Biznes jarayoni - bu nima? Biznes jarayonlarini ishlab chiqish, modellashtirish, optimallashtirish

2024 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 10:44

Kompaniyani boshqarishning zamonaviy usullari xorijiy usullar va texnologiyalarni tobora ko'proq jalb qilmoqda. Va bu moda bo'lgani uchun emas, balki qulay va samarali bo'lgani uchun. Ushbu usullardan biri barcha muntazam ishlarni elementar qismlarga ajratadi va keyin har bir natijada biznes jarayonini batafsil tavsiflaydi. Bu juda ko'p vaqtni oladi, ammo natijada paydo bo'lgan sxema sizga zaif tomonlarni, haddan tashqari oshirilgan funktsional majburiyatlarni va tushunarsiz vazifalarni topishga imkon beradi. Bir marta vaqt ajratish orqali menejment oʻz masʼuliyatining bir qismini ierarxik zinapoyadan pastga oʻtkazishi mumkin, bu esa strategik rejalashtirish uchun vaqt boʻshatishi mumkin.

Rejaga muvofiq hayot

Yana bir narsa shundaki, firma xodimlari ko'pincha ushbu protseduraning ma'nosini tushunmaydilar va rahbariyatning asosiy biznes jarayonlarini aniqlash istagini mamnuniyat bilan qabul qilmaydi. Shunga qaramay, har bir birlikning elementar operatsiyalarini modellashtirish va tavsiflashni tushunish tobora zarur bo'lib bormoqda va hattoxodim. Kompaniya xodimlarida kompaniyaning biznes jarayonlarini o'rganadigan xodimlar paydo bo'lsa, bundan ham yomoni. Ular doimo biror narsa haqida so'rashadi, chalg'itadilar va barcha xodimlarning bevosita funktsional vazifalarini bajarishga har tomonlama aralashadilar. Nima qilish kerak?

Keling, uzoqdan boshlaylik. Har kuni ertalab ko'pchiligimiz ishga kelish vazifasi bilan duch kelamiz. Muvaffaqiyatli hal qilish uchun siz o'z vaqtida uyg'onishingiz, tayyor bo'lishingiz va qandaydir transport turiga o'tirishingiz kerak (bu shaxsiy avtomobil yoki metro vagonida muhim emas). Bundan tashqari, har bir komponentni hatto kichikroq protseduralarga bo'lish mumkin: o'z vaqtida uyg'onish uchun siz signalni o'rnatishingiz mumkin yoki kimdir sizni uyg'otishni so'rashingiz mumkin va hokazo. Yechim usulidan qat'i nazar, natija (o'z vaqtida uyg'onish)) erishiladi. Ammo ko'tarilish, to'lovlar va ishlash usuli hal qilish usuli va yakuniy natijada farq qiladi. Aslida, biz birinchi ta'rifga keldik.

Bularning barchasi nima uchun

Demak, biznes-jarayon resurslarni foydali yakuniy mahsulotga aylantiradigan oddiy harakatlar ma'lum bir ketma-ketligidir. Bizning haqiqiy hayot misolimizda uch xil jarayon mavjud bo'lib, ularning har biri o'zining dastlabki ma'lumotlarini talab qiladi va ma'lum manipulyatsiyalardan so'ng kerakli natijani beradi. Keling, korxonaga boraylik. Har bir kompaniyadagi faoliyat sohasidan qat'i nazar, ish xodimlarning kasbiy munosabatlari bilan belgilanadi: ma'lumotlarni uzatish, mahsulotga bo'lgan ehtiyojni aniqlash, ishlab chiqarish va resurslarni tahlil qilish va hokazo. Va bu erda shuni ta'kidlash kerakki, barcha yuqoridagi masalalarfaqat uchta shart bajarilsa:

- ma'lumot unga qiziqqan xodimga yuborildi;

- bu kerakli vaqtda qilingan;

- ma'lumot taqdim etiladigan shakl juda oddiy va tushunarli.

