Ofis ma'muri lavozim tavsifi: vazifalari, funktsiyalari va huquqlari

2025 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2025-01-24 13:27

Koʻpchilik jamoat joylarida ostonadan oʻtishingiz bilan birinchi boʻlib resepsiyonist uchrashadi. Ushbu mutaxassislar mehmonxonalar, go'zallik salonlari, restoranlar va, albatta, ofis muassasalari tomonidan yollanadi. Ular mehmonlar va hamkorlar bilan muloqot qilishdan tortib hujjatlarni qayta ishlashgacha bo‘lgan ko‘plab mas’uliyatlarga ega.

Xususiyatlar

Aytish kerakki, ma'mur juda ko'p qirrali kasb bo'lib, u ko'p qirrali vazifalarni o'z ichiga olishi mumkin. Yangi boshlanuvchilar uchun afzalligi shundaki, u muayyan sohada chuqur bilim talab qilmaydi.

Potentsial ish beruvchilar shaxsiy fazilatlarga ko'proq e'tibor berishadi. Ofis ma'muri lavozimiga potentsial nomzod o'rtacha darajada xushmuomala bo'lishi, turli odamlar bilan aloqa o'rnatishi va o'z fikrlarini to'g'ri ifoda etishi kerak. Tanlangan sohaga qiziqish ham afzallik bo'ladi.faoliyat va stress bilan kurashish qobiliyati. Oxirgi sifat, albatta, kelajakdagi administrator uchun foydali bo'ladi. U juda ko'p sonli tashrif buyuruvchilar bilan muloqot qilishiga to'g'ri keladi, ular orasida to'qnashuvlar albatta bo'ladi. Biroq, bunday vaziyatlarda ham administrator xushmuomalalikni saqlab qolishi kerak.

Ta'kidlash joizki, kompaniyaning ishga qabul qilish siyosatiga qarab, oliy ma'lumotga, orgtexnika bilan ishlash qobiliyatiga va hokazolarga talablar qo'yilishi mumkin.

Ushbu lavozim uchun ish jadvali odatda muassasaning ish vaqti bilan belgilanadi, chunki uni ertalab ochadigan va kechqurun yopadigan ma'mur. Biroq, xodimlar uchun kechayu kunduz ishlaganda, smena jadvali tuziladi. Qoida tariqasida, ofislar bu rejimda ishlamaydi.

Administrator va ofis menejeri turli kasblar ekanligiga ham e'tibor qaratish lozim. Ofis menejeri aslida boshqa xodimlarni nazorat qiladi. Administrator, undan farqli o'laroq, bu funktsiyani bajarmaydi. U faqat o'z vazifalarini bajaradi, kerak bo'lganda ofisning boshqa xodimlari bilan muloqot qiladi.

Asosiy mas'uliyat

Ofis ma'muri ish joyida bo'lganida, rahbariyat unga yuklagan juda ko'p vazifalarni bajarishi kerak. Keling, ularni qisqacha sanab o'tamiz.

• Telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilish va keyinchalik tarqatish. Muzokaralar davomida ma'mur ma'lumotlarni yozib olishi va uni xodimlarga o'tkazishi kerak. Agar kerak bo'lsa, qo'ng'iroq qilish kerakboshqa boʻlimga yoʻn altirish.
• Ofis ma'murining vazifalari xodimdan potentsial mijozlarga dastlabki maslahatlar berishni talab qiluvchi bandni o'z ichiga oladi.
• Kirish va chiquvchi hujjatlarni qayta ishlash zarurati.
• Ixtisoslashgan portallar va ishga yollash agentliklarida ish e'lonlarini joylashtirish. Shuningdek, ofis ma'murining vazifalari potentsial nomzodlar bilan dastlabki suhbatlar o'tkazishni o'z ichiga oladi.
• Orgiz jihozlarining uzluksiz ishlashini ta'minlash uchun zarur kantselyariya va sarf materiallarini xarid qilish.

Yuqorida sanab o'tilgan vazifalarga qo'shimcha ravishda, ofis ma'muri haqiqatda doimiy ravishda odamlar bilan muloqot qiladi. Bular ham potentsial mijozlar, ham kompaniyaning hozirgi xodimlari. Aynan shu mutaxassis xodimlarni rejalashtirish uchun javobgardir.

Huquqlar

Huquqlar soni, majburiyatlardan farqli o'laroq, ancha kam. Xo'sh, ofis administratori ko'rsatmasi nima qiladi?

• Kompaniya nomidan ish yuriting, uning manfaatlarini boshqa korxonalar bilan oʻzaro hamkorlikda ifodalang.
• Tayinlangan vakolat doirasida boshqa xodimlar bilan muloqot qilish uchun.
• Tashkilot faoliyatini yaxshilash uchun koʻrib chiqish uchun takliflar kiriting.

Ofis administratori funksiyalari

Bu mutaxassis ish joyida boʻlishi kerakunga yuklangan juda ko'p vazifalarni bajarish:

• Ofis tayyorlanmoqda.
• Tartibni saqlang.
• Tashrif buyuruvchilarga xizmat koʻrsatish.
• Telefon xizmati.

