Kotiblik funktsiyalariga ega ofis menejerining ish tavsifi: xususiyatlar va talablar

2024 Muallif: Howard Calhoun | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-17 10:44

Kichik xodimlar, jumladan, faqat kompaniya rahbari va uning xodimlari bo'lsa ham, ish jarayonini boshqarish va boshqarishga qodir tashkilotchi kuch bo'ladigan mas'uliyatli xodim kerak - bu matnni belgilaydigan g'oya. ofis menejerining ish tavsifi.

Bu lavozim abituriyentdan ma'lum ko'nikmalar va tegishli ta'lim, shuningdek, odamlar bilan muloqot qilish qobiliyatiga ega bo'lishini talab qiladi. Biroq, talablar ro'yxati bu bilan cheklanmaydi.

Ish tavsifi

Lavozimga ariza berish bosqichidayoq nomzod kompaniyadagi huquqlari, majburiyatlari va majburiyatlarini tartibga soluvchi normativ hujjat bilan tanishishi mumkin. Bunday hujjat ish tavsifi deb ataladi. U beshta asosiy bo'limdan iborat:

1. Umumiy qoidalar. Ularda barcha tashkiliy ma'lumotlar mavjud: korxona nomi, egallab turgan lavozimi va u tegishli bo'lgan tarkibiy bo'linma. Shuningdek, u bo'ysunish, lavozimni egallash va ishdan bo'shatish tartibini, shuningdek, ta'lim va talablarni ko'rsatadi.malaka.
2. Mas'uliyat. Ushbu bo'limda xodimning majburiyatlari ro'yxati hamda ularni amalga oshirish usullari keltirilgan.
3. Xodimning huquqlari, ya'ni vazifalarni samarali bajarishga yordam beradigan barcha qo'shimcha imkoniyatlar.
4. Mas'uliyat. Ushbu bo'limga muvofiq rahbariyat samaradorlikni baholash, lavozimni ko'tarish yoki jazolash bo'yicha qarorlar qabul qiladi.
5. Munosabatlar. Ushbu bo'lim xodimning o'z vazifalarini bajarishi davomida ega bo'lishi mumkin bo'lgan tashqi va ichki bo'linmalar bilan barcha aloqalarini tartibga soladi.

Ish ta'rifi loyihasini tuzish tamoyillari

Bunday hujjatlarni tayyorlashning me'yoriy asosi rahbarlar, mutaxassislar va boshqa xodimlarning lavozimlari uchun malaka ma'lumotnomasi (1998). Uni ishlab chiqishda lavozim tavsifiga va xodimning o'z vazifalarini bajarishi uchun sharoitlarga katta e'tibor berildi. Ishning o'ziga xos xususiyatlari hujjat nomiga kiritilgan, masalan, "Kotibning ish tavsifi" (ofis menejeri yoki bosh buxg alter).

Bundan tashqari, agar bir xil nomga ega, ammo vazifalari har xil boʻlgan ikkita lavozim mavjud boʻlsa, bu farqlarni aks ettirish uchun turli hujjatlar tayyorlanishi kerak. Xodimlar bo'limi boshlig'ining ish tavsiflari kotib uchun bir xil nizomdan ma'lum farqlarga ega.

Ofis menejeriga qoʻyiladigan talablar

Lavozimga nomzod u yoki bu tarzda odamlarni boshqarishi kerak. Bu kichik kompaniyadagi bir nechta odam yoki yirik korxonadagi barcha ma'muriy xodimlar bo'lishi mumkin. Tabiiyki,arizachi ishonchli shaxsiy kompyuter foydalanuvchisi bo'lishi va boshqa ofis uskunalari (skaner, printer yoki faks) bilan ishlay olishi kerak. Ofis menejeri ko'pincha kompaniyaning vakili hisoblanadi, shuning uchun yaxshi nutq va ish xatlarini yozish qobiliyati asosiy shartdir. Ko'pincha kompaniyalar bunday xodimlardan ofis ishi va mehnat qonunlari asoslarini bilishni talab qiladi. Hech bo'lmaganda bitta chet tilini bilish hali ham kerakli ko'nikma hisoblanadi, lekin yirik korxonaga hujjat topshirishda bu majburiy talablardan biri hisoblanadi.