Yuqorida aytilganlarning barchasini umumlashtirib, shuni ta'kidlash mumkinki, biznes-jarayon uchta savolga javob beradigan ma'lumotlar oqimidir: nima, qaerda va qachon. Ish muammosiz va uzluksiz bajarilishi uchun uning tarkibiy qismlarini aniqlash kerak. Bunday holda, vazifalarning takrorlanishi, ijrochining yo'qligi yoki ishlamay qolish vaqti bo'lmaydi.

Biznes jarayoni aniq belgilansa, har bir xodim ajralmas bo'lib qoladi. Sizning hamkasblaringizdan birining kasallik ta'tilini tark etishi (yoki ta'tildan qaytishi) uchun necha marta kutishingiz kerakligini eslang; ishdan uzoqda bo'lganingizda, telefon tom ma'noda jiringlashni to'xtatmaydi va hamma nima va qanday qilayotganingizni tushunishga harakat qilmoqda. Va agar siz rahbariyatning iltimosiga javob bersangiz va biznes jarayonlarining batafsil tavsifini tuzgan bo'lsangiz, unda siz tinchgina xursand bo'lishingiz, dam olishingiz va ba'zan shunchaki tushlik qilishingiz mumkin…

Ta'riflarning rasmiy tiliga murojaat qiladigan bo'lsak, biz biznes jarayonlarini tavsiflashda korxona quyidagi maqsadlarni qo'yishini ta'kidlaymiz:

• faoliyatni tashkil etishning umumiy tuzilishini tushunish va uning rivojlanish dinamikasini aniqlash;
• hozirgi muammolar va ularni bartaraf etish imkoniyatlarini aniqlash;
• barcha ishtirokchilar (ishlab chiquvchilar, foydalanuvchilar, mijozlar va boshqalar) uchun tushunarli boʻlgan maqsad va vazifalar tizimini yaratish;
• kerakli dasturiy ta'minot uchun talablarni shakllantirish uchunxavfsizlik.

Albatta, biznes-jarayonlarning tavsifining o'zi qiziq emas. Ammo reinjiniring uchun bu eng muhim vazifadir. Axborot oqimlarining tuzilishi, aloqalari va usullarini tushunib, biz korxonaning o'zi ham, uning alohida bo'linmalarining ham semantik yukini qayta ko'rib chiqish haqida gapirishimiz mumkin. Lekin qayta tashkil etish ham qandaydir maqsadga erishish uchun amalga oshirilishi kerak: mijozlarga xizmat ko'rsatish sifatini oshirish; xarajatlarni kamaytirish; ijrochilarga qaror qabul qilishda katta erkinlik berish (ishni tugatish vaqtini qisqartirish) va hokazo.

Oddiy tasnif

Ko'pincha axborot biznes-jarayonlarini tavsiflash zarurati funktsional yo'n altirilgan tuzilishga ega korxonalarda paydo bo'ladi. Gap shundaki, turli bo'limlarning maqsad va vazifalari bir-biriga zid bo'lishi mumkin. Bu esa nafaqat kompaniya rentabelligining, balki raqobatbardoshligining ham pasayishiga olib keladi.

Menejmentga zamonaviy yondashuv tobora jarayon xarakteriga ega. Barcha ishlar muayyan jarayonlar to'plami sifatida qaraladi (ularning har biri bir yoki bir nechta oddiy operatsiyalardan iborat). Ushbu yondashuvni rasmiylashtirish va standartlashtirish uchun jarayonlarning quyidagi toifalari qabul qilingan (tasniflash mahsulotning qo'shilgan qiymatiga nisbatan sodir bo'ladi):

• asosiy - kompaniya daromad oladiganlar: ishlab chiqarish, marketing, ta'minot;
• menejerlar - bo'limlar va aniq ijrochilar uchun maqsad va vazifalarni qo'yadiganlar;
• qoʻllab-quvvatlovchi –ishlab chiqarishni resurslar bilan ta'minlaydigan, lekin yakuniy mahsulotga qiymat qo'shmaydiganlar: kadrlar tayyorlash va tanlash, moliyaviy yordam, huquqiy himoya va h.k.

Yuqorida aytib o'tilgan inson omilidan mustaqillik va yangi xodimlarning soddalashtirilgan moslashuviga qo'shimcha ravishda, biznes jarayonlarining tavsifi kompaniyaning operatsion xarajatlarini yanada samarali boshqarish imkonini beradi.