Aslida, funksiyalar soni koʻproq boʻlishi mumkin. Bu ma'lum bir muassasadagi ofis ma'murining lavozim majburiyatlari ro'yxatiga bog'liq.

Ofisni tayyorlash

Belgilangan funktsiyalarni bajarish, qoida tariqasida, yangi ish kuniga tayyorgarlik bilan boshlanadi. Ish joyiga kelgan ma'mur orgtexnika ishini, sarf materiallari va ish yuritish materiallari mavjudligini tekshiradi. Keyinchalik, mutaxassis tashrif buyuruvchilar ro'yxati bilan tanishishi va ular bilan uchrashishi uchun sharoit yaratishi kerak.

Tartibni saqlash

Administrator ofisda tartibni saqlash uchun tozalash va boshqa ishlarda bevosita ishtirok etmasligi kerak. Biroq, uning vazifalari orasida texnik xodimlarning ishini muvofiqlashtirish zarurati mavjud. U tozalashni rejalashtirishi, shuningdek uning davomiyligini ko'rsatishi kerak.

Mijozlarga xizmat

Administratorning vazifalari shuningdek, tashrif buyuruvchilar bilan tashrif vaqti haqida muzokaralar olib borish, ularni rahbar bilan muvofiqlashtirishdan iborat. Tashriflar jadvali bir-biriga zid bo'lmasligi va hech kim kutish vaqtini behuda sarf qilmasligi uchun tuzilishi kerak. Bundan tashqari, administrator tashrif buyuruvchilar bilan uchrashishi kerak. Birinchisini yaratgan o'zidirtaassurot.

Telefon xizmati

Bu funksiya administratorga menejerni muzokaralardan ozod qilish va uni ish jarayonidan chalgʻitmaslik uchun tayinlangan. Xodim ba'zi masalalarni mustaqil ravishda hal qilishi yoki menejerning jadvaliga muvofiq tashrif buyuruvchi uchun uchrashuv belgilashi mumkin. Ushbu funktsiyalarni bajarayotganda, xodim, albatta, maxfiylikni saqlashi, o'zi uchun mavjud bo'lgan ma'lumotlarni begonalarga oshkor qilmasligi kerak.

Namuna

Ofis ma'murining ish tavsifi muayyan tashkilot talablariga qarab turli bandlarni o'z ichiga olishi mumkin. Biroq, qoida tariqasida, unda namuna sifatida olingan standart shartlar belgilanadi.

• Umumiy qoidalar.
• Malakaviy talablar. Qoida tariqasida, potentsial ma'mur uchun o'rta maxsus ma'lumot etarli. Tajriba albatta foydali bo'ladi.
• Mas'uliyat. Bu bandsiz ish tavsifi toʻliq emas.
• Huquqlar. Masalan, ma'mur korxona faoliyatini takomillashtirish bo'yicha takliflar kiritish huquqiga ega.
• Boshqa boʻlimlarga kiritilmagan elementlarni oʻz ichiga olishi mumkin boʻlgan qoʻshimcha qoidalar.

Koʻrib chiqish uchun yangi xodimga ish tavsifini taqdim etish odat tusiga kirgan, bu faktni u oʻz imzosi bilan tasdiqlashi kerak.

Ish joyi

Ofis ma'muri uchun mehnatni muhofaza qilish bo'yicha yo'riqnomada mehnat sharoitlariga ba'zi talablar qo'yiladi. Masalan, ish joyi shunday joylashishi kerakki, u xodim uchun qulay bo'lishi kerako'z vazifalarini bajarish. Qoidaga ko'ra, u menejerning ishxonasi yonida joylashgan va boshqa xodimlarni kuzatish imkonini beradi.

Vaziyatlarini bajarishda ma'mur, shuningdek, boshqa xodimlar ko'pincha ofis jihozlaridan foydalanishlari kerakligini tushunishingiz kerak. Shuning uchun uni qisqa muddatli foydalanish mumkin bo'lgan tarzda joylashtirish kerak.

Ma'murning ish tavsifida aniq ko'rsatilmagan muhim vazifalardan biri bu bevosita rahbar va unga bo'ysunuvchilar o'rtasida bog'lovchi vazifasini bajarishdir. Shuning uchun xodim qulay muhit yaratishga va boshqa mutaxassislar bilan aloqa o'rnatishga harakat qilishi kerak. Rahbarning ko'rsatmalarini nafaqat to'g'ri etkazish, balki ularning bajarilishining to'g'riligini nazorat qila olish ham muhimdir.

Shu sababli, boshqalar bilan bog'lanish qobiliyati ushbu lavozimda muvaffaqiyatga erishishda muhim omil bo'ladi. Bu rahbarlarga ham, bo'ysunuvchilarga ham tegishli. Shaxsiy fazilatlarga kelsak, tashkilotchilik va stressga chidamlilik juda muhim hisoblanadi, bu sizga boshqa xodimlarni boshqarishga va hatto mojaroga tashrif buyuruvchilar bilan muomala qilishda ham xotirjamlikni saqlashga imkon beradi.