Ba'zi hollarda ofis menejeri o'z vazifalarini boshqa xodimlarning funktsiyalari bilan birlashtirishi kerak. Bu talab qilinadigan ko'nikmalarning oshishiga olib keladi. Demak, buxg alter vazifalariga ega bo'lgan ofis menejeri tegishli ma'lumotga ega bo'lishi va maxsus dasturlarga ega bo'lishi kerak.

Asosiy mas'uliyat

Kotibiyat funktsiyalariga ega ofis menejerining odatiy ish tavsifi quyidagi elementlarni o'z ichiga oladi:

• kiruvchi va chiquvchi xatlarni qayta ishlash; ularning kompaniya ichida qayta taqsimlanishi;
• shartnomalar va kelishuvlar boʻyicha majburiyatlarni bajarish muddatlarini nazorat qilish;
• chiqish va kiruvchi qoʻngʻiroqlarni qabul qilish;
• mijozlar va hamkor kompaniyalar vakillari bilan ishlash;
• zarur ish yuritish materiallari mavjudligini nazorat qilish;
• orgtexnikani ish holatida saqlash va buzilgan taqdirda mutaxassislarni chaqirish;
• vaqtni ish jadvali doirasida taqsimlash (ba'zilaridaholatlar va yetakchi uchun);
• kerakli tadbirlarni tashkil etish (uchrashuvlar, konferentsiyalar, ish safarlari, korporativ partiyalar);
• majlislar daqiqalari;
• korporativ veb-saytga yangi kontent qoʻshish va yangilash.

Ushbu roʻyxat faqat asosiy talablarni oʻz ichiga oladi. Tuzilayotgan mehnat shartnomasining o'ziga xos xususiyatlariga muvofiq boshqa bandlar ham qo'shilishi mumkin. Kadrlar bo'limi boshlig'ining lavozim tavsifi, masalan, xodimlar bo'limi boshlig'ining vazifalari, masalan, xodimga barcha hisobot hujjatlarini o'z vaqtida yuritish va taqdim etishni yoki u yo'q bo'lganda kadrlar bo'limi boshlig'ini almashtirishni buyuradi.

Qo'shimcha mas'uliyat

Asosiy funktsiyalardan tashqari, ofis menejerining ish tavsifi kompaniya faoliyatiga qarab farq qilishi mumkin bo'lgan turli vazifalar ro'yxatini o'z ichiga oladi. Ofis menejeriga ma'muriy organlar bilan ishlash, ya'ni savdoni amalga oshirish, kompaniya yoki sho'ba korxonaning filialini ochish va hokazolar uchun ruxsat olish buyurilishi mumkin.

Eng mas'uliyatli vazifalardan biri bu kompaniyaning direktori yo'qligida uni haqiqiy boshqarishdir. Albatta, bu faqat xodim o'zini mas'uliyatli va ishonchli shaxs sifatida ko'rsatgan taqdirdagina mumkin. Bundan tashqari, ofis menejerining ish tavsifida ko'pincha umumiy ishonchnoma berish zarurligi to'g'risidagi band mavjud. Bunday hujjat bo'lishi mumkinmasalan, katta ahamiyatga ega xatlarni olish uchun kerak.

Norasmiy talablar

Yirik kompaniyalar odatda bu lavozimga nomzodlarga talablar va majburiyatlar roʻyxatidan toʻliq xabardor boʻlishlari uchun ofis menejeri ish tavsifi namunasi bilan oldindan tanishishga ruxsat beradi.

Ammo bunday vakolatlarga ega boʻlsa ham, ariza beruvchi korxonaning koʻplab xodimlaridan biri boʻlib qolishini tushunishi kerak. Shu munosabat bilan, ish tavsifida nima ko'rsatilmaganligini unutmaslik kerak. Kotib vazifasini bajaradigan ofis menejeri vaqtni kerak bo'lganda taqsimlay olishi uchun vaqtga sezgir bo'lishi kerak.

Ish jarayonidagi vazifalar

Uning ishi uchun eng muhim talab - samaradorlik, shuning uchun bunday lavozimni egallagan shaxs ofis materiallarini tejamkorlik bilan sarflashi, iste'mol qilinadigan elektr energiyasini nazorat qilishi shart.