Xususiyatlar

Endi korxonani boshqarish uchun nafaqat oʻzaro bogʻliq axborot oqimlarini aniqlash, balki barcha faoliyat turlarini aniq tasvirlab berish zarurligi ayon boʻladi. Biz allaqachon bilganimizdek, biznes jarayoni bir xodimdan ikkinchisiga o'tadigan umumiy ishning bir qismidir (o'z funktsional birligi ichida yoki yo'qligi muhim emas), keling, dunyoda hamma narsa mumkinligiga o'tamiz. birlashgan bo'lish. Va professional faoliyat - bundan ham ko'proq.

Faoliyat sohasidan qat'i nazar, har bir biznes jarayonini bir xil xususiyatlar bilan tavsiflash mumkin.

- Chegara oddiy operatsiyaning boshi va oxiri hisoblanadi.

- Egasi kompaniyaning xodimi boʻlib, u nafaqat ish uchun zarur resurslarga egalik qiladi, balki jarayonni rejalashtiradi, tahlil qiladi, boshqaradi; va eng muhimi, u natija uchun javobgardir.

- Kirish - korxonada qabul qilingan istalgan shaklda olingan, axborotga boʻlgan ehtiyojni belgilovchi va jarayonning boshlanishini belgilovchi axborot xabari.

- Chiqish - ma'lumot yoki mahsulotning ishlab chiqaruvchidan tashqarida iste'mol qilinadigan moddiylashtirilgan qismimijoz.

- Pudratchi - bitta jarayonda ishtirok etgan kompaniya xodimlari.

- Resurslar - operatsiyani bajarish jarayonida o'zgarmaydigan faoliyatning moddiy yoki axborot qismi (lekin faqat kiruvchi ma'lumotlarni yakuniy mahsulotga aylantirishga yordam beradi).

- Sifat nazorati - ish samaradorligini aniqlash uchun sanoat yoki ichki (kompaniya rahbariyati tomonidan qabul qilingan) ko'rsatkichlar.

Elementar jarayonlarni majburiy taqsimlash

Albatta, har bir kompaniya biznes jarayonlarining tavsifiga muhtoj emas. Shunga qaramay, bu zerikarli mashqdan voz kechib bo'lmaydigan bir qator holatlar mavjud. Asosiylarini nomlaymiz:

• Korxona faoliyati avtomatlashtirilgan. Bunday holda, biznes-jarayon diagrammasi mijozning ehtiyojlarini dasturchi uchun tushunarli tilga tarjima qiladi.
• Kompaniya faoliyatini takomillashtirish. Nafaqat uskunalar va texnologiyani yangilash yakuniy mahsulotni yaxshilashga yordam beradi; biznes jarayonlarini optimallashtirish ishning barcha kuchli va zaif tomonlarini aniqlash va tegishli boshqaruv qarorlarini qabul qilish imkonini beradi.
• Xalqaro standartlar tashkiloti (ISO) sertifikatiga ega. Barcha xodimlar uchun yagona sifat menejmenti tizimi yaratilmoqda.

Tavsifni mijozga qanday taqdim etish kerak

Biznes jarayonini modellashtirish har bir element tavsifini talab qiladi. Tashkilot uchun og'riqsiz qanday qilish kerak? Jahon amaliyotida uchta asosiy usul qabul qilingan: matnli, grafik va jadvalli.

Matn ishning butun jarayonini sodda va tushunarli ketma-ketlikda tavsiflashni o'z ichiga oladi. Shakl va mazmuni bepul (agar xalqaro yoki sanoat standartlari hali ishlab chiqilmagan bo'lsa) yoki hujjatlar bilan tartibga solinishi mumkin. Masalan: savdo bo'limi rejalashtirish bo'limiga davr uchun hisobot hujjatlarini yuboradi; rejalashtirish bo'limi xodimlari sotish dinamikasini va ishlab chiqarishga tuzatishlar kiritish zarurligini aniqlash uchun tahliliy ishlarni amalga oshiradilar; rejalashtirish bo'limidan olingan natija marketing bo'limiga o'tkaziladi, u erda sotishning o'sishi (tushishi) sabablari va boshqalar tahlil qilinadi

Biznes jarayonining grafik diagrammasi analitik ish natijasini tasavvur qilish imkonini beradi. Ma'lumotni vizual idrok etish eng samarali ekanligini eslatishning hojati yo'q. Shunday ekan, har xil turdagi grafik va diagrammalar bizga nima bo‘layotganini tezda tushunish va to‘g‘ri yechim topish imkonini beradi.

