Kotibning vazifalari qanday?

2024 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 10:44

Kotibning ish mas'uliyatini aniq belgilash uchun siz aynan kim ekanligini bilishingiz kerak. Axir, bu pozitsiyani bir necha tomondan ko'rish mumkin. Masalan, ofis xodimi sifatida referent kotib, ma'lum bir tashkilot rahbari (rahbari) sifatida Bosh kotib, davlat xizmatchisi sifatida davlat kotibi, diplomatik shaxs sifatida kotib, rahbar kotibi sifatida tanilgan. xodim sifatida va boshqa variantlar. Ko'pincha, ushbu lavozimga murojaat qilganda, ular korxona direktorining ham, uning tarkibiy bo'linmalarining alohida rahbarlarining vazifalarini (topshiriqlarini) bajaradigan xodimni nazarda tutadi. Ma'lum bo'lishicha, bu holatda kotibning rasmiy vazifalari tashkiliy-texnik masalalarni hal qilish bo'yicha bir martalik topshiriqlarni bajarishga qisqartiriladi.

Kotib nima bilishi va qilishi kerak

Har kuni kotib quyidagi funktsiyalarni bajarishi kerak:

1. Bo'ysunuvchilardan ma'lumotni menejerga o'tkazish uchun qabul qiling.
2. Boshning telefon aloqasini tashkil qiling. Uning yo'qligidama'lumot oling va keyin uni direktor e'tiboriga oling.
3. Telefon xabarlarini qabul qilish va yozib olish.
4. Boshliqning normal ishlashi uchun sharoit yarating: ish yuritish va ofis jihozlariga boʻlgan ehtiyojni nazorat qiling.
5. Ishlab chiqarish yig'ilishlari va yig'ilishlarini tashkil qilishda yordam berish. Ishtirokchilarga tadbirning sanasi, joyi va vaqti haqida xabar bering. Kerakli materiallarni to'plang, hozir bo'lganlarning ishtirokini ta'minlang va yig'ilish bayonnomasini oling.
6. Korxonada ofis ishlarini olib borish. Buning uchun kotib kiruvchi yozishmalarni qabul qilishi, tizimlashtirishi va rahbariyatga ko‘rib chiqish uchun taqdim etishi kerak. Keyin, belgilangan viza asosida hujjatlarni ijrochilarga imzo qarshisiga o'tkazing. Kotibning vazifalari, shuningdek, ularning bajarilishining borishi, muddati va natijalari ustidan nazoratni o'z ichiga oladi.
7. Hujjatlarni chop etish va koʻpaytirish.
8. Korxona rahbari huzuriga tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish va iloji boʻlsa, masalalarni tezroq hal etish uchun sharoit yaratish.

Kotibning oddiydek tuyuladigan vazifalarini bajarish uchun xodim bilishi kerak:

• korxona va uning tarkibiy bo'linmalari boshqaruvining butun tarkibi;
• korxonaning ustavi, xodimlari va tuzilmasi, uning profili, rivojlanish istiqbollari va ixtisoslashuvi;
• to'g'ri ish yuritish uchun normativ hujjatlar;
• orgtexnika va aloqa vositalaridan foydalanish qoidalari;
• VTR, OT, yong'in xavfsizligi va sanoat sanitariyasi qoidalari;
• ishda mehnatni tashkil etish qoidalarijoylashuv;
• me'yoriy-huquqiy hujjatlar, buyruqlar, qarorlar, bajarilgan ishlarni rejalashtirish, hisobga olish va sifatini boshqarish bo'yicha farmoyishlar.

Klerika xususiyatlari

Agar biz aniqroq, tor mutaxassislik haqida gapiradigan bo'lsak, unda vaziyat biroz boshqacha. Masalan, kotib-kotibning vazifalarini olaylik. Lavozim nomining o'zi bajariladigan ishning jihatini aniq belgilaydi. Odatda, har bir korxonada ish tavsifi mavjud bo'lib, unda ish yuritish bo'yicha mutaxassisning faoliyat sohalari ko'rsatilgan. Agar bunday ko'rsatma bo'lmasa, uni yaratish yaxshiroqdir. Buning uchun siz taxminiy namunalarni o'z ichiga olgan malaka qo'llanmasidan foydalanishingiz kerak. Shundan so'ng, standart versiya o'ziga xos xususiyatlar va ichki xususiyatlarni hisobga olgan holda ma'lum bir tashkilotga nisbatan yakunlanishi kerak. Umuman olganda, kotib-kotibning vazifalarida uchta asosiy yo'nalish aniq belgilanishi kerak:

1. Xat yozishmalar bilan ishlash. Qabul qilish, uni zamonaviy usullarda qayta ishlash va o‘z vaqtida jo‘natish.
2. Toʻgʻri ichki hujjatlar.
3. Hujjatlarni roʻyxatga olish, qatʼiy hisobga olish va saqlash uchun arxivga oʻtkazish.

Referent ishining xususiyatlari

Ba'zi korxonalarda bunday lavozim davlatga kiritilgan bo'lib, u keng ko'lamli vazifalarni o'z ichiga oladi: "ma'lumot stoli" dan "direktor yordamchisi"gacha. Bunday mutaxassiskeng ko'lamli bilimga ega bo'lishi va vaziyatni yaxshi bilishi kerak. Referent kotibning vazifalari vakolatlari ortishi munosabati bilan biroz kengaytirildi. Umuman olganda, bu kotibning odatiy ishi, ammo "referent" so'zi standart ro'yxatga ba'zi qo'shimchalar kiritadi. Xususan, kotib yordamchisi tashrif buyuruvchilarni muayyan masalalar bo'yicha mustaqil ravishda qabul qilishi mumkin. Muayyan ma'lumotlarga ega bo'lgan holda, u mustaqil ravishda qaror qabul qila oladi. Bundan tashqari, referent tashkilotning (korxonaning) xo'jalik faoliyati bo'yicha rahbarning mas'uliyatli ko'rsatmalarini bajaradi. Ba'zan kotib yordamchisiga kadrlar hisobini yuritish mas'uliyati yuklanadi. Bu ishning umumiy miqdori qo‘shimcha vazifalarni bajarishga imkon bergandagina amalga oshiriladi.