Kompaniyaning boshqa xodimlari uchun ofis menejeri deyarli bosh bilan bir qatorda javobgardir. Shu sababli, u mehnat sharoitlarini qabul qilingan sanitariya me'yorlari va xavfsizlik qoidalariga muvofiqligini ta'minlashi kerak. Va nihoyat, o'zining bevosita vazifalarini bajarishda ofis menejeri maxfiy hujjatlarga kirish huquqiga ega, shuning uchun talablardan biri tijorat sirlarini yoki kompaniyaning bozordagi mavqeiga putur etkazadigan boshqa ma'lumotlarni oshkor qilmaslik to'g'risidagi shartnomani imzolashdir.

Oʻng ofis-menejer

Albatta, bunday qator vazifalarni bajarish xodimga alohida huquqlardan foydalanish imkonini beradi. Ular shuningdek, ofis menejerining ish tavsifida ko'rsatilgan. Ulardan ba'zilarining mohiyati, masalan, maxfiy ma'lumotlarga kirish imkoniyati, bevosita o'zlarining mehnat majburiyatlarini bajarish zaruratidan kelib chiqadi. Boshqalar kuch imtiyozlari bilan bog'liq. Demak, ofis menejeri qolgan xodimlardan ishlab chiqarish hujjatlaridagi beparvolik tufayli yo‘l qo‘ygan xatolarini tuzatishni talab qilishga, ular uchun rag‘batlantirish miqdorini belgilashga yoki beparvolik qilganlarga jazo qo‘llashga haqli.

Koʻpincha ofis menejeri xodimlar va rahbarlar oʻrtasidagi bogʻlovchi hisoblanadi. Bu lavozim unga mehnat sharoitlarini yaxshilashga intilish imkonini beradi va bitta bo'lim va umuman korxona ish sifatini yaxshilash bo'yicha jamoaviy istaklarni bildiradi.

Savdo bo'limi ofis menejerining ish tavsifining xususiyatlari

Ofis menejerlari uzoq vaqtdan beri yirik va kichik kompaniyalarda ajralmas bo'lib kelgan, shuning uchun bunday bo'sh o'rinni to'ldirish uchun ularga maxsus ko'nikmalar kerak. Umumiy holat - bir korxonada bir nechta ofis menejerlari maxsus funktsiyalarga ega bo'lib, ularda katta rahbar ishlaydi. Ularning lavozim tavsiflari asosan bir xil, ammo qoʻshimcha funktsiyalar toʻplamida farqlanadi.

Shunday qilib, agar ofis menejeri savdo bo'limida ishlasa, uning ish tavsifida quyidagilar bo'lishi mumkin:

• yangi savdo nuqtalarini qidiring;
• talab tarkibidagi oʻzgarishlarni kuzatish;
• mukammal sotuvlar boʻyicha hisobot hujjatlarini tayyorlash;
• buyurtmalarni qabul qilish va ularni keyinchalik qayta ishlash uchun mijoz bilan bevosita ishlash;
• mijozlarni tovarlar assortimentidagi mumkin boʻlgan oʻzgarishlar va narxlarni qayta hisoblash toʻgʻrisida xabardor qilish uchun ishlaydi;
• kerakli uchrashuvlarni tashkil qilish;
• tovar yetkazib berish boʻyicha shartnomalar imzolash.

Qo'shimcha talablar kompaniya tomonidan taklif qilinadigan tovarlarning o'ziga xos xususiyatlari bilan bog'liq bo'lishi mumkin. Agar kompaniya ko'chmas mulkni sotish va sotib olish bilan shug'ullansa, ofis menejerining vazifalari ma'lumot bukletlarini tayyorlash va muayyan hujjatlarni rasmiylashtirishni o'z ichiga olishi mumkin.

Ofis menejerining javobgarligi

O'z vazifalarini bajarmaganliklarida, huquqbuzarliklar, shu jumladan tijorat sirlarini oshkor qilish yoki kompaniya obro'siga putur etkazuvchi boshqa harakatlar sodir etilganda, ofis menejeri ma'muriy, fuqarolik normalariga muvofiq javobgar bo'ladi. va jinoyat kodekslari. Agar tashkilotga moddiy zarar yetkazilgan bo'lsa, jazo mehnat kodeksining qoidalariga muvofiq qo'llaniladi.