" saqlash bo'lishi mumkin. Tizim ma'lumotlariga tashqi tomondan kirish tashkilot xodimlarining jihozlariga o'rnatilgan dastur orqali amalga oshiriladi. Kompyuterlarning server bilan oʻzaro aloqasi qoʻshimcha SSL 128 shifrlangan HTTP protokoli orqali amalga oshiriladi. Hujjatlarga kirish faqat ilova interfeysi orqali va autentifikatsiyadan oʻtgandan keyin amalga oshiriladi.

EDF loyihasi

Jarayonlarni avtomatlashtirish loyihasi bir necha oydan bir necha yilgacha davom etishi mumkin. Bu atama to'g'ridan-to'g'ri avtomatlashtirilishi kerak bo'lgan jarayonlar soniga, tashkilotning resurs va moliyaviy imkoniyatlariga bog'liq. EDI ni joriy qilishning qisqacha sxemasi quyidagicha:

• Ishchi guruh yaratilmoqda.
• Maqsadlar, muddatlar va loyiha byudjetini shakllantirish.
• Mavjud jarayonlarni oʻrganing.
• Vazifalarni ishlab chiqish.
• TanlashEDI tizimlari.
• ESHni joriy etish boʻyicha shartnoma imzolash.
• Mehnat qoidalarini tasdiqlash.
• Tizim kataloglarini to'ldirish.
• Xodimlarni tayyorlash.
• Dastlabki sinov.
• ESHni joriy etish toʻgʻrisida buyruq chiqarish.
• Dasturiy ta'minot va ishlash tartib-qoidalarini aniqlashtirish.
• Pilot loyiha ishga tushirilmoqda.
• EDIga toʻliq miqyosda oʻtish.

EDI joriy etishdagi xatolar

Hujjatlarni avtomatlashtirish jarayonida qog'ozning mavjudligi qonun bilan talab qilinadigan jarayonlarga alohida e'tibor qaratish lozim. Siz qog'oz hujjatni elektron shaklda takrorlay olmaysiz. Bu ish jarayonini sezilarli darajada sekinlashtiradi va umuman avtomatlashtirish jarayoniga salbiy munosabatni keltirib chiqaradi. Ikki marta ishlagani uchun hech kim qo‘shimcha haq to‘lamaydi.

Amalga kiritish jarayonida hujjatlar bilan ishlashning yangi tartibini ishlab chiqish, xodimlarni tayyorlash va shundan keyingina toʻliq amalga oshirish bilan shugʻullanish zarur. Bunga faqat yangi texnologiyalardan foydalanishning afzalliklari xodimlarga yetkazilsagina erishish mumkin.

Yana bir mashhur xato - EDMS talablarini zaif o'rganish. Agar foydalanuvchilar sozlanmagan tizimda ishlashi kerak boʻlsa, EDI jarayoni tashkilotda qabul qilinganidan farq qiladi.

Tashkilotlar oʻrtasida elektron hujjat aylanishi: ijobiy va salbiy tomonlari

Foydalar:

• Hujjatlarning asl nusxalarini pochta orqali joʻnatish narxini kamaytirish.
• Hujjatlarni saqlash uchun joy saqlanmoqda. Hammasi elektron shaklda saqlanadi.
• Foydalanish oson. Hujjat bitta ish joyidan yuboriladi. Hujjatni tezkor qidirish holati (yuborilgan, qabul qilingan, qabul qilingan va h.k.) boʻyicha amalga oshiriladi.
• Darhol yetkazib berish. Barcha yuborilgan maʼlumotlar bir necha soniya ichida qabul qiluvchiga yetib boradi.
• Hujjatni tizimda saqlash muddati tugamaguncha yoʻqotib boʻlmaydi.

Kamchiliklar:

• Uskunadan foydalanish uchun litsenziya sotib olishingiz kerak, bu juda koʻp pul talab qiladi.
• Koʻpincha maʼlumotlarni faqat bitta tizim aʼzolari oʻrtasida almashish mumkin.
• 1C da yoki boshqa har qanday dasturiy ta'minotdan foydalangan holda tashkilotlar o'rtasida elektron hujjat aylanishi avval ishlatilgan sxemadan farq qiladi. Yangi algoritm joriy etilishi bilan barcha xodimlarda ish yuritish bo‘yicha savollar bo‘ladi.
• Texnik jihozlar. EDI joriy etilishidan oldin tashkilot uskunalar sotib olishi va xodimlarni yangi tizimni boshqarishga o‘rgatishi kerak.
• EDI amal qilish muddati 1 yil boʻlgan ERI yordamida amalga oshiriladi. Sertifikatlarni o'z vaqtida kuzatib borish va yangilash kerak. Shuningdek, soliq bilan bog'liq muammolarni oldini olish uchun kontragent sertifikatlarining amal qilish muddatini nazorat qilish kerak.