Faoliyatni isloh qilishning asosiy vazifasi biznes jarayonlarini optimallashtirish bo'lgan hollarda, ularni tavsiflashning jadval shaklidan foydalanishga arziydi. Uning yordami bilan harakatlar ketma-ketligini va axborot oqimlarining yo'nalishini tushunish osonroq. Odatdagi jadval nafaqat shtat birligi funksiyasining tavsifini, balki kiruvchi va chiquvchi hujjatlar, ijrochi (siz butun bo'limni ham, ma'lum bir xodimni ham ko'rsatishingiz mumkin) va boshqalar haqidagi ustunlarni o'z ichiga oladi.

Biznes jarayonini qanday to'g'ri tasvirlash kerak

Biznes jarayonlarini tahlil qilishning o'zi etarli emas. Bu masalada eng muhimi to'g'rilik, lekin ayni paytda tavsifning soddaligi. Boshlash uchun birlik jarayonining nomi aniq shakllantirilishi kerak. Bu sizga tushunishga yordam beradiuning asosiy xarakteristikalari, bajarilish mantig'i va ishlab chiqarish faoliyatining umumiy zanjiridagi o'rni.

Keyin, vazifani normal bajarish uchun qanday kiritish ma'lumotlari kerakligini ko'rsatishingiz kerak, shuningdek, manbalarni qo'llab-quvvatlash ro'yxatini ham ko'rsatishingiz kerak. Jarayonni tashkil etuvchi oddiy amallarning yozma ketma-ketligi hech narsani o'tkazib yubormaslik yoki unutmaslikka yordam beradi.

Biznes-jarayonlarni modellashtirish jarayonning egasi va uning borishini nazorat qilish tizimini ko'rsatmasdan turib amalga oshirib bo'lmaydi. Buning uchun tavsifda ishni ishlab chiqarishning standart shartlarini qayd etish va keyingi havolaga o'tkaziladigan hujjatlarni ro'yxatga olish kerak. Soddalashtirish uchun tavsif quyidagicha ko'rinishi kerak: "… hisobot davri uchun savdo tahlilini o'tkazgandan so'ng, rejalashtirish bo'limi xodimi belgilangan shaklni (jadvalni) to'ldiradi, uni marketing bo'limiga yuboradi …"

Ishlab chiqarish jarayonlarini tavsiflashning soddalashtirilgan sxemasi

Tavsif yozishda ko'pincha xodimlar o'z ishining mazmunini og'zaki ravishda qanday etkazishni bilmasliklari bilan duch kelishadi. Biznes jarayonlari tizimini aniq va tuzilgan qilish uchun siz eslatma qilishingiz mumkin. U aniq va maksimal darajada batafsil javob berilishi kerak bo'lgan savollarni aks ettiradi. Xo'sh, bu savollar nima?

• Nima? Bu operatsiyada aynan nima qilinganligi tasvirlangan.
• Nega? Amaliyot maqsadiga o'tadi.
• Qachon? Bajarishni kim boshlashini aniqlaydi.
• Kim? Muayyan ijrochilarni nomlaydi.
• Qanday qilib? Roʻyxatlar talab qilinadimanbalar.

Biznes jarayonlarini ishlab chiqish barcha tavsiflash usullaridan foydalanish mumkinligini nazarda tutadi. Shunday qilib, ishning eng batafsil sxemasi olinadi. Grafik versiya funktsional birliklarning o'zaro bog'liqligini ochib beradi, jadvalli va matnli versiyalar esa har bir operatsiya mazmunini beradi. Afsuski, oldindan ko'p vaqt talab qilmasdan biznes jarayonlarini avtomatlashtirish mumkin emas.

Ma'lumotni qanday yig'ish kerak

Amalda kerakli ma'lumotlarni olishning ko'plab usullari mavjud. Boshlash uchun kompaniya xodimlarini boshqaradigan me'yoriy hujjatlarni tahlil qilish kerak. Keyin har bir to'g'ridan-to'g'ri ijrochi bilan uning ishining mazmunini tavsiflash uchun shaxsiy suhbatlar o'tkazishingiz kerak. Bundan tashqari, munozarali fikrlarni aniqlashtirish va tushuntirish uchun tahliliy maslahatchilar biznes jarayonlarining borishini kuzatishdan foydalanishlari kerak.

Agar muammoni hal qilishda har tomonlama yondashsangiz, biznes jarayonlarini avtomatlashtirish unchalik zerikarli va foydasiz boʻlib koʻrinmaydi.

Ishchi guruh

Agar korxonaning asosiy vazifasi biznes jarayonlarini avtomatlashtirish boʻlsa va rahbariyat tashqi kons alting kompaniyalarini jalb qilmoqchi boʻlmasa, albatta savol tugʻiladi: “Qaerdan boshlash kerak?”. Birinchi qadam kompaniya xodimlaridan iborat ishchi guruhini yaratishdir. Ishchi guruh a'zolari yaxshi tahliliy va tinglash qobiliyatiga ega bo'lishi kerak. Axir, yuqorida aytib o'tilganidek, ishning asosiy qismi biznes-jarayon ijrochilari bilan shaxsiy suhbatlar o'tkazishdan iborat.

Keyin, siz tizim faoliyatining haqiqiy rasmini olishingiz kerak. Modernizatsiyadan oldin korxona ishlagan va daromad olganligi sababli, to'liq qayta qurish haqida gapirishning hojati yo'q. Shuning uchun, axborot oqimining tizimi va yo'nalishlari optimallashtirish boshlanishida aniqlanishi kerak.

Tavsif nimadan iborat

Biznes jarayonlarini tavsiflashda chalkashlik va nomuvofiqliklarga yo'l qo'ymaslik uchun mutaxassislar jarayon xaritalaridan foydalanishni tavsiya etadilar. Bu ijrochining ta'sir doirasi va tavsiflangan operatsiyaning murakkabligidan qat'i nazar, barcha harakatlarni birlashtirishga imkon beruvchi standartlashtirilgan hujjatlar.

Har qanday tavsifni quyidagi komponentlarga bo'lish mumkin:

• birlashtirilgan jarayon shakli (koʻpincha jadval);
• biznes jarayoni xaritasi (istalgan shaklda taqdim etilishi mumkin - matn tavsifi, grafik ob'ekt yoki jadval);
• marshrutlar (axborot, resurslar va moliyaning kiruvchi va chiquvchi oqimlari);
• turli biznes-jarayonlarning matritsalari (asosiy va ikkilamchi oqim va operatsiyalarni ajratib koʻrsatish imkonini beruvchi turli jarayonlar oʻrtasidagi oʻzaro taʼsir jadvali);
• sxema (biznes jarayonini bajarish algoritmi);
• batafsil matn tavsifi;
• hujjatlar (jarayonning bajarilishini tasdiqlovchi hujjatlarni yaratish);
• biznes-jarayon ko'rsatkichlarini aniqlash (nafaqat taraqqiyotni, balki sifatni ham nazorat qilish mumkin bo'lgan xususiyatlar va ko'rsatkichlarni qidiring);
• qoidalar (boshqacha aytganda, ish tavsifi).

Ko'rsatkichlar

Bir necha bor ta'kidlanganidek, har qanday jarayon nimadir bilan o'lchanishi kerak. Bu, birinchi navbatda, korxonaning barcha faoliyati samaradorligini baholash uchun zarurdir. Ko'pincha mutaxassislar biznes jarayonlarini to'rtta ko'rsatkich bo'yicha sinab ko'rishni tavsiya qiladilar: vaqt, xarajatlar, sifat va miqdor.

Biroq biznes-jarayon modellari dinamik va xilma-xildir. Shuning uchun, ko'pincha faqat ish tezligini baholash etarli emas; ish sharoitlarini ham, korxona infratuzilmasini ham hisobga olish kerak. Bundan tashqari, deyarli barcha tarmoqlar etkazib beruvchilar, moliya, logistika va hamkorlarsiz mavjud bo'lolmaydi. Bular ham oʻlchanadigan koʻrsatkichlar.