Huquqiy tartibga solish

Tashkilotlar oʻrtasida elektron hujjat aylanishi qanday qoidalar bilan tartibga solinadi? Rossiya Federatsiyasi qonunchiligi "Elektron imzo to'g'risida" gi 63-sonli Federal qonunni o'z ichiga oladi, Federal Soliq xizmatiga hujjatlarni taqdim etish qoidalari Moliya vazirligining MMV-7-2 / 168-son buyrug'i bilan belgilanadi. EDOtashkilotlar o'rtasida Moliya vazirligining 50n-son buyrug'i asosida amalga oshiriladi. Birlamchi buxg alteriya hujjatlarini elektron shaklda almashish qoidalari Federal Soliq Xizmatining MMV-7-6/36@-sonli buyrug'ida belgilangan. Barcha EDI operatorlari o'z faoliyati davomida Federal Soliq Xizmatining MMV-7-6/253@ buyrug'iga amal qilishlari kerak.

SBIS

SBIS tashkilotlari oʻrtasida elektron hujjat aylanishi mijozlarga quyidagi afzalliklarni beradi:

• Hujjatlarni Rossiya Federatsiyasi hududida ro'yxatdan o'tgan har qanday tashkilotga yuborishingiz mumkin. Agar kontragent SBIS tizimining a'zosi bo'lmasa, kompaniya xodimi shunchaki tashkilot vakili bilan bog'lanadi va uning elektron pochtasiga tizimda ishtirok etish uchun taklifnoma yuboradi. So'rov tasdiqlangandan so'ng darhol ishtirokchilar o'rtasida ma'lumot almashish vositachilarsiz amalga oshiriladi.
• Kompyuteringizga dastur oʻrnatishingiz shart emas. Brauzerning so‘nggi versiyasiga ega bo‘lish va internetga kirish kifoya.
• Ma'lumotlar bilan ishlash uchun maxsus dastur kerak emas. Agar hisobot dastlab uchinchi tomon dasturlarida, masalan, 1Cda tayyorlangan bo'lsa, siz VLIS tizimi bilan ma'lumotlar integratsiyasini sozlashingiz mumkin.
• Odatiy hujjat shakli oʻrnatilmagan. Siz matn, jadval, rasmlar va boshqalarni yuborishingiz mumkin.

SKB "Kontur"

Rossiyadagi birinchi dasturiy ta'minot ishlab chiqaruvchilardan biri, shuningdek, tashkilotlar o'rtasida elektron hujjat aylanishi uchun uskunalar yetkazib beradi. "Kontur" Diadoc tizimini ishlab chiqdi, uning yordamida elektron hujjatlar almashinuvi amalga oshiriladi. Tizimning o'ziga xos xususiyati shundaki, ma'lumotlarga kirishni chet elda bo'lganda ham olish mumkin. Kompaniya aynan shu maqsadda rouming tariflarini ishlab chiqdi. Agar xohlasangiz, maʼlumotlarga API orqali kirishingiz mumkin.

Sizga nima kerak?

EDI ulash uchun tashkilot quyidagilarni sotib olishi kerak:

• litsenziyalangan dasturiy ta'minot;
• server;
• uskunalarni yangilash;
• xodimlarni tayyorlash;
• ichki ilovalar bilan ishlash uchun EDMSni sozlang va birlashtiring.

Tashkilot oʻrtasida elektron hujjat aylanishini bogʻlash uchun bunday investitsiyalarni kiritish kerakmi? Texnik qo'llab-quvvatlash bo'yicha maslahatlar, EDMS va dasturiy ta'minotni yangilash xarajatlariga qo'shilishi investitsiyaning ikkinchi bosqichidir. Bu xarajatlar har oy toʻlanishi kerak.

Xulosa

Qogʻoz ish jarayoni elektronga almashtirilmoqda. Bu nafaqat tashkilotning texnologik xarajatlarini kamaytiradi, balki butun biznes samaradorligini oshiradi. EDI muvaffaqiyatli ishlashi uchun tizimni joriy qilish maqsadlarini aniq shakllantirish va uskunani to'g'ri sozlash kerak.