Va, albatta, axborot va inson omili haqida unutmasligimiz kerak. Mutaxassisning tayyorgarlik darajasi qanchalik yuqori bo'lsa, unga ko'rsatmalar va kiruvchi ma'lumotlar bilan tanishish uchun kamroq vaqt kerak bo'ladi.

Modellashtirish metodologiyalarining aksariyati hozirda strukturaviy tahlil va dizayn tamoyillariga (SADT - Strukturaviy tahlil va dizayn texnikasi), shuningdek, ayrim algoritmik tillarga asoslanadi. Biznes jarayonlarini tahlil qilishning bir nechta asosiy modellari mavjudligi haqida gapirishimiz mumkin:

- Biznes jarayonlarini modellashtirish - aslida modellashtirish - kompaniya mavjudligining funktsional tomonini ochib beradi.

- Ish oqimini modellashtirish - Ish oqimlarini tavsiflaydi va oqim diagrammasiga oʻxshaydi.

- Ma'lumotlar oqimini modellashtirish - avvalgisidan farqli o'laroq, ma'lumotlar (axborot) oqimlarini tavsiflaydi; ketma-ketlik uchun mo'ljallanganoperatsiyalar.

Shyuxart-Deming sikli

Katta biznes jarayonlari (1C ularni umumiy ro'yxatdan tanlash imkonini beradi) "Ish tartibi" deb nomlangan alohida hujjatda tavsiflanishi tavsiya etiladi. Kamroq ahamiyatga ega bo'lgan yoki oz sonli oddiy operatsiyalardan iborat bo'lgan barcha narsalar odatda ish tavsiflarida tasvirlangan.

Reglament loyihasini tuzishda korxona faoliyatini uzluksiz takomillashtirish tsikli shartlarini (Shexart-Deming modeli) hisobga olish kerak. Uning qoidalari optimallashtirish va takomillashtirish cheksiz jarayonlar ekanligini ta'kidlaydi. Ya'ni korxona boshqaruvida shunday boshqaruv qarorlaridan iborat bo'lgan ma'lum yopiq tsikl mavjud: rejalashtirish, amalga oshirish, nazorat qilish, sozlash.

Reglamentni tuzishda Shewhart-Deming modeliga muvofiqlikni ta'minlaydigan tamoyillarni hisobga olish kerak:

1. Kelajak davr uchun rejalashtirilgan ko'rsatkichlarni hisoblash.
2. Ogʻishlar dinamikasini tahlil qilish va mumkin boʻlgan sabablarni hujjatlashtirish.
3. Tuzatuvchi harakatlarni aniqlash va ularning samaradorligini tahlil qilish.

Modelni ishlab chiqish biznes qoidalariga muvofiq amalga oshirilishi kerak. Umumiy qabul qilingan qoidalar korxona hududida faoliyat yuritadigan davlatning me'yoriy va qonunchilik bazasi hisoblanadi. Modelning ikkinchi asosi kompaniyaning korporativ siyosatidir.

Sifat menejmenti tizimini joriy qilishda biznes-jarayonlarni rivojlantirish va unifikatsiya qilish haqida g'amxo'rlik qilish kerak. Maqolaning boshida ta'kidlanganidek, kompaniya xodimlari har doim ham emasamalga oshirilayotgan modernizatsiyaning ahamiyatini tushunadi. Har bir xodimga samarali biznes-jarayon modelini yaratish muhimligini tushuntirish yuqori boshqaruvning vazifasidir.

Axir, bu yaxshi yoʻlga qoʻyilgan va puxta ishlab chiqilgan tizim boʻlib, u nafaqat korxonaga ISO 9001:2008 xalqaro sifat standartlariga muvofiqlik sertifikatlarini olishni osonlashtiradi, balki har bir standartning samaradorligini sezilarli darajada oshiradi. xodim.

Bu ikkala omil ham kompaniyani bozorda raqobatbardosh boʻlishiga olib keladi, bu esa oʻz navbatida investorlarga ham, mijozlarga ham foydali taʼsir koʻrsatadi.